صفحة 209 - كتاب إدارة الفعاليات - الصف 12 - الفصل 1 - المملكة العربية السعودية

التتبعيات الخارجية

External Dependencies

بمجرد إنجاز المهام الحرجة يمكن الشروع في الأنشطة الثانوية وتسمى هذه المهام الثانوية التبعيات. عند إدارة الفعاليات، قد يوجد عدة تبعيات خارجية External Dependencies وهي مدخلات من مصدر خارجي لا يتحكم فيها فريق المشروع وهي مطلوبة قبل متابعة المهمة. وقد يتحكم فيها المقاولون أو الموردون أو مضيف الفعالية، وغالبًا في الحالة الأخيرة تأخذ هذه التبعيات شكل الموافقة. كلما زاد عدد التبعيات الخارجية للمشروع أو فعالية وكانت غير اعتيادية، ارتفعت احتمالية الفشل. يحتاج مدير المشروع إلى تتبع التبعيات الخارجية عن كثب؛ لضمان إنجاز المشروع في الوقت المحدد. يجب عليه جدولة الأوقات والتواريخ وضمانها، وكذلك مراقبة المقاولين الخارجيين وتنفيذ خطط الطوارئ Contingency Plans (خطة توضع للتعامل مع أمر طارئ) في حالة عدم قدرته على أداء واجباته. لذلك، من الضروري تحويل مستند تقسيم العمل الأولي إلى مستوى أكثر تفصيلاً بحيث يوضح أيضًا التسلسل الدقيق للأنشطة ومدة كل نشاط. يمكن تنفيذ ذلك بطريقتين: باستخدام برنامج من برامج الحاسوب أو باستخدام الأساليب التقليدية.

استخدام برامج الحاسوب

Using Computer Programs

لبرامج الحاسوب وتطبيقات الجوال القابلة للتنزيل عدة فوائد: يمكن تحديثها بسهولة ومشاركتها مع العديد من الأشخاص الذين يمكنهم إبداء تعليقاتهم أو الإخطار بالتأخيرات، وهي أقل عرضة للفقدان أو التلطخ أو التلف ويمكن أن تحملها معك في جميع الأوقات.

استخدام الأساليب التقليدية

Using Traditional Methods

الفروق بين التبعيات الخارجية والمهام الحرجة في الفعاليات الصغيرة جدًا قليلة إن وجدت من الأساس، ويمكن استخدام خيار الكتابة اليدوية. هذه الطريقة مفيدة حيث يمكن تعليقها بشكل بارز في المكتب أو في لوحة الإعلانات، ويمكن تعديلها بسهولة إلا أنه تحدها بعض القيود:

• عندما ترغب في إضافة شيء أثناء التخطيط يتعين عليك إعادة رسم المخطط.

• يلزم تحديد المهام بوضوح بحيث تعرف ما يحدث، ولكن بدون المبالغة في التفاصيل بما يمنع التفكير الحر والترابط اللازمين للإبداع.

• إذا نُقل المستند فقد يُفقد، وقد لا يكون خيار النسخ الاحتياطي متاحًا.

الفصل 4: التخطيط لفعالية

209

التتبعيات الخارجية External Dependencies بمجرد إنجاز المهام الحرجة يمكن الشروع في الأنشطة الثانوية وتسمى هذه المهام الثانوية التبعيات. عند إدارة الفعاليات، قد يوجد عدة تبعيات خارجية External Dependencies وهي مدخلات من مصدر خارجي لا يتحكم فيها فريق المشروع وهي مطلوبة قبل متابعة المهمة. وقد يتحكم فيها المقاولون أو الموردون أو مضيف الفعالية، وغالبًا في الحالة الأخيرة تأخذ هذه التبعيات شكل الموافقة. كلما زاد عدد التبعيات الخارجية للمشروع أو فعالية وكانت غير اعتيادية، ارتفعت احتمالية الفشل. يحتاج مدير المشروع إلى تتبع التبعيات الخارجية عن كثب؛ لضمان إنجاز المشروع في الوقت المحدد. يجب عليه جدولة الأوقات والتواريخ وضمانها، وكذلك مراقبة المقاولين الخارجيين وتنفيذ خطط الطوارئ Contingency Plans (خطة توضع للتعامل مع أمر طارئ) في حالة عدم قدرته على أداء واجباته. لذلك، من الضروري تحويل مستند تقسيم العمل الأولي إلى مستوى أكثر تفصيلاً بحيث يوضح أيضًا التسلسل الدقيق للأنشطة ومدة كل نشاط. يمكن تنفيذ ذلك بطريقتين: باستخدام برنامج من برامج الحاسوب أو باستخدام الأساليب التقليدية. استخدام برامج الحاسوب Using Computer Programs لبرامج الحاسوب وتطبيقات الجوال القابلة للتنزيل عدة فوائد: يمكن تحديثها بسهولة ومشاركتها مع العديد من الأشخاص الذين يمكنهم إبداء تعليقاتهم أو الإخطار بالتأخيرات، وهي أقل عرضة للفقدان أو التلطخ أو التلف ويمكن أن تحملها معك في جميع الأوقات. استخدام الأساليب التقليدية Using Traditional Methods الفروق بين التبعيات الخارجية والمهام الحرجة في الفعاليات الصغيرة جدًا قليلة إن وجدت من الأساس، ويمكن استخدام خيار الكتابة اليدوية. هذه الطريقة مفيدة حيث يمكن تعليقها بشكل بارز في المكتب أو في لوحة الإعلانات، ويمكن تعديلها بسهولة إلا أنه تحدها بعض القيود: • عندما ترغب في إضافة شيء أثناء التخطيط يتعين عليك إعادة رسم المخطط. • يلزم تحديد المهام بوضوح بحيث تعرف ما يحدث، ولكن بدون المبالغة في التفاصيل بما يمنع التفكير الحر والترابط اللازمين للإبداع. • إذا نُقل المستند فقد يُفقد، وقد لا يكون خيار النسخ الاحتياطي متاحًا. الفصل 4: التخطيط لفعالية 209