سؤال نشاط 1: لمكتب السكرتارية مواصفات خاصة تختلف من مكتب لآخر وفق طبيعة العمل، اكتب مقالاً لا يقل عن خمسة أسطر عن مواصفات مكتب السكرتارية.
الإجابة: أ- يجب أن يكون المكتب في مكان مناسب، وبعيداً عن الضوضاء والممرات، مع توفر إضاءة وتهوية جيدة، وأن يكون المكتب واسعاً ليتسع لكل الأجهزة والمعدات التي يحتاج إليها، مع توفر مساحات كافية للحركة، وأن يكون المكتب منظماً ومرتباً، وأن تكون الأوراق والملفات مصنفة في أماكنها، وأن تكون الأدوات المكتبية مثل الأقلام والدباسات والمفكرات، وغيرها في متناول اليد، وأن يكون المكتب مجهزاً بجميع اللوازم المكتبية اللازمة لإنجاز العمل، وأن يكون المكتب مجهزاً بأجهزة الأمن والسلامة مثل طفايات الحريق، وأن يكون المكتب مريحاً من حيث الأثاث والألوان، وأن يكون المكتب مجهزاً بجميع وسائل الاتصال مثل الهاتف والفاكس والإنترنت وغيرها.
خطوات الحل:
- **الشرح:** لنفهم هذا السؤال. المطلوب هو كتابة مقال قصير (لا يقل عن خمسة أسطر) عن مواصفات مكتب السكرتارية. الفكرة هنا هي أن مواصفات هذا المكتب تختلف حسب طبيعة العمل، لكن هناك مواصفات عامة أساسية. يمكننا تنظيم المقال بالتفكير في جوانب مختلفة للمكتب. أولاً، يجب أن نفكر في الموقع والبيئة المحيطة، مثل أن يكون المكتب في مكان هادئ بعيداً عن الضوضاء مع إضاءة وتهوية جيدة. ثانياً، نفكر في التصميم والمساحة، بحيث يكون واسعاً ومنظماً ليستوعب الأجهزة والملفات ويوفر مساحة للحركة. ثالثاً، نتناول التنظيم والأدوات، مثل أن تكون الأوراق مصنفة والأدوات المكتبية (كالأقلام والدباسات) في متناول اليد. رابعاً، نذكر التجهيزات الأساسية مثل اللوازم المكتبية وأجهزة الاتصال (الهاتف، الفاكس، الإنترنت). أخيراً، لا ننسى جوانب الأمن والراحة، مثل وجود طفايات الحريق وأثاث مريح. إذن، عند كتابة المقال، نركز على هذه النقاط الرئيسية ونربطها ببعض في فقرات متصلة، مع التأكد من أن النص يصل إلى خمسة أسطر على الأقل ويغطي المواصفات المهمة لمكتب سكرتارية فعال.