نشاط 1 - كتاب السكرتارية و الادارة المكتبية - الصف 12 - الفصل 1 - المملكة العربية السعودية

تاريخ الزيارة، أو المقابلة، ووقتها، ومكانها (المكتب أو قاعة اجتماع).

الغرض من الزيارة.

المستندات والوثائق المطلوب تجهيزها للمدير قبل المقابلة إن وجدت.

بعد الانتهاء من المقابلة أو الزيارة مع المدير؛ فإنه يتعين على السكرتير الآتي:

إصطحاب الزائر عند المغادرة، وتقديم الشكر له، وتوديعه.

تحديد موعد جديد إذا تطلب الأمر ذلك.

تسجيل نتائج المقابلة بالتنسيق مع المدير، ونسخها.

حفظ نتائج المقابلة في ملف الموضوع إذا لزم الأمر ذلك.

نشاط 1

صمم نموذجاً لتسجيل مواعيد المقابلات متضمناً ما تراه مناسباً من بيانات، مع كتابة عدة أمثلة مختلفة فيه.

مذكرة المواعيد اليومية للمدير:

يمكن للسكرتير أخذ توصيات من المدير، والتأكد من إمكانية إنجاز كافة الأعمال المجدولة لهذا اليوم، أو أن يُعدّل المدير بعض المواعيد والاجتماعات.

وتظهر أهمية عرض جدول العمل اليومي على المدير في الآتي:

يتيح الفرصة للمدير لتخطيط وقته لتخطيط وقته خلال اليوم.

يساعد السكرتير على معرفة مدى إمكانية الوفاء بالالتزامات من المقابلات، أو الاعتذار لمن سبق إعطاؤهم مواعيد قبل حضورهم إلى المكتب؛ الأمر الذي يحفظ لهم وقتهم، وكذلك يقلل من الإحراج الذي قد يقع فيه السكرتير.

يساعد المدير في تذكر الأعمال المطلوب إنجازها، والإعداد لها.

يساعد السكرتير في تحديد نوعية المعلومات المطلوبة للمدير، خاصة إذا كان لديه موعد اجتماع، أو لقاء يتطلب ذلك.

تاريخ الزيارة، أو المقابلة، ووقتها، ومكانها (المكتب أو قاعة اجتماع). الغرض من الزيارة. المستندات والوثائق المطلوب تجهيزها للمدير قبل المقابلة إن وجدت. بعد الانتهاء من المقابلة أو الزيارة مع المدير؛ فإنه يتعين على السكرتير الآتي: إصطحاب الزائر عند المغادرة، وتقديم الشكر له، وتوديعه. تحديد موعد جديد إذا تطلب الأمر ذلك. تسجيل نتائج المقابلة بالتنسيق مع المدير، ونسخها. حفظ نتائج المقابلة في ملف الموضوع إذا لزم الأمر ذلك. --- SECTION: نشاط 1 --- نشاط 1 صمم نموذجاً لتسجيل مواعيد المقابلات متضمناً ما تراه مناسباً من بيانات، مع كتابة عدة أمثلة مختلفة فيه. --- SECTION: مذكرة المواعيد اليومية للمدير --- مذكرة المواعيد اليومية للمدير: يمكن للسكرتير أخذ توصيات من المدير، والتأكد من إمكانية إنجاز كافة الأعمال المجدولة لهذا اليوم، أو أن يُعدّل المدير بعض المواعيد والاجتماعات. وتظهر أهمية عرض جدول العمل اليومي على المدير في الآتي: يتيح الفرصة للمدير لتخطيط وقته لتخطيط وقته خلال اليوم. يساعد السكرتير على معرفة مدى إمكانية الوفاء بالالتزامات من المقابلات، أو الاعتذار لمن سبق إعطاؤهم مواعيد قبل حضورهم إلى المكتب؛ الأمر الذي يحفظ لهم وقتهم، وكذلك يقلل من الإحراج الذي قد يقع فيه السكرتير. يساعد المدير في تذكر الأعمال المطلوب إنجازها، والإعداد لها. يساعد السكرتير في تحديد نوعية المعلومات المطلوبة للمدير، خاصة إذا كان لديه موعد اجتماع، أو لقاء يتطلب ذلك. --- VISUAL CONTEXT --- **FIGURE**: Untitled Description: A photograph showing two men in traditional Arabic attire in a meeting. One man is seated at a desk with a laptop and papers, gesturing while speaking to the other man who is seated opposite him, listening attentively. The laptop screen displays a bar chart. Context: Illustrates a professional meeting scenario, likely related to the text discussing interviews and daily schedules.