كتابة التقارير والمقترحات المهنية - كتاب صناعة القرار في الأعمال - الصف 11 - الفصل 1 - المملكة العربية السعودية

📚 كتابة التقارير والمقترحات المهنية

المفاهيم الأساسية

التقرير: مستند مكتوب مُصمم لتقديم معلومات حول موضوع معين، ويكتب بشكل موضوعي حتى لو اشتمل على تحليل أو توصيات.

المقترح: مستند مكتوب مُصمم للإقناع والإعلام، يقدم معلومات حول منتج أو خدمة أو فكرة ويحاول إقناع القارئ بتبني الحل المقترح.

خريطة المفاهيم

```markmap

التواصل التنظيمي وصنع القرارات

أسئلة مراجعة

فوائد الشبكات الشخصية

• حصولك على الكثير من المعلومات
• السماح للمديرين بمشاركة المعلومات بسرعة وسهولة

أمثلة على التواصل الأفقي

• حل المشكلات بين الأقسام

آداب البريد الإلكتروني

#### استخدام حقل "نسخة كربونية (CC)"

• تضمين الأفراد فقط ممن لهم علاقة مباشرة بالرسالة

#### أسلوب إنهاء الرسالة المناسب

• تلخيص الفكرة الرئيسية
• ذكر تحية قصيرة
• ذكر الخطوات الواجب اتباعها أو الموعد النهائي
• قائمة ببعض الأسئلة التي تريد إجابة عنها

فهم دور الاجتماعات الفعالة

أهمية الاجتماعات

• مكون شائع في معظم المنظمات
• يقضي كبار المديرين التنفيذيين أكثر من نصف ساعات عملهم في الاجتماعات

فوائد الاجتماعات

• تعزيز التواصل البناء
• تتيح مروراقبة الدلالات اللفظية وغير اللفظية للمشاركين

أشكال الاجتماعات

• اجتماعات وجهًا لوجه
• اجتماعات افتراضية عبر الاتصالات الإلكترونية

متى نعقد اجتماعًا؟ (جدول 8-3)

• مشاركة معلومات تعلمها الفريق من مؤتمر
• مناقشة تأثير سياسة جديدة على الفريق
• الحصول على إجماع الفريق حول خيارين
• مناقشة مشكلة صعوبة برنامج ما

أسباب عقد اجتماعات الفرق

#### 1. مشاركة المعلومات

• تبادل المعلومات
• طرح الأسئلة والإجابة عنها
• جمع المعلومات
• إطلاع الجميع على الأخبار نفسها

#### 2. حل المشكلات

• مناقشة مشكلة معقدة
• وضع الحلول اللازمة

#### 3. التخطيط

• وضع الخطط
• تنسيق نشاطات الفريق ومهامه

#### 4. الاطلاع بالتحديثات

• إبقاء الأعضاء على اطلاع دائم بتقدم الفريق
• (تُسمى أيضاً: اجتماعات الحالة أو اجتماعات القسم)

#### 5. صنع القرارات

• الهدف الأساسي للاجتماع
• العمل بشكل تعاوني لاتخاذ قرار

أمثلة على اجتماعات صنع القرار

• مراجعة طلبات تعيين موظف
• تحديد أهداف المرحلة التالية من المشروع
• تقييم العطاءات من المقاولين المحتملين

تخطيط الاجتماعات الفعالة

1. ابدأ بتحديد الهدف من الاجتماع

• تحديد الغرض الأساسي وتلخيصه في بضع كلمات
• عدم البدء بالتخطيط دون وجود فكرة واضحة عن الهدف

2. تأكد من حاجتك إلى الاجتماع

• مراعاة التكلفة العالية للاجتماع (وقت المشاركين، تكاليف السفر)
• البحث عن بدائل (رسالة إلكترونية، اجتماع إلكتروني، مذكرة)

3. حدد المشاركين الرئيسيين

• تحديد الأفراد الأساسيين لإنجاح الاجتماع
• دعوة من يقدم معلومات أساسية أو يلعب دورًا فعالًا
• دعوة من يستفيد بشكل مباشر من الحضور

4. وزع جدول الأعمال والمعلومات مسبقًا

• إرسال جدول الأعمال قبل يومين على الأقل من الاجتماع
• إرفاق معلومات أخرى مثل التقارير التي يجب قراءتها قبل الاجتماع
• تقديم مواد مثل نسخ المستندات أو شرائح العرض التقديمي
• منح الأفراد وقتًا كافيًا للاستعداد
• طلب من الأفراد ذكر النقاط التي يريدون مناقشتها وإضافتها إلى جدول الأعمال

5. اختر المكان والزمان المناسبين

• تحديد الزمان والمكان المناسبين لمعظم الحاضرين
• فهم التزاماتهم الأخرى وتضارب المواعيد عند تحديد وقت الاجتماع
• تحديد مكان الاجتماع بالقرب من أكبر عدد ممكن من الأفراد وليس المكان المناسب لك فحسب

الحد الأقصى لعدد المشاركين في الاجتماع (الشكل 9-8)

#### حل المشكلات وصنع القرارات

• العدد الأقصى: حوالي 5 مشاركين

#### عرض المعلومات وتحديث المشكلات ومراجعتها

• العدد الأقصى: حوالي 25 مشاركًا

#### تحفيز المشاركين، وضع الأهداف

• العدد الأقصى: حوالي 45 مشاركًا

تطبيق: تقييم ممارسات إدارة الاجتماع

ممارسات غير فعالة ❌

• التأخر عن موعد الاجتماع.
• توزيع جدول الأعمال أثناء الاجتماع.
• التحدث معظم الوقت.
• تأخير بدء الاجتماع لـ 10 دقائق بعد الموعد.

ممارسات فعالة ✅

• البدء في الوقت المحدد حتى مع غياب بعض المشاركين.
• توزيع جدول الأعمال قبل أيام والالتزام به أثناء الاجتماع.
• التحضير المسبق لغرفة الاجتماعات (ترتيب، إضاءة، درجة حرارة).

أسئلة مراجعة (صفحة 267)

#### المواقف التي لا تستدعي عقد اجتماع

• إطلاع أعضاء الفريق الآخرين على ما تعلموه (بدون مناقشة أو إجماع)

#### أهداف عقد الاجتماع

• مناقشة ومعالجة المشكلات بهدف المنظمة
• تمكين التواصل والمراقبة اللفظية وغير اللفظية
• تذكير الجميع بالمواعيد النهائية المتفق عليها
• (ليس هدفاً: لقاء الزملاء وجهاً لوجه فقط)

#### توزيع جدول الأعمال

• يجب إرساله قبل يومين على الأقل من الاجتماع

#### عدد المشاركين في الاجتماع التحفيزي

• يمكن أن يصل إلى حوالي 45 مشاركًا

كتابة التقارير والمقترحات المهنية

1- التواصل المكتوب

#### التقرير

• مستند مكتوب لتقديم معلومات حول موضوع معين.
• يكتب بشكل موضوعي (قد يتضمن تحليلاً أو توصيات).

#### المقترح

• مستند مكتوب للإقناع والإعلام.
• يقدم معلومات حول منتج أو خدمة أو فكرة.
• يحاول إقناع القارئ بالحل الموصى به.

#### الفارق الأساسي بينهما (الوقت)

• المقترح: يُعد في وقت مبكر من عملية صنع القرار (ليؤثر في القرار).
• التقرير: يُكتب بعد اتخاذ بعض الإجراءات (يوثق حالة النشاط أو في ختامه).

2- اختيار نوع التواصل

• فهم أنواع التقارير والمقترحات المختلفة (كما في الشكل 11-8).
• استخدام أسئلة محددة لاختيار الخيار الأنسب.

```

نقاط مهمة

• التواصل المكتوب يقدم معلومات بتفاصيل أكثر من التواصل اللفظي.
• التقارير والمقترحات من أهم المستندات للمديرين.
• الفارق الرئيسي بين التقرير والمقترح هو توقيت الكتابة وليس المحتوى فقط.
• قبل الاختيار بين كتابة تقرير أو مقترح، يجب فهم أنواعهما المختلفة.

كتابة التقارير والمقترحات المهنية

الدرس 5

الفصل 8

رابط الدرس الرقمي

1- التواصل المكتوب Written communication

صُمم التواصل المكتوب لتقديم معلومات حول موضوع معين، وعادةً ما يكون ذلك بتفاصيل أكثر مما يمكن للتواصل اللفظي تقديمه. ثمة نوعان من المستندات المهمة للمديرين وهما التقارير والمقترحات. غالبًا ما تُكتب التقارير بشكل موضوعي كونها قد تتضمن تحليلاً أو توصيات. في المقابل، يقدم المقترح معلومات حول منتج أو خدمة أو فكرة ما ويحاول إقناع القارئ بالحل الموصى به.

التقرير: مستند مكتوب مُصمم لتقديم معلومات حول موضوع معين. تُكتب التقارير بشكل موضوعي حتى لو أن بعضها يشتمل على تحليل أو توصيات. المقترح: مستند مكتوب مُصمم للإقناع والإعلام، يقدم معلومات حول منتج أو خدمة أو فكرة ما ويحاول إقناع القارئ بتبني الحل المقترح.

الفارق الأساسي بين التقارير والمقترحات هو وقت كتابتها. عادةً ما يُعد المقترح في وقت مبكر من عملية صنع القرار عندما يكون قادرًا على التأثير في القرارات، في حين يُكتب التقرير بعد اتخاذ بعض الإجراءات، إذ توثق بعض التقارير حالة النشاط أو المشروع عند حدوثه، كما تُكتب تقارير أخرى في ختام النشاط أو المشروع.

2- اختيار نوع التواصل Choosing the form of communication

قبل اتخاذ قرار حول ما إذا كنت ستكتب تقريرًا أم مقترحًا، من المهم فهم مختلف أنواع التقارير والمقترحات التي يمكن استخدامها، كما هو موضح في الشكل "11-8". ستساعد الأسئلة التالية في تحديد الخيار الأنسب:

وزارة التعليم Ministry of Education 2025 - 1447 الفصل 8 268

كتابة التقارير والمقترحات المهنية --- SECTION: الدرس 5 --- الدرس 5 --- SECTION: الفصل 8 --- الفصل 8 --- SECTION: رابط الدرس الرقمي --- رابط الدرس الرقمي --- SECTION: 1- التواصل المكتوب --- 1- التواصل المكتوب Written communication صُمم التواصل المكتوب لتقديم معلومات حول موضوع معين، وعادةً ما يكون ذلك بتفاصيل أكثر مما يمكن للتواصل اللفظي تقديمه. ثمة نوعان من المستندات المهمة للمديرين وهما التقارير والمقترحات. غالبًا ما تُكتب التقارير بشكل موضوعي كونها قد تتضمن تحليلاً أو توصيات. في المقابل، يقدم المقترح معلومات حول منتج أو خدمة أو فكرة ما ويحاول إقناع القارئ بالحل الموصى به. التقرير: مستند مكتوب مُصمم لتقديم معلومات حول موضوع معين. تُكتب التقارير بشكل موضوعي حتى لو أن بعضها يشتمل على تحليل أو توصيات. المقترح: مستند مكتوب مُصمم للإقناع والإعلام، يقدم معلومات حول منتج أو خدمة أو فكرة ما ويحاول إقناع القارئ بتبني الحل المقترح. الفارق الأساسي بين التقارير والمقترحات هو وقت كتابتها. عادةً ما يُعد المقترح في وقت مبكر من عملية صنع القرار عندما يكون قادرًا على التأثير في القرارات، في حين يُكتب التقرير بعد اتخاذ بعض الإجراءات، إذ توثق بعض التقارير حالة النشاط أو المشروع عند حدوثه، كما تُكتب تقارير أخرى في ختام النشاط أو المشروع. --- SECTION: 2- اختيار نوع التواصل --- 2- اختيار نوع التواصل Choosing the form of communication قبل اتخاذ قرار حول ما إذا كنت ستكتب تقريرًا أم مقترحًا، من المهم فهم مختلف أنواع التقارير والمقترحات التي يمكن استخدامها، كما هو موضح في الشكل "11-8". ستساعد الأسئلة التالية في تحديد الخيار الأنسب: وزارة التعليم Ministry of Education 2025 - 1447 الفصل 8 268