صفحة 82 - كتاب إدارة الفعاليات - الصف 12 - الفصل 1 - المملكة العربية السعودية

تتطلب المرحلة الأولى تخطيط الفعالية Event Planning

تتطلب المرحلة الأولى (المرحلة الأولى في دورة حياة الفعالية، والتي تشمل التفكير في النشاطات المطلوبة لتحقيق أهداف معينة في المرحلة التالية، وهي مرحلة التنفيذ) وجود مدير فعالية/مشروع لفهم متطلبات العميل وتوقعاته على المستوى الكلي (انظر الشكل 2-2). ويتحقق ذلك من خلال تحديد الأهداف، والنطاق، والغرض، والمنجزات Deliverables (أي منتجات أو خدمات أو نتائج يجب إكمالها لتنفيذ مشروع، مثل الفعالية). ولتحديد هذه الجوانب، يجب على مدير الفعالية الاعتماد على القيم الأساسية لتصميم الفعالية، مما يضمن أنه يمكنه الإجابة عن الأسئلة الرئيسة الستة وهي على سبيل التذكير كما يأتي:

1. ما أهمية تنظيم أو استضافة الفعالية؟

2. من الجمهور؟

3. ما مضمون الفعالية؟

4. ما الذي يريده منظم الفعالية؟

5. أين ستقام الفعالية؟

6. متى ستقام الفعالية؟

إن التأكد من تحديد الإجابات عن هذه الأسئلة الستة بوضوح والاتفاق عليها سيقلل من فرص الارتباك، والذي يؤدي إلى عدم الرضا والصراع والتغيرات المكلفة.

تقسيم العمل ودراسة الجدوى Work Breakdown and Feasibility

ربما تكون بعض الطلبات غير منطقية حسب العميل، وتأتي الفعالية محددة بثلاثة عوامل: • الوقت • النطاق • التكلفة

غالباً ما يمثل عامل أو أكثر من هذه العوامل المحددة أهمية بارزة، ولا يكون من الممكن تحقيق النطاق المطلوب لفعالية ضمن نطاق الوقت و/أو التكلفة، لذلك من المهم فهم ما هو مطلوب وما إذا كان ممكناً.

إدارة المخاطر ونقص الموارد Risk Management and Lack of Resources

هناك العديد من عوامل الخطر التي قد تؤثر على نجاح الفعالية؛ وربما يؤدي فهم حجم الفعالية ونطاقها إلى تقليل المخاطر في مجالات، مثل: السلامة والامتثال

إدارة الفعاليات

وزارة التعليم Ministry of Education 2025 - 1447

82

تتطلب المرحلة الأولى تخطيط الفعالية Event Planning تتطلب المرحلة الأولى (المرحلة الأولى في دورة حياة الفعالية، والتي تشمل التفكير في النشاطات المطلوبة لتحقيق أهداف معينة في المرحلة التالية، وهي مرحلة التنفيذ) وجود مدير فعالية/مشروع لفهم متطلبات العميل وتوقعاته على المستوى الكلي (انظر الشكل 2-2). ويتحقق ذلك من خلال تحديد الأهداف، والنطاق، والغرض، والمنجزات Deliverables (أي منتجات أو خدمات أو نتائج يجب إكمالها لتنفيذ مشروع، مثل الفعالية). ولتحديد هذه الجوانب، يجب على مدير الفعالية الاعتماد على القيم الأساسية لتصميم الفعالية، مما يضمن أنه يمكنه الإجابة عن الأسئلة الرئيسة الستة وهي على سبيل التذكير كما يأتي: 1. ما أهمية تنظيم أو استضافة الفعالية؟ 2. من الجمهور؟ 3. ما مضمون الفعالية؟ 4. ما الذي يريده منظم الفعالية؟ 5. أين ستقام الفعالية؟ 6. متى ستقام الفعالية؟ إن التأكد من تحديد الإجابات عن هذه الأسئلة الستة بوضوح والاتفاق عليها سيقلل من فرص الارتباك، والذي يؤدي إلى عدم الرضا والصراع والتغيرات المكلفة. تقسيم العمل ودراسة الجدوى Work Breakdown and Feasibility ربما تكون بعض الطلبات غير منطقية حسب العميل، وتأتي الفعالية محددة بثلاثة عوامل: • الوقت • النطاق • التكلفة غالباً ما يمثل عامل أو أكثر من هذه العوامل المحددة أهمية بارزة، ولا يكون من الممكن تحقيق النطاق المطلوب لفعالية ضمن نطاق الوقت و/أو التكلفة، لذلك من المهم فهم ما هو مطلوب وما إذا كان ممكناً. إدارة المخاطر ونقص الموارد Risk Management and Lack of Resources هناك العديد من عوامل الخطر التي قد تؤثر على نجاح الفعالية؛ وربما يؤدي فهم حجم الفعالية ونطاقها إلى تقليل المخاطر في مجالات، مثل: السلامة والامتثال إدارة الفعاليات وزارة التعليم Ministry of Education 2025 - 1447 82