المواعيد - كتاب السكرتارية و الادارة المكتبية - الصف 12 - الفصل 1 - المملكة العربية السعودية

تحديد المواعيد لمقابلة المدير أو المسؤول، وكذلك مواعيد الاجتماعات.

استقبال الزوار الحاصلين على مواعيد مسبقة، وترتيب دخولهم إلى المدير بانتظام.

حل مشكلات المراجعين والزوار، وإحالتهم إلى جهات الاختصاص.

استقبال الضيوف الرسميين من داخل وخارج المنظمة، والزوار الحاصلين على مواعيد مسبقة وترتيب دخولهم بانتظام، ومرافقتهم.

ولإنجاح هذه المهمة يجب مراعاة ما يأتي:

تدوين المواعيد في نماذج مخصصة، أو على برنامج خاص بذلك على الحاسب الآلي، وعدم الاعتماد على الذاكرة في تحديد المواعيد والزيارات.

عدم السماح للزائر بالدخول على المدير قبل إبلاغه بذلك.

معرفة أماكن وجود المدير لإمكانية تذكيره بالمواعيد.

العناية بالنظافة، وترتيب المكتب، وتوفير المقاعد للانتظار، وبعض المكتبات.

المواعيد:

قبل البدء بتسجيل المواعيد، لابد من التنسيق مع المدير للإجابة على عدد من التساؤلات لتحديد المواعيد المناسبة، وهي:

في أي وقت من اليوم يبدأ بجدولة المواعيد؟ ومتى تنتهي؟

ما المدة الزمنية المقترحة التي يجب تخصيصها لكل موعد.

ما المواعيد التي يجب إعطاؤها الأولوية.

ما الذي يجب قوله لرفض إعطاء موعد لشخص يصر على الحصول على موعد.

كيف يبلغ المدير عن وصول زائر.

ما الإجراءات التي سوف تتبع عند تقديم الزائر، أو المدير.

كيف يمكن إنهاء المقابلة التي تمتد أكثر من الوقت المخصص لها.

ما الإجراءات التي سوف تتبع عند تقديم الضيافة للزائر.

تحديد المواعيد:

عند تحديد أي موعد لمقابلة المدير لابد أن يكون لدى السكرتير البيانات والمعلومات الآتية:

معرفة اسم صاحب الموعد، والمنظمة التي يعمل بها واسمه الوظيفي.

54

تحديد المواعيد لمقابلة المدير أو المسؤول، وكذلك مواعيد الاجتماعات. استقبال الزوار الحاصلين على مواعيد مسبقة، وترتيب دخولهم إلى المدير بانتظام. حل مشكلات المراجعين والزوار، وإحالتهم إلى جهات الاختصاص. استقبال الضيوف الرسميين من داخل وخارج المنظمة، والزوار الحاصلين على مواعيد مسبقة وترتيب دخولهم بانتظام، ومرافقتهم. ولإنجاح هذه المهمة يجب مراعاة ما يأتي: تدوين المواعيد في نماذج مخصصة، أو على برنامج خاص بذلك على الحاسب الآلي، وعدم الاعتماد على الذاكرة في تحديد المواعيد والزيارات. عدم السماح للزائر بالدخول على المدير قبل إبلاغه بذلك. معرفة أماكن وجود المدير لإمكانية تذكيره بالمواعيد. العناية بالنظافة، وترتيب المكتب، وتوفير المقاعد للانتظار، وبعض المكتبات. --- SECTION: المواعيد --- المواعيد: قبل البدء بتسجيل المواعيد، لابد من التنسيق مع المدير للإجابة على عدد من التساؤلات لتحديد المواعيد المناسبة، وهي: --- SECTION: 1 --- في أي وقت من اليوم يبدأ بجدولة المواعيد؟ ومتى تنتهي؟ --- SECTION: 2 --- ما المدة الزمنية المقترحة التي يجب تخصيصها لكل موعد. --- SECTION: 3 --- ما المواعيد التي يجب إعطاؤها الأولوية. --- SECTION: 4 --- ما الذي يجب قوله لرفض إعطاء موعد لشخص يصر على الحصول على موعد. --- SECTION: 5 --- كيف يبلغ المدير عن وصول زائر. --- SECTION: 6 --- ما الإجراءات التي سوف تتبع عند تقديم الزائر، أو المدير. --- SECTION: 7 --- كيف يمكن إنهاء المقابلة التي تمتد أكثر من الوقت المخصص لها. --- SECTION: 8 --- ما الإجراءات التي سوف تتبع عند تقديم الضيافة للزائر. --- SECTION: تحديد المواعيد --- تحديد المواعيد: عند تحديد أي موعد لمقابلة المدير لابد أن يكون لدى السكرتير البيانات والمعلومات الآتية: معرفة اسم صاحب الموعد، والمنظمة التي يعمل بها واسمه الوظيفي. 54 --- VISUAL CONTEXT --- **FIGURE**: Untitled Description: A calendar page with several colored push pins marking dates. The pins are red, blue, green, yellow, and purple. Some dates visible are 15. The image suggests scheduling and appointments. Context: Illustrates the concept of scheduling appointments and managing time.