الصيغة الرسمية وغير الرسمية في كتابة مستندات الأعمال - كتاب المهارات الرقمية - الصف 10 - الفصل 1 - المملكة العربية السعودية

ملخص الصفحة:

تتناول هذه الصفحة أنواع المستندات المالية وأسلوب صياغة مستندات الأعمال.

أولاً: المستندات المالية

تستخدم الشركات والمؤسسات المستندات المالية لإدارة الأعمال ضمن الميزانية المحددة، ولإعداد مقترحات الميزانية وتقديم الإقرارات الضريبية. تتضمن هذه المستندات:

* سجلات الإيصالات.

* تقارير الرواتب.

* الفواتير المدفوعة.

* الكشوف البنكية.

* بيانات الدخل.

* الميزانية العمومية.

* نماذج التقارير الضريبية.

عادةً ما يقوم محاسبو الشركات بإعداد هذه التقارير. ويستخدمها أصحاب العمل لتقييم النجاح المالي للشركة وتحديد مجالات العمل المربحة والمجدية. كما قد يستخدمها رؤساء الأقسام لإعداد الميزانيات المقترحة.

ثانياً: صيغة كتابة مستندات الأعمال

تختلف الصيغة المستخدمة في صياغة المستندات والمخاطبات الخاصة بالأعمال بين الصيغة الرسمية وغير الرسمية، وذلك وفقًا للجمهور المستهدف والهدف من المستند.

الصيغة غير الرسمية: تستخدم الكلمات والتعبيرات اليومية الشائعة، ويركز هذا الأسلوب على عملية التواصل أو التفاعل نفسها وليس على المنصب أو المكانة الاجتماعية للمتلقين. تشبه هذه الصيغة التواصل الكتابي اليومي بين الأشخاص ذوي العلاقة الوثيقة. ومع كونها غير رسمية، إلا أنها لا تخلو من الاحترام والضوابط.

الصيغة الرسمية: هي أسلوب الكتابة السائد في بيئة الأعمال المحترفة، حيث يركز على التعبير المهني مع الاهتمام بالأدوار والبروتوكول والوضع المهني. يتميز هذا الأسلوب باستخدام مفردات دقيقة وتركيز على البناء النحوي السليم للجمل، مما يعزز الطابع الرسمي للخطاب أو المستند.

ثالثاً: اختيار الصيغة المناسبة

تعتمد الصيغة المناسبة لمستند العمل على طبيعة المستند والجهة الموجه لها، ويمكن أن تتراوح من صيغة رسمية للغاية إلى غير رسمية بطريقة محترمة. على سبيل المثال:

* التقرير السنوي: يتطلب قدرًا كبيرًا من التخطيط والإعداد واستخدام أسلوب صياغة سلس للتأكيد على هوية الشركة واحترافيتها.

* الرسالة التسويقية: عند إرسال رسالة تسويقية مطبوعة على أوراق تحمل ترويسة الشركة إلى عملاء محتملين، يجب أن تمثل الشركة بشكل إيجابي باستخدام صيغة رسمية مناسبة (مثل: "نقدم لكم هذا العرض المميز على الجهاز") بدلاً من الصيغة غير الرسمية (مثل: "عرض خاص على الجهاز").

رابعاً: أنواع المحتوى الرسمي

هناك أنواع مختلفة من المحتوى الرسمي مثل الكتابة الأكاديمية والكتابة التقنية، ولكل نوع قواعده الخاصة.

المستندات المالية (Financial Documents)

تستخدم الشركة أو المؤسسة المستندات المالية لإدارة الأعمال، وعلى وجه التحديد لإقرارات الميزانية المحددة، وتستخدم كذلك في إعداد مقترحات الميزانية وتقديم الإقرارات الضريبية. تتضمن هذه المستندات سجلات الإيصالات وتقارير الرواتب والفواتير المدفوعة والكشوف البنكية وبيانات الدخل والميزانية العمومية ونماذج التقارير الضريبية. عادةً ما يقوم أصحاب العمل أو المؤسسة بتحديد مجالات العمل المربحة والمجدية، وقد يستخدم رؤساء الأقسام تلك المستندات المالية لإعداد الميزانيات المقترحة.

تختلف الصيغة الرسمية للمستندات الخاصة بالأعمال، فقد تكتب بنمط رسمي أو غير رسمي، وذلك وفقاً للجمهور والهدف من تلك المستندات.

تتضمن الصيغة غير الرسمية استخدام الكلمات والتعبيرات اليومية الشائعة، وينصب التركيز في هذه الصيغة على التواصل أو التفاعل نفسه وليس على طبيعة الأشخاص الذين يتم التواصل معهم أو موقعهم المهني أو الاجتماعي. تشبه الصيغة غير الرسمية ذلك التواصل الكتابي الذي يتم بشكل يومي بين الأشخاص ذوي العلاقة الوثيقة ببعضهم البعض. رغم كون هذه الصيغة غير رسمية، فهي لا تعني على الإطلاق خلوها من الاحترام أو عدم وجود ضوابط معينة.

الصيغة الرسمية هي التواصل الذي يركز على التعبير المهني مع بيئة الأعمال المحترفة، يتميز أسلوب الكتابة بالصيغة الرسمية. التركيز على الأدوار والبروتوكول والوضع المهني. يتميز أسلوب الكتابة في الصيغة الرسمية بمفرداته وبناء الجملة نحوياً، ويتم استخدام المفردات بدقة وتركيز، مما يعزز الصيغة الرسمية للخطاب أو المستند.

تعتمد الصيغة المناسبة لمستند العمل على طبيعة المستند والجهة الموجهة لها. ويمكن أن تختلف من صيغة رسمية لغير رسمية بطريقة محترمة، فبعض المستندات الرسمية كالتقرير السنوي يتطلب قدراً كبيراً من التخطيط والإعداد واسلس لتأكيد على هوية الشركة واحترافيتها، وفي مثال آخر عند كتابة رسالة تسويقية تريد إلى أوراق تحمل هوية الشركة أو شعارها، ومن ثم إرسالها بالبريد إلى جهة معينة، يجب أن يتم تمثيل الشركة بشكل إيجابي، وذلك من خلال استخدام هذا النوع من الجمل مثل: "نقدم لكم هذا العرض المتميز على الجهاز"، وذلك بدلاً من كتابتها بصيغة غير رسمية "عرض خاص على الجهاز".

هناك أنواع مختلفة من المحتوى الرسمي مثل الكتابة الأكاديمية والتقنية. كل نوع له قواعده الخاصة.

279

وزارة التعليم Ministry of Education 2025 - 1447

المستندات المالية (Financial Documents) تستخدم الشركة أو المؤسسة المستندات المالية لإدارة الأعمال، وعلى وجه التحديد لإقرارات الميزانية المحددة، وتستخدم كذلك في إعداد مقترحات الميزانية وتقديم الإقرارات الضريبية. تتضمن هذه المستندات سجلات الإيصالات وتقارير الرواتب والفواتير المدفوعة والكشوف البنكية وبيانات الدخل والميزانية العمومية ونماذج التقارير الضريبية. عادةً ما يقوم أصحاب العمل أو المؤسسة بتحديد مجالات العمل المربحة والمجدية، وقد يستخدم رؤساء الأقسام تلك المستندات المالية لإعداد الميزانيات المقترحة. --- SECTION: الصيغة الرسمية وغير الرسمية في كتابة مستندات الأعمال --- تختلف الصيغة الرسمية للمستندات الخاصة بالأعمال، فقد تكتب بنمط رسمي أو غير رسمي، وذلك وفقاً للجمهور والهدف من تلك المستندات. --- SECTION: الصيغة غير الرسمية --- تتضمن الصيغة غير الرسمية استخدام الكلمات والتعبيرات اليومية الشائعة، وينصب التركيز في هذه الصيغة على التواصل أو التفاعل نفسه وليس على طبيعة الأشخاص الذين يتم التواصل معهم أو موقعهم المهني أو الاجتماعي. تشبه الصيغة غير الرسمية ذلك التواصل الكتابي الذي يتم بشكل يومي بين الأشخاص ذوي العلاقة الوثيقة ببعضهم البعض. رغم كون هذه الصيغة غير رسمية، فهي لا تعني على الإطلاق خلوها من الاحترام أو عدم وجود ضوابط معينة. --- SECTION: الصيغة الرسمية --- الصيغة الرسمية هي التواصل الذي يركز على التعبير المهني مع بيئة الأعمال المحترفة، يتميز أسلوب الكتابة بالصيغة الرسمية. التركيز على الأدوار والبروتوكول والوضع المهني. يتميز أسلوب الكتابة في الصيغة الرسمية بمفرداته وبناء الجملة نحوياً، ويتم استخدام المفردات بدقة وتركيز، مما يعزز الصيغة الرسمية للخطاب أو المستند. تعتمد الصيغة المناسبة لمستند العمل على طبيعة المستند والجهة الموجهة لها. ويمكن أن تختلف من صيغة رسمية لغير رسمية بطريقة محترمة، فبعض المستندات الرسمية كالتقرير السنوي يتطلب قدراً كبيراً من التخطيط والإعداد واسلس لتأكيد على هوية الشركة واحترافيتها، وفي مثال آخر عند كتابة رسالة تسويقية تريد إلى أوراق تحمل هوية الشركة أو شعارها، ومن ثم إرسالها بالبريد إلى جهة معينة، يجب أن يتم تمثيل الشركة بشكل إيجابي، وذلك من خلال استخدام هذا النوع من الجمل مثل: "نقدم لكم هذا العرض المتميز على الجهاز"، وذلك بدلاً من كتابتها بصيغة غير رسمية "عرض خاص على الجهاز". هناك أنواع مختلفة من المحتوى الرسمي مثل الكتابة الأكاديمية والتقنية. كل نوع له قواعده الخاصة. 279 وزارة التعليم Ministry of Education 2025 - 1447