الشكل 11-8 - كتاب صناعة القرار في الأعمال - الصف 11 - الفصل 1 - المملكة العربية السعودية

📚 أنواع التقارير والمقترحات

المفاهيم الأساسية

المقترحات الداخلية: تقدم حلاً للجمهور من داخل المنظمة.

المقترحات الخارجية: تقدم حلاً للجمهور من خارج المنظمة.

التقرير التحليلي: يقدم البدائل والتوصيات.

التقرير الإعلامي: يلخص موضوعًا ما.

خريطة المفاهيم

```markmap

التواصل التنظيمي وصنع القرارات

أسئلة مراجعة

فوائد الشبكات الشخصية

• حصولك على الكثير من المعلومات
• السماح للمديرين بمشاركة المعلومات بسرعة وسهولة

أمثلة على التواصل الأفقي

• حل المشكلات بين الأقسام

آداب البريد الإلكتروني

#### استخدام حقل "نسخة كربونية (CC)"

• تضمين الأفراد فقط ممن لهم علاقة مباشرة بالرسالة

#### أسلوب إنهاء الرسالة المناسب

• تلخيص الفكرة الرئيسية
• ذكر تحية قصيرة
• ذكر الخطوات الواجب اتباعها أو الموعد النهائي
• قائمة ببعض الأسئلة التي تريد إجابة عنها

فهم دور الاجتماعات الفعالة

أهمية الاجتماعات

• مكون شائع في معظم المنظمات
• يقضي كبار المديرين التنفيذيين أكثر من نصف ساعات عملهم في الاجتماعات

فوائد الاجتماعات

• تعزيز التواصل البناء
• تتيح مروراقبة الدلالات اللفظية وغير اللفظية للمشاركين

أشكال الاجتماعات

• اجتماعات وجهًا لوجه
• اجتماعات افتراضية عبر الاتصالات الإلكترونية

متى نعقد اجتماعًا؟ (جدول 8-3)

• مشاركة معلومات تعلمها الفريق من مؤتمر
• مناقشة تأثير سياسة جديدة على الفريق
• الحصول على إجماع الفريق حول خيارين
• مناقشة مشكلة صعوبة برنامج ما

أسباب عقد اجتماعات الفرق

#### 1. مشاركة المعلومات

• تبادل المعلومات
• طرح الأسئلة والإجابة عنها
• جمع المعلومات
• إطلاع الجميع على الأخبار نفسها

#### 2. حل المشكلات

• مناقشة مشكلة معقدة
• وضع الحلول اللازمة

#### 3. التخطيط

• وضع الخطط
• تنسيق نشاطات الفريق ومهامه

#### 4. الاطلاع بالتحديثات

• إبقاء الأعضاء على اطلاع دائم بتقدم الفريق
• (تُسمى أيضاً: اجتماعات الحالة أو اجتماعات القسم)

#### 5. صنع القرارات

• الهدف الأساسي للاجتماع
• العمل بشكل تعاوني لاتخاذ قرار

أمثلة على اجتماعات صنع القرار

• مراجعة طلبات تعيين موظف
• تحديد أهداف المرحلة التالية من المشروع
• تقييم العطاءات من المقاولين المحتملين

تخطيط الاجتماعات الفعالة

1. ابدأ بتحديد الهدف من الاجتماع

• تحديد الغرض الأساسي وتلخيصه في بضع كلمات
• عدم البدء بالتخطيط دون وجود فكرة واضحة عن الهدف

2. تأكد من حاجتك إلى الاجتماع

• مراعاة التكلفة العالية للاجتماع (وقت المشاركين، تكاليف السفر)
• البحث عن بدائل (رسالة إلكترونية، اجتماع إلكتروني، مذكرة)

3. حدد المشاركين الرئيسيين

• تحديد الأفراد الأساسيين لإنجاح الاجتماع
• دعوة من يقدم معلومات أساسية أو يلعب دورًا فعالًا
• دعوة من يستفيد بشكل مباشر من الحضور

4. وزع جدول الأعمال والمعلومات مسبقًا

• إرسال جدول الأعمال قبل يومين على الأقل من الاجتماع
• إرفاق معلومات أخرى مثل التقارير التي يجب قراءتها قبل الاجتماع
• تقديم مواد مثل نسخ المستندات أو شرائح العرض التقديمي
• منح الأفراد وقتًا كافيًا للاستعداد
• طلب من الأفراد ذكر النقاط التي يريدون مناقشتها وإضافتها إلى جدول الأعمال

5. اختر المكان والزمان المناسبين

• تحديد الزمان والمكان المناسبين لمعظم الحاضرين
• فهم التزاماتهم الأخرى وتضارب المواعيد عند تحديد وقت الاجتماع
• تحديد مكان الاجتماع بالقرب من أكبر عدد ممكن من الأفراد وليس المكان المناسب لك فحسب

الحد الأقصى لعدد المشاركين في الاجتماع (الشكل 9-8)

#### حل المشكلات وصنع القرارات

• العدد الأقصى: حوالي 5 مشاركين

#### عرض المعلومات وتحديث المشكلات ومراجعتها

• العدد الأقصى: حوالي 25 مشاركًا

#### تحفيز المشاركين، وضع الأهداف

• العدد الأقصى: حوالي 45 مشاركًا

تطبيق: تقييم ممارسات إدارة الاجتماع

ممارسات غير فعالة ❌

• التأخر عن موعد الاجتماع.
• توزيع جدول الأعمال أثناء الاجتماع.
• التحدث معظم الوقت.
• تأخير بدء الاجتماع لـ 10 دقائق بعد الموعد.

ممارسات فعالة ✅

• البدء في الوقت المحدد حتى مع غياب بعض المشاركين.
• توزيع جدول الأعمال قبل أيام والالتزام به أثناء الاجتماع.
• التحضير المسبق لغرفة الاجتماعات (ترتيب، إضاءة، درجة حرارة).

أسئلة مراجعة (صفحة 267)

#### المواقف التي لا تستدعي عقد اجتماع

• إطلاع أعضاء الفريق الآخرين على ما تعلموه (بدون مناقشة أو إجماع)

#### أهداف عقد الاجتماع

• مناقشة ومعالجة المشكلات بهدف المنظمة
• تمكين التواصل والمراقبة اللفظية وغير اللفظية
• تذكير الجميع بالمواعيد النهائية المتفق عليها
• (ليس هدفاً: لقاء الزملاء وجهاً لوجه فقط)

#### توزيع جدول الأعمال

• يجب إرساله قبل يومين على الأقل من الاجتماع

#### عدد المشاركين في الاجتماع التحفيزي

• يمكن أن يصل إلى حوالي 45 مشاركًا

كتابة التقارير والمقترحات المهنية

1- التواصل المكتوب

#### التقرير

• مستند مكتوب لتقديم معلومات حول موضوع معين.
• يكتب بشكل موضوعي (قد يتضمن تحليلاً أو توصيات).

#### المقترح

• مستند مكتوب للإقناع والإعلام.
• يقدم معلومات حول منتج أو خدمة أو فكرة.
• يحاول إقناع القارئ بالحل الموصى به.

#### الفارق الأساسي بينهما (الوقت)

• المقترح: يُعد في وقت مبكر من عملية صنع القرار (ليؤثر في القرار).
• التقرير: يُكتب بعد اتخاذ بعض الإجراءات (يوثق حالة النشاط أو في ختامه).

2- اختيار نوع التواصل

• فهم أنواع التقارير والمقترحات المختلفة (كما في الشكل 11-8).
• استخدام أسئلة محددة لاختيار الخيار الأنسب.

3- خطوات التخطيط للكتابة

#### 1. ما هدفك من الكتابة؟

• الخطوة الأولى هي تحديد الهدف بوضوح (الإعلام، التحليل، الإقناع).
• الهدف يساعد في تحديد التنسيق المناسب.

#### 2. من هم القراء؟

• تحديد القراء قبل الكتابة.
• فهم مستوى معرفتهم بالموضوع واحتياجاتهم.
• مراعاة القارئ الأساسي (غالبًا صانع القرار) والقارئ الثانوي.

#### 3. هل يجب كتابة تقرير أم مقترح؟

• هدف التقرير: مشاركة المعلومات.
• هدف المقترح: إقناع القراء بتبني فكرة أو منتج أو حل.
• المقترحات تنتهي بتوصية واحدة واضحة.

4- أنواع التقارير والمقترحات (الشكل 11-8)

#### المقترحات

• الداخلية: تقدم حلاً للجمهور من داخل المنظمة.
• الخارجية: تقدم حلاً للجمهور من خارج المنظمة.
• تؤدي إلى قرار أو إجراء.

#### التقارير (تنتج عن القرار أو الإجراء)

• التقرير التحليلي: يقدم البدائل والتوصيات.
• التقرير الإعلامي: يلخص موضوعًا ما.

```

نقاط مهمة

• الهدف العام للتقارير هو الإجابة عن الأسئلة وحل المشكلات.
• عند كتابة تقرير أو مقترح، ابدأ بتحديد هدفك بوضوح (إعلام، تحليل، إقناع).
• حدد جمهورك (القارئ الأساسي غالبًا هو صانع القرار) وفهم احتياجاتهم.
• التقرير لمشاركة المعلومات، بينما المقترح للإقناع بتبني فكرة أو حل.

أنواع التقارير والمقترحات

المقترحات الداخلية تقدم حلاً للجمهور من داخل المنظمة

المقترحات الخارجية تقدم حلاً للجمهور من خارج المنظمة

القرار أو الإجراء

التقرير التحليلي يقدم البدائل والتوصيات

التقرير الإعلامي يلخص موضوعًا ما

تكمن الأهداف العامة للتقارير في الإجابة عن الأسئلة وحل المشكلات.

What is your purpose for writing? الخطوة الأولى في كتابة التقرير هي تحديد هدفك بوضوح. ابدأ بتحليل ما تريد تحقيقه. هل هدفك هو الإعلام بال مستجدات أو التحليل أو الإقناع؟ سيساعدك هدفك على تحديد التنسيق الذي يجب استخدامه.

غالبًا ما يكون القارئ الأساسي هو صانع القرار.

Who are your readers? كما هي الحال مع أنواع المستندات الأخرى، لا بد من تحديد القراء قبل كتابة التقرير أو المقترح. وتلبية لاحتياجات القراء على أنسب وجه، يجب إدراك مدى فهمهم لموضوعك. ماذا يريدون أن يعرفوا عن قراءة تقريرك أو مقترحك؟ كيف يمكن أن يتفاعل القراء مع المستند؟ ما الأسلوب الذي يجب اتباعه لجعل المعلومات واضحة ومفهومة للقراء؟ كذلك لا بد من حرصك على مراعاة القارئ الأولي (الأساسي) والقارئ الثانوي، والذي يشمل أي فرد آخر يقرأ المستند.

Should you write a report or a proposal? الهدف من كتابة التقارير هو مشاركة المعلومات مع فرد آخر، في حين يكمن الهدف من كتابة المقترحات في إقناع القراء بتبني فكرتك أو منتجك أو حلك. تشبه المقترحات التقارير إلى حد كبير، باستثناء انتهاء المقترحات بتقديم توصية واحدة واضحة فحسب. يوضح الجدول "4-8" الحالات المقترحة لكتابة تقرير أو مقترح.

التواصل

269 وزارة التعليم Ministry of Education 2025 - 1447

--- SECTION: الشكل 11-8 --- أنواع التقارير والمقترحات المقترحات الداخلية تقدم حلاً للجمهور من داخل المنظمة المقترحات الخارجية تقدم حلاً للجمهور من خارج المنظمة القرار أو الإجراء التقرير التحليلي يقدم البدائل والتوصيات التقرير الإعلامي يلخص موضوعًا ما --- SECTION: لمحة سريعة --- تكمن الأهداف العامة للتقارير في الإجابة عن الأسئلة وحل المشكلات. --- SECTION: 1. ما هدفك من الكتابة؟ --- What is your purpose for writing? الخطوة الأولى في كتابة التقرير هي تحديد هدفك بوضوح. ابدأ بتحليل ما تريد تحقيقه. هل هدفك هو الإعلام بال مستجدات أو التحليل أو الإقناع؟ سيساعدك هدفك على تحديد التنسيق الذي يجب استخدامه. --- SECTION: لمحة سريعة --- غالبًا ما يكون القارئ الأساسي هو صانع القرار. --- SECTION: 2. من هم القراء؟ --- Who are your readers? كما هي الحال مع أنواع المستندات الأخرى، لا بد من تحديد القراء قبل كتابة التقرير أو المقترح. وتلبية لاحتياجات القراء على أنسب وجه، يجب إدراك مدى فهمهم لموضوعك. ماذا يريدون أن يعرفوا عن قراءة تقريرك أو مقترحك؟ كيف يمكن أن يتفاعل القراء مع المستند؟ ما الأسلوب الذي يجب اتباعه لجعل المعلومات واضحة ومفهومة للقراء؟ كذلك لا بد من حرصك على مراعاة القارئ الأولي (الأساسي) والقارئ الثانوي، والذي يشمل أي فرد آخر يقرأ المستند. --- SECTION: 3. هل يجب كتابة تقرير أم مقترح؟ --- Should you write a report or a proposal? الهدف من كتابة التقارير هو مشاركة المعلومات مع فرد آخر، في حين يكمن الهدف من كتابة المقترحات في إقناع القراء بتبني فكرتك أو منتجك أو حلك. تشبه المقترحات التقارير إلى حد كبير، باستثناء انتهاء المقترحات بتقديم توصية واحدة واضحة فحسب. يوضح الجدول "4-8" الحالات المقترحة لكتابة تقرير أو مقترح. --- SECTION: التواصل التنظيمي وصنع القرارات --- التواصل 269 وزارة التعليم Ministry of Education 2025 - 1447 --- VISUAL CONTEXT --- **DIAGRAM**: أنواع التقارير والمقترحات Description: A flowchart illustrating different types of reports and proposals. It starts with 'Internal Suggestions' and 'External Suggestions' leading to 'Decision or Action'. From 'Decision or Action', it branches to 'Analytical Report' (providing alternatives and recommendations) and 'Informative Report' (summarizing a topic). Data: Flowchart showing relationships between different types of reports and suggestions. Context: Explains the classification and purpose of different types of reports and proposals.