تخزين الملفات - كتاب الرعاية الصحية - الصف 12 - الفصل 1 - المملكة العربية السعودية

مرمز من قبل الطبيب: قد يكون لدى منشآت الرعاية الصحية عدة أطباء، وللمرضى كل طبيب مجلد ملفات بلون مختلف عن ألوان مجلدات مرضى باقي الأطباء. فلمرضى أحد الأطباء مجلدات صفراء، ولمرضى الطبيب الآخر مجلدات خضراء، ولمرضى الطبيب الثالث مجلدات حمراء، وهكذا. مرمز حسب نوع التأمين: حيث يكون لمجلد ملفات كل نوع من أنواع التأمين الطبي لونًا فريدًا خاصًا به.

تخزين الملفات Storage of Files

يعد نظام تخزين الملفات الفعال جزءًا مهمًا من أي مؤسسة رعاية صحية، وتستخدم معظم المؤسسات قواعد البيانات الإلكترونية لتخزين المعلومات عدا بعض المنشآت التي لا تزال تستخدم نظام حفظ الملفات اليدوي. إلا أن حفظ السجلات بشكل إلكتروني هو الأكثر كفاءة. في النظام اليدوي، تخزن السجلات في مجلدات ومن ثم تحفظ المجلدات في خزائن أو رفوف الأرشيف. ويجب أن تكون مجلدات حفظ الملفات متينة وذات جودة جيدة، وأن تكون خزائن أو رفوف الأرشيف في مكان مناسب، ومقاوم للحرائق، ومجهز بأقفال. ويجب توفير مساحة كافية للملفات حتى لا تحشر السجلات في خزائن الأرشيف ورفوفه. نظرًا لإمكانية تراكم آلاف السجلات في منشأة رعاية صحية مزدحمة، فإن معظم المنشآت لديها نهج لتصنيفها على أنها نشطة، أو غير نشطة، أو مغلقة. السجل النشط هو سجل قيد الاستخدام حاليًا لأن المستشفى تعاين المريض في الوقت الراهن. أما السجل غير النشط فهو سجل لمريض لم يُعاين لسنوات عديدة، وأما السجل المغلق فهو سجل لمريض توفي، أو نُقل إلى طبيب أو منشأة أخرى، أو ملف لسجل لم يعد مطلوبًا. يمكن أن يختلف الغرض من الاحتفاظ بالسجلات، حيث تحتفظ معظم منشآت الرعاية الصحية بجميع السجلات في حالة الحاجة إليها لأغراض قانونية أو بحثية، وكثيرًا ما تُفرز السجلات غير النشطة أو المغلقة وتحفظ على قرص صلب خارجي أو بالتخزين السحابي الآمن أو الحاسب الخادم Server. لاحقًا، يمكن استرداد السجل وعرضه على الحاسب أو طباعته ورقيًا إذا لزم الأمر. من الجدير بالذكر هنا وجوب إتلاف السجل الأصلي عن طريق التقطيع أو الحرق لحماية سرية المريض.

240 الفصل 5

مرمز من قبل الطبيب: قد يكون لدى منشآت الرعاية الصحية عدة أطباء، وللمرضى كل طبيب مجلد ملفات بلون مختلف عن ألوان مجلدات مرضى باقي الأطباء. فلمرضى أحد الأطباء مجلدات صفراء، ولمرضى الطبيب الآخر مجلدات خضراء، ولمرضى الطبيب الثالث مجلدات حمراء، وهكذا. مرمز حسب نوع التأمين: حيث يكون لمجلد ملفات كل نوع من أنواع التأمين الطبي لونًا فريدًا خاصًا به. --- SECTION: تخزين الملفات --- تخزين الملفات Storage of Files يعد نظام تخزين الملفات الفعال جزءًا مهمًا من أي مؤسسة رعاية صحية، وتستخدم معظم المؤسسات قواعد البيانات الإلكترونية لتخزين المعلومات عدا بعض المنشآت التي لا تزال تستخدم نظام حفظ الملفات اليدوي. إلا أن حفظ السجلات بشكل إلكتروني هو الأكثر كفاءة. في النظام اليدوي، تخزن السجلات في مجلدات ومن ثم تحفظ المجلدات في خزائن أو رفوف الأرشيف. ويجب أن تكون مجلدات حفظ الملفات متينة وذات جودة جيدة، وأن تكون خزائن أو رفوف الأرشيف في مكان مناسب، ومقاوم للحرائق، ومجهز بأقفال. ويجب توفير مساحة كافية للملفات حتى لا تحشر السجلات في خزائن الأرشيف ورفوفه. نظرًا لإمكانية تراكم آلاف السجلات في منشأة رعاية صحية مزدحمة، فإن معظم المنشآت لديها نهج لتصنيفها على أنها نشطة، أو غير نشطة، أو مغلقة. السجل النشط هو سجل قيد الاستخدام حاليًا لأن المستشفى تعاين المريض في الوقت الراهن. أما السجل غير النشط فهو سجل لمريض لم يُعاين لسنوات عديدة، وأما السجل المغلق فهو سجل لمريض توفي، أو نُقل إلى طبيب أو منشأة أخرى، أو ملف لسجل لم يعد مطلوبًا. يمكن أن يختلف الغرض من الاحتفاظ بالسجلات، حيث تحتفظ معظم منشآت الرعاية الصحية بجميع السجلات في حالة الحاجة إليها لأغراض قانونية أو بحثية، وكثيرًا ما تُفرز السجلات غير النشطة أو المغلقة وتحفظ على قرص صلب خارجي أو بالتخزين السحابي الآمن أو الحاسب الخادم Server. لاحقًا، يمكن استرداد السجل وعرضه على الحاسب أو طباعته ورقيًا إذا لزم الأمر. من الجدير بالذكر هنا وجوب إتلاف السجل الأصلي عن طريق التقطيع أو الحرق لحماية سرية المريض. 240 الفصل 5