المعايير الخاصة باختيار الأثاث المناسب لعمل السكرتير - كتاب السكرتارية و الادارة المكتبية - الصف 12 - الفصل 1 - المملكة العربية السعودية

يجب وضع جهاز الاتصال (الهاتف) على الجهة اليسرى للمتصل (للسكرتير)؛ حتى يتمكن من مسك السماعة بيده اليسرى، ويستعمل يده اليمنى في تدوين بعض ملحوظات الاتصال، أو البحث عن معلومة، وغير ذلك، ولكن قد يكون السكرتير أعسر ( يستخدم اليد اليسرى بدل اليمنى)؛ فلابد له أن يشير مكان الهاتف إلى الجهة الأخرى؛ ليتسنى له استعمال يده اليسرى في كتابة الملحوظات، وغيرها أثناء الحديث مع المتصل.

الأثاث المكتبي يختلف من مكتب لآخر، ولكن توجد معايير محددة تناسب جميع أعمال المكاتب، منها:

تناسب حجم الأثاث مع المساحة المتوفرة لعمل السكرتير سواء في مكتب مخصص، أم في مساحة مفتوحة، ومراعاة الفراغات المناسبة.

تناسب شكل الأثاث، والمكاتب والكراسي، ومراعاة انسجام الألوان.

تناسب الأثاث مع المكانة الأدبية للمدير، والسكرتير، والموظفين مع مراعاة عدد الزائرين، ونوعيتهم عند تصميم أماكن استقبالهم في مكتب السكرتارية.

الأثاث المستعمل قابل للتحريك، وتغيير التصميم المناسب في ضوء نمو حجم العمل، أو تغيير أسلوبه، أو عند استبدال الأثاث.

الكراسي صحية للوقاية من آلام الظهر، ومناسبة لطبيعة عمل السكرتارية.

الدواليب مصنوعة ضد الحريق والرطوبة، ويكون لها أقفال؛ لحفظ الأوراق والملفات بها؛ نظراً لطبيعة عمل السكرتارية التي تتطلب حفظ الملفات والمستندات، وأرشفتها التي تتميز - كذلك - بالسرية.

يصمم ترتيب المكاتب للموظفين بما يتناسق مع تدفق حركة المعاملات داخل مكتب السكرتارية؛ خاصة إذا كان مكتب السكرتير يعمل فيه أكثر من موظف.

تتناسق أحجام قطع الأثاث وارتفاعها، وأنواع أرضيات المكتب، أو أغطية الأرض المستعملة والسجاد.

استعمال أدراج المكاتب، والدواليب للأغراض المخصصة فعلياً لها.

توفير وسائل السلامة في المكتب؛ لتجنب الحوادث والإقلال منها؛ مثل توفير طفايات الحريق، وحقيبة الإسعافات الأولية، وغيرها.

يجب وضع جهاز الاتصال (الهاتف) على الجهة اليسرى للمتصل (للسكرتير)؛ حتى يتمكن من مسك السماعة بيده اليسرى، ويستعمل يده اليمنى في تدوين بعض ملحوظات الاتصال، أو البحث عن معلومة، وغير ذلك، ولكن قد يكون السكرتير أعسر ( يستخدم اليد اليسرى بدل اليمنى)؛ فلابد له أن يشير مكان الهاتف إلى الجهة الأخرى؛ ليتسنى له استعمال يده اليسرى في كتابة الملحوظات، وغيرها أثناء الحديث مع المتصل. --- SECTION: المعايير الخاصة باختيار الأثاث المناسب لعمل السكرتير --- الأثاث المكتبي يختلف من مكتب لآخر، ولكن توجد معايير محددة تناسب جميع أعمال المكاتب، منها: تناسب حجم الأثاث مع المساحة المتوفرة لعمل السكرتير سواء في مكتب مخصص، أم في مساحة مفتوحة، ومراعاة الفراغات المناسبة. تناسب شكل الأثاث، والمكاتب والكراسي، ومراعاة انسجام الألوان. تناسب الأثاث مع المكانة الأدبية للمدير، والسكرتير، والموظفين مع مراعاة عدد الزائرين، ونوعيتهم عند تصميم أماكن استقبالهم في مكتب السكرتارية. الأثاث المستعمل قابل للتحريك، وتغيير التصميم المناسب في ضوء نمو حجم العمل، أو تغيير أسلوبه، أو عند استبدال الأثاث. الكراسي صحية للوقاية من آلام الظهر، ومناسبة لطبيعة عمل السكرتارية. الدواليب مصنوعة ضد الحريق والرطوبة، ويكون لها أقفال؛ لحفظ الأوراق والملفات بها؛ نظراً لطبيعة عمل السكرتارية التي تتطلب حفظ الملفات والمستندات، وأرشفتها التي تتميز - كذلك - بالسرية. يصمم ترتيب المكاتب للموظفين بما يتناسق مع تدفق حركة المعاملات داخل مكتب السكرتارية؛ خاصة إذا كان مكتب السكرتير يعمل فيه أكثر من موظف. تتناسق أحجام قطع الأثاث وارتفاعها، وأنواع أرضيات المكتب، أو أغطية الأرض المستعملة والسجاد. استعمال أدراج المكاتب، والدواليب للأغراض المخصصة فعلياً لها. توفير وسائل السلامة في المكتب؛ لتجنب الحوادث والإقلال منها؛ مثل توفير طفايات الحريق، وحقيبة الإسعافات الأولية، وغيرها.