أساسيات كتابة مستندات الأعمال: - كتاب المهارات الرقمية - الصف 10 - الفصل 1 - المملكة العربية السعودية

أسلوب الكتابة في مستندات الأعمال الرسمية

الغرض من الأسلوب الجيد هو التأثير حسبما يريد كاتب العمل، الأفكار بوضوح دون أن يعاني القراء لمعاني المقصودة في محتوى المستند.

تتعلق سهولة القراءة بترتيب الكلمات، فالغرض من العمل هو الإعلام أو الإرشاد، وهذا يعتمد على المحتوى بسهولة وبطريقة منطقية. يؤدي اختيار تصميم قراءة المستند وسهولة استخدامه، بحيث يحقق ذلك المستند الغرض منه.

يُعدّ اتساق هيكلية المستند (التنسيق) ضرورياً لتأثير وفعالية كتابة الأعمال، ويشير إلى كون جميع عناصر التقرير موحدة في مظهرها والصيغة التي تمت بها كتابتها وتنسيقها بها. يُعدّ تطوير نمط موحد دليل المؤسسة أمراً بالغ الأهمية في تحقيق الاتساق، حيث يوفر نمطاً جيداً للمستند بأكمله. يتضمن هذا النوع من البنية الطريقة التي تمت بها تصميم المستندات العمل الخاصة بها عن طريق وضع الشعار في الزاوية العلوية جهة اليسار، وعنوان المستند بخط عريض، يمكن للمستند أو من هيكلة المستند الذي يراد تبسيطه على الفور أنه هيكلة المستند لشركه معينة.

تمثل عملية الطباعة فن ترتيب الحروف والنصوص بطريقة تجعل المستند بصيغة مقروءة وواضحة وجاذبة بصرياً للقارئ. وتتضمن تلك العملية تخطيط الخطوط والمظهر والتركيب، والتي تنقل مقراً معينة إلى مستلم التقرير. تنشئ الطباعة الجيدة تسلسلاً هرمياً قوياً ونوعاً من التوازن على المحتوى المقصود في المستند.

يشير مظهر الصفحة إلى الترتيب المحدد للصور والنصوص والعناصر الأخرى في الصفحة، وتتضمن أيضاً الهوامش وعدد الأعمدة وكيفية ظهورها، مما يضمن الاتساق ويجعل المستند أكثر قابلية للقراءة ويعزز من مصداقية كاتب التقرير وكذلك محتوى ذلك المستند.

يتمثل الاختصار في استخدام العدد الكبير من الكلمات، حيث يعتبر

يمكنك أن تكون واضحاً باستخدام الكلمات الغامضة، ومن الأفضل عادةً استخدام الكلمات الواضحة بدلاً من الأسماء المجردة، أو الأفعال بدلاً من الأسماء. سيؤدي ذلك إلى جعل المعلومات أكثر سهولة ووضوحاً. "أود أن أعلمك أن ..." وهي عبارة بسيطة وواضحة بدلاً من "سيكون الالتزام المطلق أن أقدم لك المعلومات الأساسية لـ..." التي تؤدي إلى الارتباك والغموض.

وزارة التعليم Ministry of Education 2025 - 1447

280

أسلوب الكتابة في مستندات الأعمال الرسمية الغرض من الأسلوب الجيد هو التأثير حسبما يريد كاتب العمل، الأفكار بوضوح دون أن يعاني القراء لمعاني المقصودة في محتوى المستند. --- SECTION: أساسيات كتابة مستندات الأعمال: --- --- SECTION: سهولة القراءة --- تتعلق سهولة القراءة بترتيب الكلمات، فالغرض من العمل هو الإعلام أو الإرشاد، وهذا يعتمد على المحتوى بسهولة وبطريقة منطقية. يؤدي اختيار تصميم قراءة المستند وسهولة استخدامه، بحيث يحقق ذلك المستند الغرض منه. --- SECTION: التناسق --- يُعدّ اتساق هيكلية المستند (التنسيق) ضرورياً لتأثير وفعالية كتابة الأعمال، ويشير إلى كون جميع عناصر التقرير موحدة في مظهرها والصيغة التي تمت بها كتابتها وتنسيقها بها. يُعدّ تطوير نمط موحد دليل المؤسسة أمراً بالغ الأهمية في تحقيق الاتساق، حيث يوفر نمطاً جيداً للمستند بأكمله. يتضمن هذا النوع من البنية الطريقة التي تمت بها تصميم المستندات العمل الخاصة بها عن طريق وضع الشعار في الزاوية العلوية جهة اليسار، وعنوان المستند بخط عريض، يمكن للمستند أو من هيكلة المستند الذي يراد تبسيطه على الفور أنه هيكلة المستند لشركه معينة. --- SECTION: الطباعة --- تمثل عملية الطباعة فن ترتيب الحروف والنصوص بطريقة تجعل المستند بصيغة مقروءة وواضحة وجاذبة بصرياً للقارئ. وتتضمن تلك العملية تخطيط الخطوط والمظهر والتركيب، والتي تنقل مقراً معينة إلى مستلم التقرير. تنشئ الطباعة الجيدة تسلسلاً هرمياً قوياً ونوعاً من التوازن على المحتوى المقصود في المستند. --- SECTION: مظهر الصفحة --- يشير مظهر الصفحة إلى الترتيب المحدد للصور والنصوص والعناصر الأخرى في الصفحة، وتتضمن أيضاً الهوامش وعدد الأعمدة وكيفية ظهورها، مما يضمن الاتساق ويجعل المستند أكثر قابلية للقراءة ويعزز من مصداقية كاتب التقرير وكذلك محتوى ذلك المستند. --- SECTION: يمكن تلخيص عناصر الأسلوب الجيد في كتابة مستندات الأعمال: --- --- SECTION: كن موجزاً --- يتمثل الاختصار في استخدام العدد الكبير من الكلمات، حيث يعتبر يمكنك أن تكون واضحاً باستخدام الكلمات الغامضة، ومن الأفضل عادةً استخدام الكلمات الواضحة بدلاً من الأسماء المجردة، أو الأفعال بدلاً من الأسماء. سيؤدي ذلك إلى جعل المعلومات أكثر سهولة ووضوحاً. "أود أن أعلمك أن ..." وهي عبارة بسيطة وواضحة بدلاً من "سيكون الالتزام المطلق أن أقدم لك المعلومات الأساسية لـ..." التي تؤدي إلى الارتباك والغموض. وزارة التعليم Ministry of Education 2025 - 1447 280