صفحة 198 - كتاب إدارة الفعاليات - الصف 12 - الفصل 1 - المملكة العربية السعودية

قد يشمل الوقت توقيت فعاليات أخرى: استضافة فعاليتين في الوقت نفسه تخدمان السوق نفسها أو الجمهور نفسه قد تؤثر بالسلب على شعبية الفعالية وأهدافها التسويقية. ستكون هناك تكلفة فرصة بديلة عندما يضطر الزوار للاختيار بين خيارين مما يعني احتمالية ألا تحصل على عدد الزوار المتوقع بالإضافة إلى حقيقة احتمالية حجز الموردين بالفعل لفعاليات بديلة وأن الرعاة قد اختاروا الخيار البديل.

العاملون

Personnel

يحدد حجم الفعالية ونطاقها مستوى المهارة والخبرة المطلوب في الأشخاص اللازمين لإدارة الفعالية والعمل فيها. تحتاج الفعاليات الأكبر حجمًا إلى مقاولين أو موظفين أكثر مهارة.

الطلب على المقاولين المهرة مرتفع على الأغلب، وتظل جداول عملهم محجوزة لأشهر أو حتى سنوات مقدمًا. لذلك من الضروري أن تكون لديك خطة لضمان حجز الموردين والمقاولين الأساسيين في أقرب فرصة بحيث تجد خيارًا بديلاً وتحجز خدماته إذا كان الخيار الأول غير متاح. يضمن التخطيط الفعال العثور على بديل آخر إذا تعذر العثور على بديل لأي سبب من الأسباب.

يجب البت في قرارات تكوين القوى العاملة للفعالية في عملية التخطيط مبكرًا قبل تعيين أفراد أو موردين معينين. وتشمل الاحتمالات: • موظفين دائمين أو مؤقتين بدوام كامل وبراتب متفق عليه. • الموظفين المؤقتين بأجر. • موظفي وكالة. • موظفي مؤسسات المقاول (نتيجة لعناصر الاستعانة بمصادر خارجية مثل التموين). • المتطوعين.

تضم القوى العاملة بالنسبة لمعظم الفعاليات العامة الرئيسة أيضًا العديد من الموظفين أصحاب المصلحة المشاركين مثل خدمات الطوارئ أو موظفي الرعاة. هؤلاء الأفراد من القوى العاملة على الرغم من عدم تعيينهم خصيصًا لمشروع الفعالية، يجب خضوعهم لعملية التعريف بالعمل Induction والهدف منه هو منحهم التدريب الضروري لأداء وظائفهم أو أدوارهم. يلزم جدولة التعريف بالعمل بصورة ملائمة. وتتطلب معظم الفعاليات من هذه الطبيعة تعريفًا بالصحة والسلامة في مكان العمل قبل الدخول إلى المكان وكذلك نظرة عامة على الإجراءات المخططة.

إدارة الفعاليات

198

وزارة التعليم Ministry of Education 2025 - 1447

قد يشمل الوقت توقيت فعاليات أخرى: استضافة فعاليتين في الوقت نفسه تخدمان السوق نفسها أو الجمهور نفسه قد تؤثر بالسلب على شعبية الفعالية وأهدافها التسويقية. ستكون هناك تكلفة فرصة بديلة عندما يضطر الزوار للاختيار بين خيارين مما يعني احتمالية ألا تحصل على عدد الزوار المتوقع بالإضافة إلى حقيقة احتمالية حجز الموردين بالفعل لفعاليات بديلة وأن الرعاة قد اختاروا الخيار البديل. العاملون Personnel يحدد حجم الفعالية ونطاقها مستوى المهارة والخبرة المطلوب في الأشخاص اللازمين لإدارة الفعالية والعمل فيها. تحتاج الفعاليات الأكبر حجمًا إلى مقاولين أو موظفين أكثر مهارة. الطلب على المقاولين المهرة مرتفع على الأغلب، وتظل جداول عملهم محجوزة لأشهر أو حتى سنوات مقدمًا. لذلك من الضروري أن تكون لديك خطة لضمان حجز الموردين والمقاولين الأساسيين في أقرب فرصة بحيث تجد خيارًا بديلاً وتحجز خدماته إذا كان الخيار الأول غير متاح. يضمن التخطيط الفعال العثور على بديل آخر إذا تعذر العثور على بديل لأي سبب من الأسباب. يجب البت في قرارات تكوين القوى العاملة للفعالية في عملية التخطيط مبكرًا قبل تعيين أفراد أو موردين معينين. وتشمل الاحتمالات: • موظفين دائمين أو مؤقتين بدوام كامل وبراتب متفق عليه. • الموظفين المؤقتين بأجر. • موظفي وكالة. • موظفي مؤسسات المقاول (نتيجة لعناصر الاستعانة بمصادر خارجية مثل التموين). • المتطوعين. تضم القوى العاملة بالنسبة لمعظم الفعاليات العامة الرئيسة أيضًا العديد من الموظفين أصحاب المصلحة المشاركين مثل خدمات الطوارئ أو موظفي الرعاة. هؤلاء الأفراد من القوى العاملة على الرغم من عدم تعيينهم خصيصًا لمشروع الفعالية، يجب خضوعهم لعملية التعريف بالعمل Induction والهدف منه هو منحهم التدريب الضروري لأداء وظائفهم أو أدوارهم. يلزم جدولة التعريف بالعمل بصورة ملائمة. وتتطلب معظم الفعاليات من هذه الطبيعة تعريفًا بالصحة والسلامة في مكان العمل قبل الدخول إلى المكان وكذلك نظرة عامة على الإجراءات المخططة. إدارة الفعاليات 198 وزارة التعليم Ministry of Education 2025 - 1447