1. الإعداد الجيد: - كتاب المهارات الإدارية - الصف 12 - الفصل 1 - المملكة العربية السعودية

يقصد به الاستكشاف الجيد للمجال الذي يحدث فيه الاتصال، والتعرف على طبيعة النظام والمشاركين فيه من المستقلين أو المرسلين، ثم دراسة أفضل الطرق للاتصال بينهم، بحيث تكون الرسالة الاتصالية على أفضل وجه؛ لإجرى الاتصال المطلوب بالكيفية التي تقيم علاقات عامة جيدة. والإعداد الجيد يعني -أيضًا- إعداد نظام مناسب مع المنشأة، لا نقلاً تقليدياً للأنظمة الأخرى، أو مجرد تطبيق نظام آخر درج الآخرون على تبنيه دون قياس مدى ملاءمته للجهاز الإداري.

أن يحدث الاتصال وفق درجة عالية من الوضوح ليتحقق الإقناع والفهم؛ ومن ذلك استخدام لغة اتصال مفهومة وواضحة لأطراف عملية الاتصال، وعدم وجود تصفية للمعلومات عند انتقال الرسالة بين المستويات الإدارية المختلفة.

أن يحدث الاتصال وفق أقصر الطرق المناسبة؛ دون الحاجة إلى تعقيد العملية الإجرائية للاتصال، ويتطلب ذلك اتباع نظام مبسط لتدفق المعلومات والأوامر والتوجيهات وانسيابها انسياباً بسيطاً استيعابياً، كما يجب أن لا يكون اختلاف المستويات الإدارية وتعددها عقبة في الاتصالات، وأن تكون شبكة الاتصالات الرسمية محددة وواضحة ومعروفة للجميع، وتتسم بالمرونة بما يساعد في بلوغ الأهداف وتحقيقها.

يتطلب اختيار الوسيلة المناسبة للاتصال استعراض الوسائل المختلفة للاتصال، واختيار الأنسب من بينها بحيث تصلح لإتمام عمليات الاتصال، وأخرى غير ملائمة لبعض الوسائل غير ملائمة لبعض عمليات الاتصال، وأخرى يكون في استخدامها تقليد درجة علية من الملائمة لبعض الإجراءات ونقل المعلومات، ويكون الإبقاء على استخدامها مجرد تقليد درجة علية من الملائمة.

يتحقق ذلك عن طريق سرعة الإنجاز وإنهاء المهمة في الوقت المخصص لها دون تأخير؛ إذ إن التأخير للمهام والعمليات والقرارات الإدارية ربما يقدها أهميتها أو فائدتها بالكلية. والنظام الإداري المرن وميسرة الرسالة ووصولها في الوقت المناسب؛ سواء كان ذلك للمستقبل الأدنى، أو للمستقبل الأقصى، وهي خاصية معقدة يصعب على كثير من أنظمة الاتصالات الإدارية تحقيقها بكفاءة تلك الاتصالات التنازلية.

يعد الاستعداد المستقبِل لتلقي الرسالة أحد أهم المبادئ المعينة على فعالية الاتصال بين الرئيس والمرؤوس، ومن أبرز مظاهر الاستعداد لتلقي الرسالة الإنصات في الاتصال الشفوي، ولذلك من المهم تعميق مبدأ الإنصات من قبل مستقبل الرسالة لأن عملية الإنصات مرتبطة بالفهم؛ ومن هنا نفرق بين الإنصات والاستماع؛ فبينما يكون الإنصات مجهولاً بمسائل أخرى؛ ومن ثم يكون الاتصال غير فعال على مضمون الرسالة الموجهة له من المرسل.

وزارة التعليم Ministry of Education 2025 - 1447

--- SECTION: 1. الإعداد الجيد: --- يقصد به الاستكشاف الجيد للمجال الذي يحدث فيه الاتصال، والتعرف على طبيعة النظام والمشاركين فيه من المستقلين أو المرسلين، ثم دراسة أفضل الطرق للاتصال بينهم، بحيث تكون الرسالة الاتصالية على أفضل وجه؛ لإجرى الاتصال المطلوب بالكيفية التي تقيم علاقات عامة جيدة. والإعداد الجيد يعني -أيضًا- إعداد نظام مناسب مع المنشأة، لا نقلاً تقليدياً للأنظمة الأخرى، أو مجرد تطبيق نظام آخر درج الآخرون على تبنيه دون قياس مدى ملاءمته للجهاز الإداري. --- SECTION: 2. الوضوح والبيان: --- أن يحدث الاتصال وفق درجة عالية من الوضوح ليتحقق الإقناع والفهم؛ ومن ذلك استخدام لغة اتصال مفهومة وواضحة لأطراف عملية الاتصال، وعدم وجود تصفية للمعلومات عند انتقال الرسالة بين المستويات الإدارية المختلفة. --- SECTION: 3. الانسيابية: --- أن يحدث الاتصال وفق أقصر الطرق المناسبة؛ دون الحاجة إلى تعقيد العملية الإجرائية للاتصال، ويتطلب ذلك اتباع نظام مبسط لتدفق المعلومات والأوامر والتوجيهات وانسيابها انسياباً بسيطاً استيعابياً، كما يجب أن لا يكون اختلاف المستويات الإدارية وتعددها عقبة في الاتصالات، وأن تكون شبكة الاتصالات الرسمية محددة وواضحة ومعروفة للجميع، وتتسم بالمرونة بما يساعد في بلوغ الأهداف وتحقيقها. --- SECTION: 4. اختيار الوسيلة المناسبة للاتصال: --- يتطلب اختيار الوسيلة المناسبة للاتصال استعراض الوسائل المختلفة للاتصال، واختيار الأنسب من بينها بحيث تصلح لإتمام عمليات الاتصال، وأخرى غير ملائمة لبعض الوسائل غير ملائمة لبعض عمليات الاتصال، وأخرى يكون في استخدامها تقليد درجة علية من الملائمة لبعض الإجراءات ونقل المعلومات، ويكون الإبقاء على استخدامها مجرد تقليد درجة علية من الملائمة. --- SECTION: 5. التوقيت المناسب للاتصال: --- يتحقق ذلك عن طريق سرعة الإنجاز وإنهاء المهمة في الوقت المخصص لها دون تأخير؛ إذ إن التأخير للمهام والعمليات والقرارات الإدارية ربما يقدها أهميتها أو فائدتها بالكلية. والنظام الإداري المرن وميسرة الرسالة ووصولها في الوقت المناسب؛ سواء كان ذلك للمستقبل الأدنى، أو للمستقبل الأقصى، وهي خاصية معقدة يصعب على كثير من أنظمة الاتصالات الإدارية تحقيقها بكفاءة تلك الاتصالات التنازلية. --- SECTION: 6. الاستعداد لتلقي الرسالة: --- يعد الاستعداد المستقبِل لتلقي الرسالة أحد أهم المبادئ المعينة على فعالية الاتصال بين الرئيس والمرؤوس، ومن أبرز مظاهر الاستعداد لتلقي الرسالة الإنصات في الاتصال الشفوي، ولذلك من المهم تعميق مبدأ الإنصات من قبل مستقبل الرسالة لأن عملية الإنصات مرتبطة بالفهم؛ ومن هنا نفرق بين الإنصات والاستماع؛ فبينما يكون الإنصات مجهولاً بمسائل أخرى؛ ومن ثم يكون الاتصال غير فعال على مضمون الرسالة الموجهة له من المرسل. وزارة التعليم Ministry of Education 2025 - 1447