النشاط التطبيقي - كتاب المهارات الإدارية - الصف 12 - الفصل 1 - المملكة العربية السعودية

قم بتعبئة النموذج أدناه لتسجيل الاتصالات والزوار، بصفتك سكرتيراً لإحدى المنظمات.

أن يكون الطلبة قادرين على تطبيق تعليمات معالجة المكالمات الهاتفية.

تؤثر كفاءة السكرتير في التعامل مع المكالمات الواردة والصادرة على جودة الخدمات التي يؤديها؛ فالسكرتير الجيد هو الذي يحسن استقبال المكالمات الواردة والصادرة، ويحسن استقبال المكالمات الهاتفية وينقلها؛ حيث إنه يمثل المدير والمنظمة التي ينتمي إليها، وتعد الاتصالات الهاتفية من أكثر أنواع الاتصال التي تعتمد عليها المنظمات بمختلف أشكالها وأحجامها، وذلك لسهولة استخدام الهاتف وقدرته على إنجاز العمل بتكلفة أقل في الجهد والمال، والهاتف يمكن أن يعطي الانطباع الأول تجاه الفرد والمنظمة.

ويتميز الاتصال الهاتفي بما يتيحه للمتصل من فرصة التواصل التفاعلي لتوضيح وجهات النظر ومناقشتها، وذلك لا يتحقق في الاتصال الكتابي.

لأهمية إدارة الوقت للسكرتير الناجح عند معالجته للمكالمات الهاتفية؛ ولكي تكون المكالمة الهاتفية فعالة وجيدة ينبغي مراعاة التعليمات الآتية:

تحديد الهدف من المكالمة، وتجهيز المعلومات المطلوبة للمكالمة.

إذا كانت المكالمة ستحول لمدير، يقوم السكرتير بإبلاغ مديره قبل الاتصال للتأكد من استعداده للمكالمة.

الحرص على أن تكون بين يدي السكرتير مفكرة لتدوين الاستفسارات والتوضيحات التي تحتاج إلى التدوين خلال إجراء المكالمة.

توفير عدد من الأدلة الهاتفيّة وخاصة الداخلية للمنظمة، لتكون قريبة منه يمكنه الاستعانة بها بسرعة وسهولة عند إحالة المتصل لرقم آخر، أو الحاجة لتزويده برقم هاتف في المنظمة.

في حال الرد يلغي السكرتير التحية، ويعرف بنفسه وبمنظمته.

عرض مضمون الاتصال ومحتواه بهدوء ووضوح؛ حتى يفهم الطرف الآخر الغرض من الاتصال.

172

--- SECTION: النشاط التطبيقي --- قم بتعبئة النموذج أدناه لتسجيل الاتصالات والزوار، بصفتك سكرتيراً لإحدى المنظمات. --- SECTION: الهدف الثالث --- أن يكون الطلبة قادرين على تطبيق تعليمات معالجة المكالمات الهاتفية. تؤثر كفاءة السكرتير في التعامل مع المكالمات الواردة والصادرة على جودة الخدمات التي يؤديها؛ فالسكرتير الجيد هو الذي يحسن استقبال المكالمات الواردة والصادرة، ويحسن استقبال المكالمات الهاتفية وينقلها؛ حيث إنه يمثل المدير والمنظمة التي ينتمي إليها، وتعد الاتصالات الهاتفية من أكثر أنواع الاتصال التي تعتمد عليها المنظمات بمختلف أشكالها وأحجامها، وذلك لسهولة استخدام الهاتف وقدرته على إنجاز العمل بتكلفة أقل في الجهد والمال، والهاتف يمكن أن يعطي الانطباع الأول تجاه الفرد والمنظمة. ويتميز الاتصال الهاتفي بما يتيحه للمتصل من فرصة التواصل التفاعلي لتوضيح وجهات النظر ومناقشتها، وذلك لا يتحقق في الاتصال الكتابي. --- SECTION: تعليمات إجراء المكالمات الهاتفية: --- لأهمية إدارة الوقت للسكرتير الناجح عند معالجته للمكالمات الهاتفية؛ ولكي تكون المكالمة الهاتفية فعالة وجيدة ينبغي مراعاة التعليمات الآتية: تحديد الهدف من المكالمة، وتجهيز المعلومات المطلوبة للمكالمة. إذا كانت المكالمة ستحول لمدير، يقوم السكرتير بإبلاغ مديره قبل الاتصال للتأكد من استعداده للمكالمة. الحرص على أن تكون بين يدي السكرتير مفكرة لتدوين الاستفسارات والتوضيحات التي تحتاج إلى التدوين خلال إجراء المكالمة. توفير عدد من الأدلة الهاتفيّة وخاصة الداخلية للمنظمة، لتكون قريبة منه يمكنه الاستعانة بها بسرعة وسهولة عند إحالة المتصل لرقم آخر، أو الحاجة لتزويده برقم هاتف في المنظمة. في حال الرد يلغي السكرتير التحية، ويعرف بنفسه وبمنظمته. عرض مضمون الاتصال ومحتواه بهدوء ووضوح؛ حتى يفهم الطرف الآخر الغرض من الاتصال. 172 --- VISUAL CONTEXT --- **TABLE**: جدول تسجيل الاتصالات والزوار Description: A table with 8 columns and 2 rows for recording communication and visitor details. Table Structure: Headers: م | اليوم والتاريخ | الساعة | اسم الزائر/ المرسل/البريد الإلكتروني | عنوانه ورقم هاتفه | الموضوع | اتصال/زيارة | ملاحظات Rows: Row 1: | | | | | | | Row 2: | | | | | | | Empty cells: All cells in the table are empty and require filling. Calculation needed: The table is for recording information, not for calculations. Data: The table is designed to record details of calls and visitors, including date, time, caller/visitor name, contact information, subject, type of interaction (call/visit), and notes. Context: This table is part of a practical activity ('النشاط التطبيقي') to help students practice recording communication and visitor details, simulating a secretary's task.