صفحة 287 - كتاب إدارة الفعاليات - الصف 12 - الفصل 1 - المملكة العربية السعودية

قد يفترض منظمو الفعاليات عديمو الخبرة عند إقامة الفعاليات الصغيرة أن الشركات الكبيرة ستكون سخية في الرعاية، حيث إن الالتزام المالي المطلوب فيها منخفض للغاية. وغالباً ما تقترح لجنة التسويق الخاصة بالفعالية في الخطوة الأولى الاتصال بالشركات في منطقتهم المحلية. لسوء الحظ، لدى معظم هذه الشركات خطط تسويق ورعاية راسخة مسبقاً، مع أهداف محددة يجب تحقيقها كجزء من صفقات التمويل، والتي غالباً ما تكون جهداً تسويقياً مشتركاً بين الراعي ومنظم الفعالية. والجدير بالذكر أنه يطلق على تبرع الشركة لإحدى الفعاليات بدون شروط محددة (بدون وجود شعار، دعاية، وما إلى ذلك) اسم العمل الخيري. لذا عند طلب المساعدة لإقامة فعالية فمن المهم تحديد ما إذا كان الطلب يتعلق بتبرع أم بإجراء رعاية. وفقاً لما جرى التأكيد عليه خلال هذا الفصل، فإن الارتباط برعاية ما يُعد خبراً رائعاً للجميع عند نجاح الفعالية. ولكن من المرجح أن أي تلميح سلبي يمكن أن يصل إلى وسائل الإعلام (مثل الغش في الرياضة أو مشكلات تتعلق بسلامة الجمهور) سيجعل الراعي قلقاً للغاية ومن غير المحتمل أن يستمر في رعاية الفعاليات المستقبلية. لذلك فإن التخطيط لبرنامج الرعاية ليس عملية سريعة فهو يتطلب منهجاً مستهدفاً بنتائج محددة لكل من الراعي ومنظمي الفعالية. وفي الحقيقة، يمكن أن تؤدي ترتيبات الرعاية إلى إقامة فعالية أو توقفها، كما أن طول مدة هذه الترتيبات أمر ضروري لنجاح كل من منظم الفعالية والراعي. إن التغييرات المتكررة، لا سيما فيما يتعلق بحقوق تسمية الفعاليات والملاعب، تربك المستهلكين وتضعف ثقتهم في إدارة الفعالية.

تحديد مستلزمات الرعاية

Determining Sponsorship Requirements

هناك ثلاث مراحل لتحديد مستلزمات رعاية الفعالية. أولاً، يجب على منظم الفعالية فهم ما يريدونه من الراعي، وتتضمن عملية تحديد المستلزمات التالي: • تحديد مقدار الدعم المالي أو غيره من أشكال الدعم اللازم. • تحديد العناصر أو الأنشطة أو المشاريع التي قد تجذب الراعي. • تحديد الرعاة المحتملين لنشاط معين بما يتناسب مع ملف المؤسسة.

ثانياً، يجب أن يحدد المنظم فرص الرعاية التي ستقدم، وهناك عدد من مكونات فرص الرعاية التي تجذب مختلف الرعاة، كما سُلّط الضوء عليها سابقاً في الدرس 2.5. ويمكن لمنظمي الفعالية إنشاء "نشرة الرعاية" التي تتضمن مجموعة متنوعة من العناصر المتاحة، كما هو موضح في الشكل 5-10.

الفصل 5 تسويق الفعالية وأشكال رعايتها

قد يفترض منظمو الفعاليات عديمو الخبرة عند إقامة الفعاليات الصغيرة أن الشركات الكبيرة ستكون سخية في الرعاية، حيث إن الالتزام المالي المطلوب فيها منخفض للغاية. وغالباً ما تقترح لجنة التسويق الخاصة بالفعالية في الخطوة الأولى الاتصال بالشركات في منطقتهم المحلية. لسوء الحظ، لدى معظم هذه الشركات خطط تسويق ورعاية راسخة مسبقاً، مع أهداف محددة يجب تحقيقها كجزء من صفقات التمويل، والتي غالباً ما تكون جهداً تسويقياً مشتركاً بين الراعي ومنظم الفعالية. والجدير بالذكر أنه يطلق على تبرع الشركة لإحدى الفعاليات بدون شروط محددة (بدون وجود شعار، دعاية، وما إلى ذلك) اسم العمل الخيري. لذا عند طلب المساعدة لإقامة فعالية فمن المهم تحديد ما إذا كان الطلب يتعلق بتبرع أم بإجراء رعاية. وفقاً لما جرى التأكيد عليه خلال هذا الفصل، فإن الارتباط برعاية ما يُعد خبراً رائعاً للجميع عند نجاح الفعالية. ولكن من المرجح أن أي تلميح سلبي يمكن أن يصل إلى وسائل الإعلام (مثل الغش في الرياضة أو مشكلات تتعلق بسلامة الجمهور) سيجعل الراعي قلقاً للغاية ومن غير المحتمل أن يستمر في رعاية الفعاليات المستقبلية. لذلك فإن التخطيط لبرنامج الرعاية ليس عملية سريعة فهو يتطلب منهجاً مستهدفاً بنتائج محددة لكل من الراعي ومنظمي الفعالية. وفي الحقيقة، يمكن أن تؤدي ترتيبات الرعاية إلى إقامة فعالية أو توقفها، كما أن طول مدة هذه الترتيبات أمر ضروري لنجاح كل من منظم الفعالية والراعي. إن التغييرات المتكررة، لا سيما فيما يتعلق بحقوق تسمية الفعاليات والملاعب، تربك المستهلكين وتضعف ثقتهم في إدارة الفعالية. تحديد مستلزمات الرعاية Determining Sponsorship Requirements هناك ثلاث مراحل لتحديد مستلزمات رعاية الفعالية. أولاً، يجب على منظم الفعالية فهم ما يريدونه من الراعي، وتتضمن عملية تحديد المستلزمات التالي: • تحديد مقدار الدعم المالي أو غيره من أشكال الدعم اللازم. • تحديد العناصر أو الأنشطة أو المشاريع التي قد تجذب الراعي. • تحديد الرعاة المحتملين لنشاط معين بما يتناسب مع ملف المؤسسة. ثانياً، يجب أن يحدد المنظم فرص الرعاية التي ستقدم، وهناك عدد من مكونات فرص الرعاية التي تجذب مختلف الرعاة، كما سُلّط الضوء عليها سابقاً في الدرس 2.5. ويمكن لمنظمي الفعالية إنشاء "نشرة الرعاية" التي تتضمن مجموعة متنوعة من العناصر المتاحة، كما هو موضح في الشكل 5-10. الفصل 5 تسويق الفعالية وأشكال رعايتها