نشاط 1 - كتاب السكرتارية و الادارة المكتبية - الصف 12 - الفصل 1 - المملكة العربية السعودية

ابحث مع زملائك عن أبرز مصادر الحصول على المعلومات والبيانات لكتابة التقارير.

كتابة التقرير تأتي بعد عملية جمع المعلومات والمرتبطة بالهدف، ولابد أن يراعي السكرتير عند ذلك ما يأتي:

الاقتصار على ذكر المعلومات التي يحتاج القارئ معرفتها.

تجنب استعمال الجمل المعقدة والطويلة؛ وخاصة تلك التي تحوي العديد من الجمل المركبة.

تجنب استعمال الكلمات الطويلة إلا عند الضرورة.

استخدام الكلمات القصيرة للإيجاز والإيضاح.

عدم استخدام المصطلحات الفنية إلا إذا كانت ضرورية وعندما يكون متأكداً من فهم القارئ لها، وقد يحتاج الأمر إضافة هامش لتفسير بعض المصطلحات.

إضافة الرسومات، أو الصور، والإينفوجرافيك لها أهمية كبيرة في التعبير عن المعلومات، كذلك الجداول الإحصائية، وإذا احتاج الموضوع لتفاصيل أكثر من الإحصائيات والصور؛ فتوضع في نهاية التقرير.

ينبغي على السكرتير أن يراجع ما كتبه، وحيداً أن يراجع التقرير بعد الانتهاء من كتابته حالاً، إذ أن مراجعة التقرير مباشرة في نفس اليوم ستكون أكثر فاعلية؛ حيث تكون الأفكار مازالت واضحة في ذهنه، ويكون قادراً على تحليل ما كتبه بموضوعية، ويركز عند المراجعة على ما إذا كان التقرير يعبر عما يريده؟ أم لا؟ كما يراجع الشكل العام للتقرير والإملاء، وعلامات الترقيم، والتصحيح اللغوي، ويراجع ما إذا كان التقرير يحقق الهدف منه؟ والتأكد من سهولة فهم التقرير وتنظيمه.

لكل منظمة أسلوب كتابة محدد، وآليات معينة؛ مما يحدد أسلوب الطباعة في الهوامش، ونوع الخط وحجمه، وتتبع الأسطر، على أن يُسلّم التقرير قبل الموعد المحدد.

وزارة التعليم Ministry of Education 2025 - 1447

--- SECTION: نشاط 1 --- ابحث مع زملائك عن أبرز مصادر الحصول على المعلومات والبيانات لكتابة التقارير. --- SECTION: 3. كتابة التقرير: --- كتابة التقرير تأتي بعد عملية جمع المعلومات والمرتبطة بالهدف، ولابد أن يراعي السكرتير عند ذلك ما يأتي: الاقتصار على ذكر المعلومات التي يحتاج القارئ معرفتها. تجنب استعمال الجمل المعقدة والطويلة؛ وخاصة تلك التي تحوي العديد من الجمل المركبة. تجنب استعمال الكلمات الطويلة إلا عند الضرورة. استخدام الكلمات القصيرة للإيجاز والإيضاح. عدم استخدام المصطلحات الفنية إلا إذا كانت ضرورية وعندما يكون متأكداً من فهم القارئ لها، وقد يحتاج الأمر إضافة هامش لتفسير بعض المصطلحات. إضافة الرسومات، أو الصور، والإينفوجرافيك لها أهمية كبيرة في التعبير عن المعلومات، كذلك الجداول الإحصائية، وإذا احتاج الموضوع لتفاصيل أكثر من الإحصائيات والصور؛ فتوضع في نهاية التقرير. --- SECTION: 4. المراجعة: --- ينبغي على السكرتير أن يراجع ما كتبه، وحيداً أن يراجع التقرير بعد الانتهاء من كتابته حالاً، إذ أن مراجعة التقرير مباشرة في نفس اليوم ستكون أكثر فاعلية؛ حيث تكون الأفكار مازالت واضحة في ذهنه، ويكون قادراً على تحليل ما كتبه بموضوعية، ويركز عند المراجعة على ما إذا كان التقرير يعبر عما يريده؟ أم لا؟ كما يراجع الشكل العام للتقرير والإملاء، وعلامات الترقيم، والتصحيح اللغوي، ويراجع ما إذا كان التقرير يحقق الهدف منه؟ والتأكد من سهولة فهم التقرير وتنظيمه. --- SECTION: 5. الإخراج والتسليم: --- لكل منظمة أسلوب كتابة محدد، وآليات معينة؛ مما يحدد أسلوب الطباعة في الهوامش، ونوع الخط وحجمه، وتتبع الأسطر، على أن يُسلّم التقرير قبل الموعد المحدد. وزارة التعليم Ministry of Education 2025 - 1447