الدّرس الثاني - كتاب السكرتارية و الادارة المكتبية - الصف 12 - الفصل 1 - المملكة العربية السعودية

الدّرس الثاني

الأهداف

أستنتج مفهوم السجلات الإدارية.

أصنف أنواع السجلات الإدارية.

أقارن بين أنواع المحفوظات.

أعدد مراحل التنظيم الفني للمحفوظات.

أستنتج العلاقة بين الحفظ والفهرسة للوثائق.

مفاهيم الدرس

السجلات الإدارية (Administrative records).

الوثائق (documents).

الأرشيفة (archives).

الإتلاف (destruction).

الفهرسة (Indexing).

يعتمد عمل السكرتير على تنظيم العمل في سجلات وملفات مصنفة ومحددة بالإضافة إلى تقنيات الأرشفة وحفظ المعلومات اللازمة في الوقت المحدد.

مفهوم السجلات الإدارية

السجلات الإدارية هي مجموعة من المستندات والوثائق غير المتداولة التي تخص المنظمة، أو المكتب، وتستعمل -غالباً- عند عمليات اتخاذ القرار، كما تجمع السجلات الإدارية لأغراض تنظيمية مختلفة، وتختلف السجلات شكلاً، وحجماً وفق كل منظمة أو مكتب، وترتبط بالموضوع، أو نوع المستندات والوثائق.

أنواع السجلات الإدارية:

للسجلات الإدارية عدة أنواع مختلفة يمكن تصنيفها أقساماً وفق طبيعة المستندات، ونوعها؛ ومنها السجلات الآتية:

سجلات اللوائح والسياسات: تحوي الأنظمة، واللوائح، والسياسات، والخطط، وإجراءات العمل المعتمدة في المنظمة التي تنفذ من خلال مسؤولياتها ووظائفها، كما تشمل التعاميم والتعليمات.

سجلات التقارير: تحوي جميع أنواع التقارير التي تصدرها المنظمة أو المكتب؛ مثل التقرير السنوي، وتقرير الأداء، والتقارير الدورية، وتقارير المشاريع، وغيرها من التقارير.

سجلات الصادر والوارد: تحوي المراسلات الواردة، أو الصادرة من المنظمة، أو المكتب، وتكون -عادةً- مرقمة ومصنفة وفق التوجيهات المعتمدة في المنظمة، أو المكتب.

رابط الدرس الرقمي www.ien.edu.sa

وزارة التعليم Ministry of Education 2025 - 1447

--- SECTION: الدّرس الثاني --- الدّرس الثاني --- SECTION: الأهداف --- الأهداف أستنتج مفهوم السجلات الإدارية. أصنف أنواع السجلات الإدارية. أقارن بين أنواع المحفوظات. أعدد مراحل التنظيم الفني للمحفوظات. أستنتج العلاقة بين الحفظ والفهرسة للوثائق. --- SECTION: مفاهيم الدرس --- مفاهيم الدرس السجلات الإدارية (Administrative records). الوثائق (documents). الأرشيفة (archives). الإتلاف (destruction). الفهرسة (Indexing). يعتمد عمل السكرتير على تنظيم العمل في سجلات وملفات مصنفة ومحددة بالإضافة إلى تقنيات الأرشفة وحفظ المعلومات اللازمة في الوقت المحدد. --- SECTION: مفهوم السجلات الإدارية --- مفهوم السجلات الإدارية السجلات الإدارية هي مجموعة من المستندات والوثائق غير المتداولة التي تخص المنظمة، أو المكتب، وتستعمل -غالباً- عند عمليات اتخاذ القرار، كما تجمع السجلات الإدارية لأغراض تنظيمية مختلفة، وتختلف السجلات شكلاً، وحجماً وفق كل منظمة أو مكتب، وترتبط بالموضوع، أو نوع المستندات والوثائق. --- SECTION: أنواع السجلات الإدارية: --- أنواع السجلات الإدارية: للسجلات الإدارية عدة أنواع مختلفة يمكن تصنيفها أقساماً وفق طبيعة المستندات، ونوعها؛ ومنها السجلات الآتية: سجلات اللوائح والسياسات: تحوي الأنظمة، واللوائح، والسياسات، والخطط، وإجراءات العمل المعتمدة في المنظمة التي تنفذ من خلال مسؤولياتها ووظائفها، كما تشمل التعاميم والتعليمات. سجلات التقارير: تحوي جميع أنواع التقارير التي تصدرها المنظمة أو المكتب؛ مثل التقرير السنوي، وتقرير الأداء، والتقارير الدورية، وتقارير المشاريع، وغيرها من التقارير. سجلات الصادر والوارد: تحوي المراسلات الواردة، أو الصادرة من المنظمة، أو المكتب، وتكون -عادةً- مرقمة ومصنفة وفق التوجيهات المعتمدة في المنظمة، أو المكتب. رابط الدرس الرقمي www.ien.edu.sa وزارة التعليم Ministry of Education 2025 - 1447 --- VISUAL CONTEXT --- **FIGURE**: Untitled Description: A collection of colorful office binders and folders stacked on a shelf, representing administrative records. Context: Illustrates the physical storage of administrative records and documents.