4. هل سيقدم تقريرك معلومات أو سيحلل موضوعًا معينًا؟ - كتاب صناعة القرار في الأعمال - الصف 11 - الفصل 1 - المملكة العربية السعودية

📚 أنواع التقارير والمقترحات (استكمال)

المفاهيم الأساسية

التقارير الإعلامية (Informational reports): نوع من التقارير يقدم معلومات بصيغة واضحة وموضوعية، ويكون مناسباً لتقديم ملخص واضح وموضوعي.

التقارير التحليلية (Analytical reports): نوع من التقارير يقدم بيانات وتحليلات واستنتاجات من خلال توفير خيارات مختلفة، وتحديد إيجابيات البدائل وسلبياتها، بما في ذلك توصيات محددة.

المقترحات الداخلية (Internal proposals): نوع من المقترحات يوصي بكيفية حل المشكلات داخل المنظمة.

المقترحات الخارجية (External proposals): مقترح مكتوب يستهدف جمهورًا من خارج المنظمة، لبيع المنتجات أو الخدمات للعملاء.

خريطة المفاهيم

```markmap

التواصل التنظيمي وصنع القرارات

أسئلة مراجعة

فوائد الشبكات الشخصية

• حصولك على الكثير من المعلومات
• السماح للمديرين بمشاركة المعلومات بسرعة وسهولة

أمثلة على التواصل الأفقي

• حل المشكلات بين الأقسام

آداب البريد الإلكتروني

#### استخدام حقل "نسخة كربونية (CC)"

• تضمين الأفراد فقط ممن لهم علاقة مباشرة بالرسالة

#### أسلوب إنهاء الرسالة المناسب

• تلخيص الفكرة الرئيسية
• ذكر تحية قصيرة
• ذكر الخطوات الواجب اتباعها أو الموعد النهائي
• قائمة ببعض الأسئلة التي تريد إجابة عنها

فهم دور الاجتماعات الفعالة

أهمية الاجتماعات

• مكون شائع في معظم المنظمات
• يقضي كبار المديرين التنفيذيين أكثر من نصف ساعات عملهم في الاجتماعات

فوائد الاجتماعات

• تعزيز التواصل البناء
• تتيح مروراقبة الدلالات اللفظية وغير اللفظية للمشاركين

أشكال الاجتماعات

• اجتماعات وجهًا لوجه
• اجتماعات افتراضية عبر الاتصالات الإلكترونية

متى نعقد اجتماعًا؟ (جدول 8-3)

• مشاركة معلومات تعلمها الفريق من مؤتمر
• مناقشة تأثير سياسة جديدة على الفريق
• الحصول على إجماع الفريق حول خيارين
• مناقشة مشكلة صعوبة برنامج ما

أسباب عقد اجتماعات الفرق

#### 1. مشاركة المعلومات

• تبادل المعلومات
• طرح الأسئلة والإجابة عنها
• جمع المعلومات
• إطلاع الجميع على الأخبار نفسها

#### 2. حل المشكلات

• مناقشة مشكلة معقدة
• وضع الحلول اللازمة

#### 3. التخطيط

• وضع الخطط
• تنسيق نشاطات الفريق ومهامه

#### 4. الاطلاع بالتحديثات

• إبقاء الأعضاء على اطلاع دائم بتقدم الفريق
• (تُسمى أيضاً: اجتماعات الحالة أو اجتماعات القسم)

#### 5. صنع القرارات

• الهدف الأساسي للاجتماع
• العمل بشكل تعاوني لاتخاذ قرار

أمثلة على اجتماعات صنع القرار

• مراجعة طلبات تعيين موظف
• تحديد أهداف المرحلة التالية من المشروع
• تقييم العطاءات من المقاولين المحتملين

تخطيط الاجتماعات الفعالة

1. ابدأ بتحديد الهدف من الاجتماع

• تحديد الغرض الأساسي وتلخيصه في بضع كلمات
• عدم البدء بالتخطيط دون وجود فكرة واضحة عن الهدف

2. تأكد من حاجتك إلى الاجتماع

• مراعاة التكلفة العالية للاجتماع (وقت المشاركين، تكاليف السفر)
• البحث عن بدائل (رسالة إلكترونية، اجتماع إلكتروني، مذكرة)

3. حدد المشاركين الرئيسيين

• تحديد الأفراد الأساسيين لإنجاح الاجتماع
• دعوة من يقدم معلومات أساسية أو يلعب دورًا فعالًا
• دعوة من يستفيد بشكل مباشر من الحضور

4. وزع جدول الأعمال والمعلومات مسبقًا

• إرسال جدول الأعمال قبل يومين على الأقل من الاجتماع
• إرفاق معلومات أخرى مثل التقارير التي يجب قراءتها قبل الاجتماع
• تقديم مواد مثل نسخ المستندات أو شرائح العرض التقديمي
• منح الأفراد وقتًا كافيًا للاستعداد
• طلب من الأفراد ذكر النقاط التي يريدون مناقشتها وإضافتها إلى جدول الأعمال

5. اختر المكان والزمان المناسبين

• تحديد الزمان والمكان المناسبين لمعظم الحاضرين
• فهم التزاماتهم الأخرى وتضارب المواعيد عند تحديد وقت الاجتماع
• تحديد مكان الاجتماع بالقرب من أكبر عدد ممكن من الأفراد وليس المكان المناسب لك فحسب

الحد الأقصى لعدد المشاركين في الاجتماع (الشكل 9-8)

#### حل المشكلات وصنع القرارات

• العدد الأقصى: حوالي 5 مشاركين

#### عرض المعلومات وتحديث المشكلات ومراجعتها

• العدد الأقصى: حوالي 25 مشاركًا

#### تحفيز المشاركين، وضع الأهداف

• العدد الأقصى: حوالي 45 مشاركًا

تطبيق: تقييم ممارسات إدارة الاجتماع

ممارسات غير فعالة ❌

• التأخر عن موعد الاجتماع.
• توزيع جدول الأعمال أثناء الاجتماع.
• التحدث معظم الوقت.
• تأخير بدء الاجتماع لـ 10 دقائق بعد الموعد.

ممارسات فعالة ✅

• البدء في الوقت المحدد حتى مع غياب بعض المشاركين.
• توزيع جدول الأعمال قبل أيام والالتزام به أثناء الاجتماع.
• التحضير المسبق لغرفة الاجتماعات (ترتيب، إضاءة، درجة حرارة).

أسئلة مراجعة (صفحة 267)

#### المواقف التي لا تستدعي عقد اجتماع

• إطلاع أعضاء الفريق الآخرين على ما تعلموه (بدون مناقشة أو إجماع)

#### أهداف عقد الاجتماع

• مناقشة ومعالجة المشكلات بهدف المنظمة
• تمكين التواصل والمراقبة اللفظية وغير اللفظية
• تذكير الجميع بالمواعيد النهائية المتفق عليها
• (ليس هدفاً: لقاء الزملاء وجهاً لوجه فقط)

#### توزيع جدول الأعمال

• يجب إرساله قبل يومين على الأقل من الاجتماع

#### عدد المشاركين في الاجتماع التحفيزي

• يمكن أن يصل إلى حوالي 45 مشاركًا

كتابة التقارير والمقترحات المهنية

1- التواصل المكتوب

#### التقرير

• مستند مكتوب لتقديم معلومات حول موضوع معين.
• يكتب بشكل موضوعي (قد يتضمن تحليلاً أو توصيات).

#### المقترح

• مستند مكتوب للإقناع والإعلام.
• يقدم معلومات حول منتج أو خدمة أو فكرة.
• يحاول إقناع القارئ بالحل الموصى به.

#### الفارق الأساسي بينهما (الوقت)

• المقترح: يُعد في وقت مبكر من عملية صنع القرار (ليؤثر في القرار).
• التقرير: يُكتب بعد اتخاذ بعض الإجراءات (يوثق حالة النشاط أو في ختامه).

2- اختيار نوع التواصل

• فهم أنواع التقارير والمقترحات المختلفة (كما في الشكل 11-8).
• استخدام أسئلة محددة لاختيار الخيار الأنسب.

3- خطوات التخطيط للكتابة

#### 1. ما هدفك من الكتابة؟

• الخطوة الأولى هي تحديد الهدف بوضوح (الإعلام، التحليل، الإقناع).
• الهدف يساعد في تحديد التنسيق المناسب.

#### 2. من هم القراء؟

• تحديد القراء قبل الكتابة.
• فهم مستوى معرفتهم بالموضوع واحتياجاتهم.
• مراعاة القارئ الأساسي (غالبًا صانع القرار) والقارئ الثانوي.

#### 3. هل يجب كتابة تقرير أم مقترح؟

• هدف التقرير: مشاركة المعلومات.
• هدف المقترح: إقناع القراء بتبني فكرة أو منتج أو حل.
• المقترحات تنتهي بتوصية واحدة واضحة.

4- أنواع التقارير والمقترحات (الشكل 11-8)

#### المقترحات

• الداخلية: تقدم حلاً للجمهور من داخل المنظمة.
• الخارجية: تقدم حلاً للجمهور من خارج المنظمة.
• تؤدي إلى قرار أو إجراء.

#### التقارير (تنتج عن القرار أو الإجراء)

• التقرير التحليلي: يقدم البدائل والتوصيات.
• التقرير الإعلامي: يلخص موضوعًا ما.

5- أسئلة لتحديد نوع التقرير أو المقترح

#### 4. هل سيقدم تقريرك معلومات أو سيحلل موضوعًا معينًا؟

• التقارير الإعلامية: تقدم معلومات بصيغة واضحة وموضوعية (ملخص).
• التقارير التحليلية: تقدم بيانات وتحليلات واستنتاجات، وتستعرض خيارات مختلفة، وتحدد إيجابيات وسلبيات البدائل، وتتضمن توصيات محددة.

#### 5. هل يستهدف مقترحك جمهورًا داخليًا أم خارجيًا؟

• المقترحات الداخلية: توصي بكيفية حل المشكلات داخل المنظمة.
• المقترحات الخارجية: صُممت لبيع المنتجات أو الخدمات للعملاء، وعادةً ما تُكتب استجابة لطلب ما.

```

نقاط مهمة

• تساعد الإجابات على الأسئلة (مثل هل سيقدم التقرير معلومات أم تحليلاً؟ ومن هو الجمهور المستهدف؟) في تحديد:

- المدة التي يجب أن يستغرقها التقرير.

- المعلومات التي يجب تضمينها.

- درجة الإجراءات الرسمية له.

• يوضح الجدول "4-8" السيناريوهات المختلفة التي تستدعي كتابة تقرير أو مقترح أو استخدام قناة اتصال مختلفة.

4. هل سيقدم تقريرك معلومات أو سيحلل موضوعًا معينًا؟

Will your report present information or analyze a topic?

تقدم التقارير إلى نوعين، حيث تقدم التقارير الإعلامية Informational reports بصيغة واضحة وموضوعية، وتكون مناسبة عندما تريد تقديم ملخص عندما تريد تقديم ملخص واضح وموضوعي. أما التقارير التحليلية Analytical reports، فهي نوع من التقارير يقدم بيانات وتحليلات واستنتاجات، وغالباً ما تستعرض خيارات مختلفة، وتحدد إيجابيات البدائل وسلبياتها، وتتضمن توصيات محددة.

تعريفان

التقارير الإعلامية Informational reports: نوع من التقارير يقدم معلومات بصيغة واضحة وموضوعية، ويكون مناسباً عندما تريد تقديم ملخص واضح وموضوعي. التقارير التحليلية Analytical reports: نوع من التقارير يقدم بيانات وتحليلات واستنتاجات من خلال توفير خيارات مختلفة، وتحديد إيجابيات البدائل وسلبياتها، بما في ذلك توصيات محددة.

5. هل يستهدف مقترحك جمهورًا داخليًا أم خارجيًا؟

Is your proposal for an internal or external audience?

تنقسم المقترحات - أيضًا - إلى نوعين. إذ توصي المقترحات الداخلية Internal proposals بكيفية حل المشكلات داخل المنظمة، مثل تغيير إجراء ما أو استخدام إليك المنتجات أو الخدمات المختلفة، في حين صُممت المقترحات الخارجية External proposals لبيع المنتجات أو الخدمات للعملاء، وعادةً ما تُكتب استجابة لطلب ما.

تساعدك الإجابات عن الأسئلة السابقة في تحديد المدة التي يجب أن يستغرقها تقريرك، والمعلومات التي يجب تضمينها، ودرجة الإجراءات الرسمية لها.

تعريفان

المقترحات الداخلية Internal proposals: نوع من المقترحات يوصي بكيفية حل المشكلات داخل المنظمة. المقترحات الخارجية External proposals: مقترح مكتوب يستهدف جمهورًا من خارج المنظمة.

يوضح الجدول "4-8" السيناريوهات المختلفة التي تستدعي كتابة تقرير أو مقترح أو استخدام قناة مختلفة مناسبة.

وزارة التعليم 2025 - 1447

الفصل 8

270

--- SECTION: 4. هل سيقدم تقريرك معلومات أو سيحلل موضوعًا معينًا؟ --- 4. هل سيقدم تقريرك معلومات أو سيحلل موضوعًا معينًا؟ Will your report present information or analyze a topic? تقدم التقارير إلى نوعين، حيث تقدم التقارير الإعلامية Informational reports بصيغة واضحة وموضوعية، وتكون مناسبة عندما تريد تقديم ملخص عندما تريد تقديم ملخص واضح وموضوعي. أما التقارير التحليلية Analytical reports، فهي نوع من التقارير يقدم بيانات وتحليلات واستنتاجات، وغالباً ما تستعرض خيارات مختلفة، وتحدد إيجابيات البدائل وسلبياتها، وتتضمن توصيات محددة. --- SECTION: تعريفان --- تعريفان التقارير الإعلامية Informational reports: نوع من التقارير يقدم معلومات بصيغة واضحة وموضوعية، ويكون مناسباً عندما تريد تقديم ملخص واضح وموضوعي. التقارير التحليلية Analytical reports: نوع من التقارير يقدم بيانات وتحليلات واستنتاجات من خلال توفير خيارات مختلفة، وتحديد إيجابيات البدائل وسلبياتها، بما في ذلك توصيات محددة. --- SECTION: 5. هل يستهدف مقترحك جمهورًا داخليًا أم خارجيًا؟ --- 5. هل يستهدف مقترحك جمهورًا داخليًا أم خارجيًا؟ Is your proposal for an internal or external audience? تنقسم المقترحات - أيضًا - إلى نوعين. إذ توصي المقترحات الداخلية Internal proposals بكيفية حل المشكلات داخل المنظمة، مثل تغيير إجراء ما أو استخدام إليك المنتجات أو الخدمات المختلفة، في حين صُممت المقترحات الخارجية External proposals لبيع المنتجات أو الخدمات للعملاء، وعادةً ما تُكتب استجابة لطلب ما. تساعدك الإجابات عن الأسئلة السابقة في تحديد المدة التي يجب أن يستغرقها تقريرك، والمعلومات التي يجب تضمينها، ودرجة الإجراءات الرسمية لها. --- SECTION: تعريفان --- تعريفان المقترحات الداخلية Internal proposals: نوع من المقترحات يوصي بكيفية حل المشكلات داخل المنظمة. المقترحات الخارجية External proposals: مقترح مكتوب يستهدف جمهورًا من خارج المنظمة. يوضح الجدول "4-8" السيناريوهات المختلفة التي تستدعي كتابة تقرير أو مقترح أو استخدام قناة مختلفة مناسبة. وزارة التعليم 2025 - 1447 الفصل 8 270