صفحة 330 - كتاب إدارة الفعاليات - الصف 12 - الفصل 1 - المملكة العربية السعودية

تحقيق الأهداف المالية

Meeting Financial Objectives

ربما تكون الميزانية المخصصة لإحدى الفعاليات بسيطة مثل قائمة الإيرادات والتكاليف أو ربما تكون معقدة للغاية، وينبغي تحديدها في كلتا الحالتين مع وضع أهداف الفعالية في الاعتبار. فليس من المناسب إنشاء ميزانية يتوقع فيها ربح كبير إذا كانت الفعالية لأجل الترفيه العام وتهدف فقط إلى توليد فائض صغير أو نقطة تعادل لأن تحقيق ربح كبير يؤدي إلى الاضطرار وفرض سعر تذكرة مرتفع للغاية. لذا ينبغي لمديري الفعاليات طرح الأسئلة الآتية على أنفسهم:

• ما الهدف المالي؟ هل الهدف من الفعالية هو كسب المال أم مجرد تغطية تكاليفها؟

• إذا كان الهدف هو تغطية التكاليف، فما المبلغ الإجمالي الذي يمكن إنفاقه، سواء من قبل العملاء أو اللجنة المنظمة؟

اتخاذ قرارات التسعير

Making Pricing Decisions

في الفعاليات المدفوعة، تُعد مشكلة تحديد سعر التذكرة مصدرًا متكررًا للنقاش، وقد يتم أحيانًا قبل إجراء أي محاولة لتحديد التكاليف، وهذا خطأ شائع جدًا، ويرجع جزئيًا إلى أن المنظمين يخطئون في اعتباره الأكثر أهمية. إن جعل سعر التذكرة رخيصًا لا يضمن توافد الزوار لشرائها، وغالبًا ما يستند هذا القرار إلى رأي غير مطلع، إذ لا يعتمد على تقدير دقيق للتكاليف الواردة في الميزانية، ولا يعكس بالضرورة ما ستكون السوق المستهدفة مستعدة لدفعه. لذا ينبغي إدراج التكاليف أولاً وبدقة، ويمكن القيام بذلك عن طريق الحصول على عروض أسعار مقدرة وذلك لأكبر عدد ممكن من أنشطة الفعالية إذ إنه يصعب الوصول إلى السعر الفعلي. عرض السعر Quote هو مستند يصدر من شركة تقدر سعر البيع قبل التزام العميل بالشراء، وغالبًا ما يكون الحصول على أكثر من عرض سعر خيارًا جيدًا. ويلزم تحديد المعايير بحيث يمكن إعداد عروض الأسعار على أساسها. ويشمل ذلك تحديد، على سبيل المثال، ما إذا كان من المهم الحصول على أرخص الأسعار أو أفضل جودة للسلع أو الخدمات. وبناءً على تقييم النفقات، وعندها يمكن تقدير سعر التذكرة مع مراعاة أعداد الحضور المتوقعة.

إدارة الفعاليات

330

وزارة التعليم Ministry of Education 2025 - 1447

تحقيق الأهداف المالية Meeting Financial Objectives ربما تكون الميزانية المخصصة لإحدى الفعاليات بسيطة مثل قائمة الإيرادات والتكاليف أو ربما تكون معقدة للغاية، وينبغي تحديدها في كلتا الحالتين مع وضع أهداف الفعالية في الاعتبار. فليس من المناسب إنشاء ميزانية يتوقع فيها ربح كبير إذا كانت الفعالية لأجل الترفيه العام وتهدف فقط إلى توليد فائض صغير أو نقطة تعادل لأن تحقيق ربح كبير يؤدي إلى الاضطرار وفرض سعر تذكرة مرتفع للغاية. لذا ينبغي لمديري الفعاليات طرح الأسئلة الآتية على أنفسهم: • ما الهدف المالي؟ هل الهدف من الفعالية هو كسب المال أم مجرد تغطية تكاليفها؟ • إذا كان الهدف هو تغطية التكاليف، فما المبلغ الإجمالي الذي يمكن إنفاقه، سواء من قبل العملاء أو اللجنة المنظمة؟ اتخاذ قرارات التسعير Making Pricing Decisions في الفعاليات المدفوعة، تُعد مشكلة تحديد سعر التذكرة مصدرًا متكررًا للنقاش، وقد يتم أحيانًا قبل إجراء أي محاولة لتحديد التكاليف، وهذا خطأ شائع جدًا، ويرجع جزئيًا إلى أن المنظمين يخطئون في اعتباره الأكثر أهمية. إن جعل سعر التذكرة رخيصًا لا يضمن توافد الزوار لشرائها، وغالبًا ما يستند هذا القرار إلى رأي غير مطلع، إذ لا يعتمد على تقدير دقيق للتكاليف الواردة في الميزانية، ولا يعكس بالضرورة ما ستكون السوق المستهدفة مستعدة لدفعه. لذا ينبغي إدراج التكاليف أولاً وبدقة، ويمكن القيام بذلك عن طريق الحصول على عروض أسعار مقدرة وذلك لأكبر عدد ممكن من أنشطة الفعالية إذ إنه يصعب الوصول إلى السعر الفعلي. عرض السعر Quote هو مستند يصدر من شركة تقدر سعر البيع قبل التزام العميل بالشراء، وغالبًا ما يكون الحصول على أكثر من عرض سعر خيارًا جيدًا. ويلزم تحديد المعايير بحيث يمكن إعداد عروض الأسعار على أساسها. ويشمل ذلك تحديد، على سبيل المثال، ما إذا كان من المهم الحصول على أرخص الأسعار أو أفضل جودة للسلع أو الخدمات. وبناءً على تقييم النفقات، وعندها يمكن تقدير سعر التذكرة مع مراعاة أعداد الحضور المتوقعة. إدارة الفعاليات 330 وزارة التعليم Ministry of Education 2025 - 1447