1. توافق النظام الرقابي وطبيعة النشاط. - كتاب المهارات الإدارية - الصف 12 - الفصل 1 - المملكة العربية السعودية

يجب أن يأخذ النظام الرقابي طبيعة النشاط في الاعتبار، فالمنظمات الكبيرة الحجم والمتعددة المستويات الإدارية تتطلب نظاماً رقابياً مختلفاً عن المنظمات الصغيرة؛ فعلى الرغم من أن أساليب الرقابة واحدة، إلا أن المنظمة الكبيرة تحتاج إلى نظام رقابي أكثر دقة وكفاءة؛ حيث يوجد فيها عدد كبير من الوظائف والمستويات الإدارية، وبالتالي فإن النظام الرقابي في تلك المنظمات لا بد أن يوضح دور كل مستوى إداري في تنفيذ الخطة، وتصحيح الانحرافات عن المسار المحدد له.

لابد أن ندرك بوضوح أن الهدف الأساسي ليس تصيد الأخطاء، أو التعرف على المخطئ لمجازاته أو معاقبته؛ وإنما هو تصحيح الانحرافات التي تصاحب عمليات الأداء، وتتسبب في انحراف العمل عن مساره الصحيح، ومن ثم فإن أحد المبادئ الأساسية في وظيفة الرقابة والمهمة الأساسية لها هي ليس كشف الانحرافات، بل التعرف على أسبابها والسرعة في تصحيحها، وإعادة العمل إلى مساره الصحيح مع إمكانية تلافي حدوثها مستقبلاً.

قد يكون الوضع المثالي هو اكتشاف الأخطاء قبل وقوعها، ولكن في الواقع العملي قد يصعب ذلك في أغلب الأحيان؛ لأن كثيراً من الأخطاء تصاحب تصحيحها، ومن ثم فإن أحد المبادئ الأساسية التي تبين فعالية النظام الرقابي تتمثل في سرعة النظام الإلكترونية في كثير من الأعمال زادت سرعة نقل المعلومات التي بدورها ساعدت النظام الرقابي في سرعة تصحيح تلك الأعمال عند انحرافها عن مسارها الصحيح، ومن هنا فإن السرعة في كشف الأخطاء وتصحيحها تعد الهدف الأساسي للعمل الرقابي؛ وهو تصحيح الانحرافات عن الأهداف المحددة.

تتحقق أهداف الرقابة من خلال اتباع جميع الإدارات- وعلى كافة المستويات الإدارية- التعليمات التي تساعدهم في الوصول إلى أهدافهم الجزئية أو الفرعية التي بدورها توصل المنظمة إلى أهدافها العامة، ومن ثم فإن وضوح الإجراءات والأنظمة داخل المنظمة يُعد مبدأً أساسياً في العمل الرقابي، كما أنه سيكون له أثر كبير في فاعلية النظام الرقابي في تحقيق أهدافه، فإذا كانت هناك بعض المنظم أو الأساليب الإدارية المعقدة فانه لابد من شرحها، وتدريب العاملين عليها قبل البدء في عمليات التنفيذ؛ حتى يتمكن العاملون من أداء أعمالهم بأداء فعالا مع ضمان أقل عدد ممكن من الأخطاء، ومن ثم فإن تحقيق هذا المبدأ يساعد الإدارة على القيام بوظيفة الرقابة بفعالية.

--- SECTION: 1. توافق النظام الرقابي وطبيعة النشاط. --- يجب أن يأخذ النظام الرقابي طبيعة النشاط في الاعتبار، فالمنظمات الكبيرة الحجم والمتعددة المستويات الإدارية تتطلب نظاماً رقابياً مختلفاً عن المنظمات الصغيرة؛ فعلى الرغم من أن أساليب الرقابة واحدة، إلا أن المنظمة الكبيرة تحتاج إلى نظام رقابي أكثر دقة وكفاءة؛ حيث يوجد فيها عدد كبير من الوظائف والمستويات الإدارية، وبالتالي فإن النظام الرقابي في تلك المنظمات لا بد أن يوضح دور كل مستوى إداري في تنفيذ الخطة، وتصحيح الانحرافات عن المسار المحدد له. --- SECTION: 2. تصحيح الانحراف. --- لابد أن ندرك بوضوح أن الهدف الأساسي ليس تصيد الأخطاء، أو التعرف على المخطئ لمجازاته أو معاقبته؛ وإنما هو تصحيح الانحرافات التي تصاحب عمليات الأداء، وتتسبب في انحراف العمل عن مساره الصحيح، ومن ثم فإن أحد المبادئ الأساسية في وظيفة الرقابة والمهمة الأساسية لها هي ليس كشف الانحرافات، بل التعرف على أسبابها والسرعة في تصحيحها، وإعادة العمل إلى مساره الصحيح مع إمكانية تلافي حدوثها مستقبلاً. --- SECTION: 3. السرعة. --- قد يكون الوضع المثالي هو اكتشاف الأخطاء قبل وقوعها، ولكن في الواقع العملي قد يصعب ذلك في أغلب الأحيان؛ لأن كثيراً من الأخطاء تصاحب تصحيحها، ومن ثم فإن أحد المبادئ الأساسية التي تبين فعالية النظام الرقابي تتمثل في سرعة النظام الإلكترونية في كثير من الأعمال زادت سرعة نقل المعلومات التي بدورها ساعدت النظام الرقابي في سرعة تصحيح تلك الأعمال عند انحرافها عن مسارها الصحيح، ومن هنا فإن السرعة في كشف الأخطاء وتصحيحها تعد الهدف الأساسي للعمل الرقابي؛ وهو تصحيح الانحرافات عن الأهداف المحددة. --- SECTION: 4. الوضوح. --- تتحقق أهداف الرقابة من خلال اتباع جميع الإدارات- وعلى كافة المستويات الإدارية- التعليمات التي تساعدهم في الوصول إلى أهدافهم الجزئية أو الفرعية التي بدورها توصل المنظمة إلى أهدافها العامة، ومن ثم فإن وضوح الإجراءات والأنظمة داخل المنظمة يُعد مبدأً أساسياً في العمل الرقابي، كما أنه سيكون له أثر كبير في فاعلية النظام الرقابي في تحقيق أهدافه، فإذا كانت هناك بعض المنظم أو الأساليب الإدارية المعقدة فانه لابد من شرحها، وتدريب العاملين عليها قبل البدء في عمليات التنفيذ؛ حتى يتمكن العاملون من أداء أعمالهم بأداء فعالا مع ضمان أقل عدد ممكن من الأخطاء، ومن ثم فإن تحقيق هذا المبدأ يساعد الإدارة على القيام بوظيفة الرقابة بفعالية.