سؤال س:3: طلب المدير من السكرتير أحمد في قسم المشتريات إحصائية بيع منتج معين؛ لعمل تقرير مفصل عن نسبة بيعه؛ لاتخاذ قرار باستمرار شرائه من الموردين، أو إيقافه. اعتبر سكرتير المبيعات بحجة عدم جاهزية البيانات للإرسال. أحمد لديه يومان لا يمكن تجاوزهما، ما الذي ينبغي عليه القيام به، حتى لا تتطور المشكلة وتنتقل إلى المرحلة التالية؟
الإجابة: س:3 يواصل فورا مع سكرتير المبيعات للتأكد من جاهزية البيانات وتقديم المتطلبات بدقة، ثم يطلب استخراج الإحصائية بشكل عاجل من نظام معلومات الفواتير أو التقارير السابقة (وأو مبدئيا) ويضع موعدا نهائيا لإرسال البيانات خلال اليوم الأول لإعداد التقرير في اليوم الثاني، وفي حال عدم جاهزية أي بيانات يرفع الأمر للسادة عند الحاجة.
خطوات الحل:
- **الشرح:** لنفهم هذا السؤال. الموقف يتعلق بأحمد في قسم المشتريات، وقد طلب منه مديره إعداد تقرير عن نسبة بيع منتج معين، وهذا التقرير مهم لاتخاذ قرار استراتيجي. لدى أحمد مهلة محددة هي يومان فقط لإنجاز هذه المهمة. المشكلة التي واجهها أحمد هي أن سكرتير المبيعات - وهو الشخص الذي يمتلك البيانات المطلوبة - اعتذر بحجة أن البيانات غير جاهزة للإرسال. إذا انتظر أحمد دون فعل شيء، فقد ينتهي اليومان دون الحصول على البيانات، مما يعني فشله في إعداد التقرير في الوقت المحدد. هذا الفشل قد يتسبب في تأخير القرار المهم، وقد تتطور المشكلة لتصبح أكبر، ربما بتدخل إدارة أعلى أو بحدوث خسائر. الفكرة هنا هي أن أحمد يحتاج إلى تحويل هذا الموقف السلبي (الاعتذار وعدم الجاهزية) إلى خطة عمل إيجابية وملموسة تضمن إنجاز المهمة ضمن الإطار الزمني الضيق. عليه أن يكون حازماً ومنظماً، وأن يتحرك فوراً لمعالجة العائق. إذن، ما الذي ينبغي عليه القيام به؟ عليه أن يتواصل مباشرة وبشكل عاجل مع سكرتير المبيعات ليس فقط لطلب البيانات، بل لوضع خطة عملية. يجب أن يوضح له أهمية البيانات والموعد النهائي، ويطلب منه تحديد مصدر محدد للحصول على البيانات (مثل نظام الفواتير أو التقارير القديمة) حتى لو كانت البيانات أولية أو غير مكتملة. الأهم من ذلك، أن يضع جدولاً زمنياً صارماً: على سبيل المثال، أن يحصل على البيانات بحلول نهاية اليوم الأول، ليتمكن من استخدام اليوم الثاني لإعداد التقرير نفسه. إذا واجه أي تأخير أو عائق من سكرتير المبيعات خلال هذا الجدول، فعليه أن يرفع الأمر فوراً إلى المدير أو المسؤول المباشر لتذليل العقبة، وذلك للحفاظ على المسؤولية ومنع تفاقم المشكلة. ولذلك الإجابة هي: **أن يتواصل فوراً مع سكرتير المبيعات لوضع خطة عاجلة ومحددة زمنياً للحصول على البيانات، مع رفع أي عوائق للإدارة إذا لزم الأمر.**