سؤال أولاً: أولاً: مدى توفر المهارات التي درستها في هذه الوحدة؛ وهي: 1. مهارات الاتصال والتواصل: • مهارة التحدث (نبرة الصوت، مخارج الحروف، اللباقة، الحكمة في الرد). • مهارة الإنصات وما يدل عليها. 2. مهارة إدارة الوقت: • هل هناك استعمال لأدوات تنظيم الوقت؟ • هل هناك ارتباك من السكرتير وهو يؤدي مهمة؟ • هل هناك مكالمات ومطالبات بإنجاز أعمال متأخرة؟ 3. استعمال البرامج المنظمة للعمل: • هل يستعمل برامج جديدة لتنظيم العمل؟ • هل يستعمل برامج لإدارة عمله عن بعد؟ 4. كيف يدير هذا السكرتير ضغط العمل: • ما إستراتيجياته للتغلب على ضغط العمل؟
الإجابة: ١- التحدث: يتحدث السكرتير بنبرة مناسبة وواضحة، ويظهر اللباقة والحكمة في الرد، ويستخدم ألفاظاً مناسبة ومهذبة، ويجيب على الاستفسارات بدقة وهدوء. ٢- استعمال أدوات تنظيم الوقت: نعم، يستخدم تقويمًا/مذكرة إلكترونية ويحدد الأولويات ويعمل على ترتيب المواعيد ومتابعتها. ٣- استعمال البرامج المنظمة للعمل: نعم، يستعمل برامج البريد الإلكتروني وبرامج إدارة المهام وبرامج الاجتماعات الافتراضية لتنظيم العمل. ٤- إدارة ضغط العمل: يعدّ الأولويات حسب الأهمية والاستعجال، يتواصل مع المدير ويطلب المساعدة عند الحاجة، وينظم الوقت ويضع جداول لإنجاز الأعمال.
خطوات الحل:
- **الشرح:** لنفهم هذا السؤال. السؤال يطلب منا تقييم أداء سكرتير بناءً على أربعة محاور رئيسية من مهارات الوحدة الدراسية. الفكرة هنا هي أن نقرأ كل بند من البنود الأربعة في السؤال، ثم ننظر إلى الإجابة المقدمة لنرى كيف تم تطبيق كل مهارة في حالة هذا السكرتير. - **المحور الأول: مهارات الاتصال والتواصل.** السؤال يتناول مهارتي التحدث والإنصات. الإجابة توضح أن السكرتير يتحدث بنبرة مناسبة وواضحة، ويظهر اللباقة والحكمة، مما يعني أنه يطبق مهارة التحدث بشكل جيد. كما أن الإجابة تشير إلى أنه يجيب على الاستفسارات بدقة، مما يتطلب إنصاتاً جيداً لفهم السؤال أولاً. - **المحور الثاني: مهارة إدارة الوقت.** السؤال يسأل عن استعمال أدوات تنظيم الوقت ووجود علامات الارتباك أو التأخير. الإجابة تؤكد نعم، ويتم توضيح ذلك بأنه يستخدم تقويماً إلكترونياً ويحدد الأولويات، مما يدل على إدارة فعالة للوقت وغياب الارتباك أو التأخير المذكور في السؤال. - **المحور الثالث: استعمال البرامج المنظمة للعمل.** السؤال يستفسر عن استخدام برامج جديدة أو لإدارة العمل عن بُعد. الإجابة توضح نعم، ويتم ذكر أمثلة محددة مثل برامج البريد الإلكتروني وإدارة المهام والاجتماعات الافتراضية، والتي تغطي كلا الجانبين (تنظيم العمل والعمل عن بعد). - **المحور الرابع: إدارة ضغط العمل.** السؤال يسأل عن الاستراتيجيات. الإجابة تذكر استراتيجيات واضحة مثل ترتيب الأولويات والتواصل مع المدير وتنظيم الوقت عبر الجداول. إذن، الإجابة المقدمة هي **تقرير تقييمي** يطابق كل بند من بنود السؤال مع وصف لكيفية تطبيق السكرتير لتلك المهارة في عمله، مما يجيب على السؤال بشكل كامل.