تعليمات الرد على المكالمات الهاتفية - كتاب المهارات الإدارية - الصف 12 - الفصل 1 - المملكة العربية السعودية

تعليمات الرد على المكالمات الهاتفية

ليتمكن السكرتير من إدارة المكالمات الهاتفية الواردة بمثالية وفعالية، هناك عدد من التعليمات التي يجب مراعاتها؛ منها:

الإجابة المباشرة على المكالمة عند سماع جرس الهاتف، والتعريف بنفسه، وبمنظمته، والحرص على معرفة المتحدث في الجانب الآخر.

مراعاة الاختصار في التحية، والمجاملة وعدم المبالغة فيها.

الإصغاء للمتحدث، وعدم الانشغال عن المتصل بأعمال أخرى.

الحرص على الوقت المخصص للمكالمة.

عدم ترك المتصل على الانتظار لمدة طويلة.

عدم إعطاء المتصل معلومات سرية عن المنظمة.

النشاط التطبيقي

بالتعاون مع أحد زملائك طبق قواعد الرد على المكالمات الهاتفية.

أن يكون الطلبة قادرين على توضيح أهمية معالجة البريد الصادر والوارد.

الهـدف الـرابـع

يتسلم السكرتير البريد الوارد وينظمه تنظيمًا صحيحًا، يضمن اتخاذ القرار المناسب حيال كل مكاتبة ترد إلى المنظمة، كما يتولى السكرتير تنظيم البريد الصادر، والتأكد بأن هذه المكاتبات تعطي انطباعًا جيدًا عن المنظمة للجهات الخارجية.

أهمية البريد للمنظمة

تُعد حركة المكاتبات في المنظمة داخليًا وخارجيًا العمود الفقري في الأنشطة المكتبية، لذلك تلقى أعمال البريد أهمية من قبل الإدارة؛ لما لها من أثر فعال على كفاءة الأداء، وتحقيق أهداف المنظمة.

ور 173 علم Ministry of Education 2025 - 1447

--- SECTION: تعليمات الرد على المكالمات الهاتفية --- تعليمات الرد على المكالمات الهاتفية ليتمكن السكرتير من إدارة المكالمات الهاتفية الواردة بمثالية وفعالية، هناك عدد من التعليمات التي يجب مراعاتها؛ منها: الإجابة المباشرة على المكالمة عند سماع جرس الهاتف، والتعريف بنفسه، وبمنظمته، والحرص على معرفة المتحدث في الجانب الآخر. مراعاة الاختصار في التحية، والمجاملة وعدم المبالغة فيها. الإصغاء للمتحدث، وعدم الانشغال عن المتصل بأعمال أخرى. الحرص على الوقت المخصص للمكالمة. عدم ترك المتصل على الانتظار لمدة طويلة. عدم إعطاء المتصل معلومات سرية عن المنظمة. --- SECTION: النشاط التطبيقي --- النشاط التطبيقي بالتعاون مع أحد زملائك طبق قواعد الرد على المكالمات الهاتفية. أن يكون الطلبة قادرين على توضيح أهمية معالجة البريد الصادر والوارد. --- SECTION: الهـدف الـرابـع --- الهـدف الـرابـع يتسلم السكرتير البريد الوارد وينظمه تنظيمًا صحيحًا، يضمن اتخاذ القرار المناسب حيال كل مكاتبة ترد إلى المنظمة، كما يتولى السكرتير تنظيم البريد الصادر، والتأكد بأن هذه المكاتبات تعطي انطباعًا جيدًا عن المنظمة للجهات الخارجية. --- SECTION: أهمية البريد للمنظمة --- أهمية البريد للمنظمة تُعد حركة المكاتبات في المنظمة داخليًا وخارجيًا العمود الفقري في الأنشطة المكتبية، لذلك تلقى أعمال البريد أهمية من قبل الإدارة؛ لما لها من أثر فعال على كفاءة الأداء، وتحقيق أهداف المنظمة. ور 173 علم Ministry of Education 2025 - 1447