نشاط 2 - كتاب السكرتارية و الادارة المكتبية - الصف 12 - الفصل 1 - المملكة العربية السعودية

نشاط 2

ما الفوائد المرجوة من وجود مفكرة لمواعيد المدير لدى السكرتير؟

تنظيم مقابلات الزائرين

في بداية عمل السكرتير يفضل أن يعرف تفضيلات المدير فيما يخص زوار المكتب؛ لأن كثيراً من الزوار قد يكون لديهم علاقات خاصة وسابقة، ولهم أسلوب خاص في التعامل معهم؛ مثل مدير عام المنظمة (أو أي مدير أعلى مستوى وظيفي من المدير الذي يعمل معه)، وبعض المراجعين، والعملاء المهمين، ولن يستطيع السكرتير تحديد ذلك؛ ولهذا يفضل أن يحدد ذلك من خلال سياسة عمل يقرها المدير في بداية عمل السكرتير معه. ولمعرفة تفضيلات المدير يمكن للسكرتير توجيه الأسئلة الآتية للمدير معه:

هل لديك قائمة بأسماء الأشخاص الذين تريد أن تراهم حال وصولهم بغض النظر عن مدى انشغالك وقت الحضور؟

هل هناك وقت محدد أو معين تخصصه لمقابلة الأشخاص؟

كيف تتعامل مع الزوار الذين لم تقابلهم بعد؟

هل يفضل أن يتولى السكرتير تقديم المدير للزوار؟ أم يقدم المدير للزوار؟

فالإجابة عن هذه الأسئلة سوف تساعد السكرتير على إعطاء صورة أفضل عن المنظمة التي يعمل بها، وتمنح أي زائر للمكتب.

إن الاحتفاظ بسجل رواد المكتب طريقة مجربة للحصول على المعلومات المطلوبة من الزوار، تلقائياً يطلب من كل زائر أن يسجل المعلومات الضرورية في هذا السجل، وقد يرفع هذا السجل الحرج عن موظفي المكتب من سؤال الزائرين عن المعلومات المطلوبة.

--- SECTION: نشاط 2 --- نشاط 2 --- SECTION: ما الفوائد المرجوة من وجود مفكرة لمواعيد المدير لدى السكرتير؟ --- ما الفوائد المرجوة من وجود مفكرة لمواعيد المدير لدى السكرتير؟ تنظيم مقابلات الزائرين في بداية عمل السكرتير يفضل أن يعرف تفضيلات المدير فيما يخص زوار المكتب؛ لأن كثيراً من الزوار قد يكون لديهم علاقات خاصة وسابقة، ولهم أسلوب خاص في التعامل معهم؛ مثل مدير عام المنظمة (أو أي مدير أعلى مستوى وظيفي من المدير الذي يعمل معه)، وبعض المراجعين، والعملاء المهمين، ولن يستطيع السكرتير تحديد ذلك؛ ولهذا يفضل أن يحدد ذلك من خلال سياسة عمل يقرها المدير في بداية عمل السكرتير معه. ولمعرفة تفضيلات المدير يمكن للسكرتير توجيه الأسئلة الآتية للمدير معه: --- SECTION: 1 --- هل لديك قائمة بأسماء الأشخاص الذين تريد أن تراهم حال وصولهم بغض النظر عن مدى انشغالك وقت الحضور؟ --- SECTION: 2 --- هل هناك وقت محدد أو معين تخصصه لمقابلة الأشخاص؟ --- SECTION: 3 --- كيف تتعامل مع الزوار الذين لم تقابلهم بعد؟ --- SECTION: 4 --- هل يفضل أن يتولى السكرتير تقديم المدير للزوار؟ أم يقدم المدير للزوار؟ فالإجابة عن هذه الأسئلة سوف تساعد السكرتير على إعطاء صورة أفضل عن المنظمة التي يعمل بها، وتمنح أي زائر للمكتب. إن الاحتفاظ بسجل رواد المكتب طريقة مجربة للحصول على المعلومات المطلوبة من الزوار، تلقائياً يطلب من كل زائر أن يسجل المعلومات الضرورية في هذا السجل، وقد يرفع هذا السجل الحرج عن موظفي المكتب من سؤال الزائرين عن المعلومات المطلوبة. --- VISUAL CONTEXT --- **FIGURE**: Untitled Description: Two men in traditional Arabic attire shaking hands, symbolizing a meeting or agreement. Context: Illustrates the concept of visitors and meetings in an office setting.