المرونة - كتاب السكرتارية و الادارة المكتبية - الصف 12 - الفصل 1 - المملكة العربية السعودية

خصائص مكتب السكرتارية المنظم

لمكتب السكرتارية المنظم عدد من الخصائص؛ منها:

قدرة التنظيم المكتبي على التكيف، ومواجهة المشكلات المختلفة، والقدرة على إيجاد الحلول المناسبة، ومواجهة الاحتياجات المتغيرة للعمل في ظل التغيرات الإدارية، والتقنيات الحديثة.

القدرة على الحصول على المعلومات الحديثة والدقيقة من مصادرها الموثقة، وتزويد المديرين، أو المستفيدين منها في الإدارات الأخرى بالقدر والوقت المناسبين، وكذلك الحرص على دقة اختيار قنوات تدفق المراسلات، وتوزيعها، وحفظ الوثائق، وتداولها.

تنظيم العمل في مكتب السكرتارية بما يحقق السرعة في تسلم الوثائق، والمعلومات، والبيانات، وتسليمها للمدير، أو للإدارات المعنية في الوقت المناسب، وسرعة إنجاز المعاملات، وإنهاء إجراءاتها.

تُعدّ المكاتب وإدارتها عنواناً لمن يعملون بها؛ فتستطيع أن تحكم على تنظيم السكرتير من خلال إلقاء نظرة على الشكل العام لمكتبه، وهناك معايير أساسية تسهم في تنظيم وتهيئة بيئة المكتب المناسبة تسهم في تنظيم وتهيئة بيئة المكتب: - نظافة المكتب وترتيبه، مناسبة الإضاءة ونوعيتها، ومستوى الهدوء وقلة قلة الضوضاء، ومستوى تكييف الهواء، ونظام الألوان المستعملة، مع أهمية وجود عناصر جمالية في المكتب؛ مثل النباتات، واللوحات الجدارية. - وجود وسائل السلامة، مثل طفاية الحريق.

يُستحسن أن تكون مكاتب السكرتارية قريبة من المدخل؛ بحيث يسهل الوصول إليها. - التجهيزات المكتبية التي لابد من وجودها في أماكن محددة حتى لا تعيق الحركة، وتكون قريبة من السكرتير؛ لكي يؤدي عمله بالسرعة والمرونة المطلوبتين. فقد نجد بعض التجهيزات كالمطابع، أو آلة التصوير، أو سماعة الهاتف بعيدة عن مكتبه كثيراً؛ وهذا يضيع وقته ويقيده التركيز في العمل.

وزارة التعليم Ministry of Education 2025 - 1447

32

خصائص مكتب السكرتارية المنظم لمكتب السكرتارية المنظم عدد من الخصائص؛ منها: --- SECTION: المرونة --- قدرة التنظيم المكتبي على التكيف، ومواجهة المشكلات المختلفة، والقدرة على إيجاد الحلول المناسبة، ومواجهة الاحتياجات المتغيرة للعمل في ظل التغيرات الإدارية، والتقنيات الحديثة. --- SECTION: الدقة --- القدرة على الحصول على المعلومات الحديثة والدقيقة من مصادرها الموثقة، وتزويد المديرين، أو المستفيدين منها في الإدارات الأخرى بالقدر والوقت المناسبين، وكذلك الحرص على دقة اختيار قنوات تدفق المراسلات، وتوزيعها، وحفظ الوثائق، وتداولها. --- SECTION: السرعة --- تنظيم العمل في مكتب السكرتارية بما يحقق السرعة في تسلم الوثائق، والمعلومات، والبيانات، وتسليمها للمدير، أو للإدارات المعنية في الوقت المناسب، وسرعة إنجاز المعاملات، وإنهاء إجراءاتها. --- SECTION: المعايير الأساسية في تنظيم المكتب: --- تُعدّ المكاتب وإدارتها عنواناً لمن يعملون بها؛ فتستطيع أن تحكم على تنظيم السكرتير من خلال إلقاء نظرة على الشكل العام لمكتبه، وهناك معايير أساسية تسهم في تنظيم وتهيئة بيئة المكتب المناسبة تسهم في تنظيم وتهيئة بيئة المكتب: - نظافة المكتب وترتيبه، مناسبة الإضاءة ونوعيتها، ومستوى الهدوء وقلة قلة الضوضاء، ومستوى تكييف الهواء، ونظام الألوان المستعملة، مع أهمية وجود عناصر جمالية في المكتب؛ مثل النباتات، واللوحات الجدارية. - وجود وسائل السلامة، مثل طفاية الحريق. --- SECTION: موقع المكتب: --- يُستحسن أن تكون مكاتب السكرتارية قريبة من المدخل؛ بحيث يسهل الوصول إليها. - التجهيزات المكتبية التي لابد من وجودها في أماكن محددة حتى لا تعيق الحركة، وتكون قريبة من السكرتير؛ لكي يؤدي عمله بالسرعة والمرونة المطلوبتين. فقد نجد بعض التجهيزات كالمطابع، أو آلة التصوير، أو سماعة الهاتف بعيدة عن مكتبه كثيراً؛ وهذا يضيع وقته ويقيده التركيز في العمل. وزارة التعليم Ministry of Education 2025 - 1447 32 --- VISUAL CONTEXT --- **FIGURE**: صورة لمكتب سكرتارية منظم Description: A well-organized secretary's office featuring a reception desk, computer, office chair, and shelving units with files and decorative items. Context: Illustrates the concept of an organized secretary's office discussed in the text.