مكونات الخطاب الإداري الرسمي - كتاب السكرتارية و الادارة المكتبية - الصف 12 - الفصل 1 - المملكة العربية السعودية

مكونات الخطاب الإداري الرسمي

تتكون الخطابات الرسمية من عدد من العناصر الأساسية التي لابد من وجودها في الخطاب عند كتابته من قبل السكرتير، وهي:

الجهة المصدرة للخطاب: وهي الجهة التي حررت الخطاب، وتتضح من خلال الجزء العلوي من النماذج المطبوعة والجاهزة لدى الجهة (وهي ما يعرف بالترويسة) التي يتضح فيها اسم الجهة؛ الشعار الخاص بها.

الموضوع: هو عدد محدود من الكلمات (نصف سطر تقريباً) تصف باختصار فحوى الخطاب؛ بحيث يستطيع القارئ معرفة المضمون العام للرسالة، ويقع تحت الترويسة بالضبط.

الجهة المرسل إليها الخطاب: وينبغي أن يُستعمل اللقب الوظيفي لمثل تلك الجهة، وليس الاسم الشخصي لصاحب المنصب الوظيفي، وتختلف المصطلحات المتعلقة لمخاطبة الجهات بحسب مرتبة وزير؛ فيستعمل مصطلح معالي، ونحوه، أما إذا كانت الشخصية المخاطبة تمثل شخصاً ليس أكثر؛ فيستعمل مصطلح المكرم، وهكذا.

تحية الافتتاح: وأفضل هذه التحايا هي قول: "السلام عليكم ورحمة الله وبركاته"؛ فهي التحية المستعملة في المجتمعات المسلمة، وبعض التحايا الفاخرة؛ مثل تحية طيبة.

متن الخطاب: هو العرض التفصيلي لمحتوى للخطاب، ومكوناته الموضوعية، ومتن الخطاب يختلف من خطاب لآخر من حيث طوله، وطريقة عرض معلوماته وفقاً لظروف كل خطاب.

تحية الختام: وهي جملة تتم عن التقدير والاحترام للجهة التي سيرسل لها الخطاب، وهذه التحية تختلف من جهة لأخرى؛ فبعض الجهات تستعمل مصطلح: "وتقبلوا خالص التقدير والاحترام"، وجهات أخرى تستعمل مصطلح: "وتفضلوا بقبول وافر التقدير والاحترام"، وينبغي أن تكون تحية الختام معتدلة، ليس فيها مبالغة.

--- SECTION: مكونات الخطاب الإداري الرسمي --- مكونات الخطاب الإداري الرسمي تتكون الخطابات الرسمية من عدد من العناصر الأساسية التي لابد من وجودها في الخطاب عند كتابته من قبل السكرتير، وهي: الجهة المصدرة للخطاب: وهي الجهة التي حررت الخطاب، وتتضح من خلال الجزء العلوي من النماذج المطبوعة والجاهزة لدى الجهة (وهي ما يعرف بالترويسة) التي يتضح فيها اسم الجهة؛ الشعار الخاص بها. الموضوع: هو عدد محدود من الكلمات (نصف سطر تقريباً) تصف باختصار فحوى الخطاب؛ بحيث يستطيع القارئ معرفة المضمون العام للرسالة، ويقع تحت الترويسة بالضبط. الجهة المرسل إليها الخطاب: وينبغي أن يُستعمل اللقب الوظيفي لمثل تلك الجهة، وليس الاسم الشخصي لصاحب المنصب الوظيفي، وتختلف المصطلحات المتعلقة لمخاطبة الجهات بحسب مرتبة وزير؛ فيستعمل مصطلح معالي، ونحوه، أما إذا كانت الشخصية المخاطبة تمثل شخصاً ليس أكثر؛ فيستعمل مصطلح المكرم، وهكذا. تحية الافتتاح: وأفضل هذه التحايا هي قول: "السلام عليكم ورحمة الله وبركاته"؛ فهي التحية المستعملة في المجتمعات المسلمة، وبعض التحايا الفاخرة؛ مثل تحية طيبة. متن الخطاب: هو العرض التفصيلي لمحتوى للخطاب، ومكوناته الموضوعية، ومتن الخطاب يختلف من خطاب لآخر من حيث طوله، وطريقة عرض معلوماته وفقاً لظروف كل خطاب. تحية الختام: وهي جملة تتم عن التقدير والاحترام للجهة التي سيرسل لها الخطاب، وهذه التحية تختلف من جهة لأخرى؛ فبعض الجهات تستعمل مصطلح: "وتقبلوا خالص التقدير والاحترام"، وجهات أخرى تستعمل مصطلح: "وتفضلوا بقبول وافر التقدير والاحترام"، وينبغي أن تكون تحية الختام معتدلة، ليس فيها مبالغة.