الهدف الثاني - كتاب المهارات الإدارية - الصف 12 - الفصل 1 - المملكة العربية السعودية

أن يكون الطلبة قادرين على التعرف على طرائق استقبال الزوار.

طرق التعامل مع الزوار

1. التعامل مع الزوار من غير أصحاب المواعيد: كثيراً ما يواجه السكرتير مجموعة من الزائرين ممن ليس لديهم موعد محدد سلفاً، مما يستدعي استعمال مهارات تواصل مناسبة، مع اللباقة وحسن التصرف.

2. الاعتذار لأصحاب المواعيد: قد يحدث أن يُفاجأ المدير بارتباط طارئ يحول دون استقبال بعض من لديهم موعد محدد سلفاً، وهنا يتطلب الأمر مهارة السكرتير في الاعتذار من صاحب الموعد، ولكي قبل الاعتذار ينبغي أن ينظر في إمكانية تحويل الموعد إلى من ينوب عن المدير؛ فإذا كان جدول المناوبين يسمح باستقبال الزائر، اتصل السكرتير بصاحب الموعد، وبإبلاغه باعتذار المدير عن إتمام الموعد، وشرح الظروف التي حالت دون ذلك، ويمكن أن يعرض على الزائر أو الضيف تحويل الموعد إلى نائب المدير، أو اقتراح موعد آخر للزيارة.

خطوات تنظيم الزيارات:

1. الإعداد للمقابلة: يُعد السكرتير نفسه للمقابلة بتجهيز البيانات والمعلومات المطلوبة، ويتأكد المدير بالزيارة بحسب نشاطات المدير اليومية.

2. استقبال الزائر: يستقبل المدير الزائر قبل دخوله إلى المدير بترحاب يعكس مدى اهتمام به ويزيارته إلى المنظمة والإدارة؛ لكي يخلق انطباعاً حسناً لدى الزائرين، وتكوين علاقات طيبة معهم، وتحسين سمعة المنظمة.

3. تقديم الزائر: يصطحب السكرتير الزائر إلى غرفة المدير، ويقدمه إلى المدير.

4. تسجيل الزيارة: يسجل وقائع الزيارة بعد الانتهاء منها، وذلك بتدوين ملخص للمعلومات التي توصل إليها في المقابلة للرجوع إليها وقت الحاجة، ويكون ذلك وفق نموذج معد خصيصاً لوقائع الزيارات.

وزارة التعليم Ministry of Education 2025 - 1447

--- SECTION: الهدف الثاني --- أن يكون الطلبة قادرين على التعرف على طرائق استقبال الزوار. --- SECTION: طرق التعامل مع الزوار --- طرق التعامل مع الزوار 1. التعامل مع الزوار من غير أصحاب المواعيد: كثيراً ما يواجه السكرتير مجموعة من الزائرين ممن ليس لديهم موعد محدد سلفاً، مما يستدعي استعمال مهارات تواصل مناسبة، مع اللباقة وحسن التصرف. 2. الاعتذار لأصحاب المواعيد: قد يحدث أن يُفاجأ المدير بارتباط طارئ يحول دون استقبال بعض من لديهم موعد محدد سلفاً، وهنا يتطلب الأمر مهارة السكرتير في الاعتذار من صاحب الموعد، ولكي قبل الاعتذار ينبغي أن ينظر في إمكانية تحويل الموعد إلى من ينوب عن المدير؛ فإذا كان جدول المناوبين يسمح باستقبال الزائر، اتصل السكرتير بصاحب الموعد، وبإبلاغه باعتذار المدير عن إتمام الموعد، وشرح الظروف التي حالت دون ذلك، ويمكن أن يعرض على الزائر أو الضيف تحويل الموعد إلى نائب المدير، أو اقتراح موعد آخر للزيارة. --- SECTION: خطوات تنظيم الزيارات --- خطوات تنظيم الزيارات: 1. الإعداد للمقابلة: يُعد السكرتير نفسه للمقابلة بتجهيز البيانات والمعلومات المطلوبة، ويتأكد المدير بالزيارة بحسب نشاطات المدير اليومية. 2. استقبال الزائر: يستقبل المدير الزائر قبل دخوله إلى المدير بترحاب يعكس مدى اهتمام به ويزيارته إلى المنظمة والإدارة؛ لكي يخلق انطباعاً حسناً لدى الزائرين، وتكوين علاقات طيبة معهم، وتحسين سمعة المنظمة. 3. تقديم الزائر: يصطحب السكرتير الزائر إلى غرفة المدير، ويقدمه إلى المدير. 4. تسجيل الزيارة: يسجل وقائع الزيارة بعد الانتهاء منها، وذلك بتدوين ملخص للمعلومات التي توصل إليها في المقابلة للرجوع إليها وقت الحاجة، ويكون ذلك وفق نموذج معد خصيصاً لوقائع الزيارات. وزارة التعليم Ministry of Education 2025 - 1447