1. تنظيم جهات الاتصال إلى فئات - كتاب صناعة القرار في الأعمال - الصف 11 - الفصل 1 - المملكة العربية السعودية

📚 آداب استخدام الرسائل الفورية في الأعمال

المفاهيم الأساسية

الرسائل الفورية المؤسسية (EIM): برنامج خاص للتراسل الفوري في عالم الأعمال، مثل "واتساب بزنس" و"تلغرام"، مصمم لفصل الرسائل المهنية عن الشخصية.

خريطة المفاهيم

```markmap

التقنية في العمل: استخدام التقنية في المنظمة

الرسائل الفورية (Instant Messaging)

آداب الاستخدام

#### 1. تنظيم جهات الاتصال إلى فئات

• تقسيم جهات الاتصال إلى فئات (مهنية، أصدقاء، عائلة)
• إبقاء الرسائل المهنية منفصلة عن الخاصة
• إعلام الأهل والأصدقاء بضرورة التركيز على المحادثات المهنية أثناء العمل
• استخدام برامج الرسائل الفورية المؤسسية (EIM) للفصل

#### 2. إرسال الرسائل والرد عليها بشكل فوري

• الحسنة: تلقي الردود فوراً
• السيئة: تشتيت الانتباه عن المشاريع والمحادثات المهمة

#### 3. حفظ الرسائل الفورية للمراجعات المستقبلية

• يمكن حفظها كسجل للحوارات مع العملاء والزملاء
• إمكانية إرسال واستقبال وحفظ المرفقات
• عرضة للفيروسات مثل البريد الإلكتروني

#### 4. استخدام لغة احترافية

• تجنب اللغة العامة والمختصرات والرموز التفاعلية
• استخدام لغة واضحة ومكتملة ومهنية (قد تكون أقل رسمية من الخطابات النموذجية)
• الرجوع إلى الجدول "6-6" للإرشادات

```

نقاط مهمة

• الهدف من تنظيم جهات الاتصال هو الحفاظ على الفصل بين الحياة المهنية والشخصية.
• السرعة في الرد سيف ذو حدين: فهي مفيدة للتواصل الفعال ولكنها قد تضر بالإنتاجية والتركيز.
• الرسائل الفورية قابلة للحفظ والأرشفة، مما يجعلها أداة توثيق مهمة.
• اللغة المستخدمة في الرسائل المهنية يجب أن تعكس الاحترافية والوضوح، حتى لو كانت أقل رسمية.

Organize contacts into categories يتيح لك برنامج الرسائل الفورية تقسيم جهات الاتصال إلى فئات، مثلاً: فئة للعلاقات المهنية، وفئة للأصدقاء، وفئة للعائلة. وهذا يعني أن بإمكانك إبقاء الرسائل الفورية المهنية منفصلة عن الرسائل الفورية الخاصة. وبما أنه عليك تسجيل دخولك إلى البرنامج للمشاركة بأي نوع من التواصل، سيمكن أصدقاؤك وعائلتك من رؤية تسجيل دخولك إلى البرنامج، حتى خلال وجودك في العمل. لذا احرص على أن يدركوا حاجتك إلى التركيز على المحادثات المهنية خلال وجودك في العمل. وللتأكد من كون الموظفين يفصلون الرسائل الفورية الشخصية عن الرسائل الفورية المهنية، تعمم بعض الشركات على موظفيها برنامجاً خاصاً للرسائل الفورية المهنية (EIM). فمثلاً: "واتساب بزنس" و"تلغرام" من برامج التراسل الفوري المصممة للأعمال، وقد اكتسبا شعبية كبيرة كونهما يعملان على أنظمة ويندوز، وآبل، وأندرويد وسواها من النظم التشغيلية.

Send and reply to messages instantly الرسائل "الفورية" لها حسناتها وسيئاتها. فعوضاً عن انتظار الجواب على كتاب أو رسالة عبر بريد إلكتروني مطولاً، يمكنك تلقي الجواب من زميل أو بائع على الفور. ولكن يمكن أن تكون الرسائل الفورية سبباً لتشتيت الانتباه في وقت تحتاج فيه إلى التركيز على مشروع، أو محادثة، أو اجتماع.

Save instant messages for future reference شأنها شأن رسائل البريد الإلكتروني، بإمكانك الاحتفاظ بالرسائل الفورية عندما تحتاج إلى مادة مثبت حواراً أجريته مع عميل أو زميل مثلاً. تتيح لك برامج التراسل الفوري إرسال مرفقات مع الرسائل، وتلقي المرفقات، وحفظها. انتبه فبالرسائل الفورية عرضة للفيروسات، مثل: رسائل البريد الإلكتروني.

Use professional language في الرسائل النصية الشخصية، نستخدم اللغة العامة، والمختصرات، وكذلك الرموز التفاعلية، لاختصار كلمات وتعابير شائعة وتخفيض محتوى الكتابة. يعتبر هذا الأسلوب غير لائق وبعيداً جداً عن التكلف المرغوب مهنياً. يمكنك بالطبع استخدام لغة أقل رسمية مقارنة بالمخاطبة النموذجية التي نراها في عالم الأعمال، لكن من المهم أن تكون هذه اللغة واضحة، ومكتملة، ومهنية. راجع الجدول "6-6" للاطلاع على ما يجب فعله وما لا يجب فعله في التراسل الفوري.

193 وزارة التعليم Ministry of Education 2025-1447

--- SECTION: 1. تنظيم جهات الاتصال إلى فئات --- Organize contacts into categories يتيح لك برنامج الرسائل الفورية تقسيم جهات الاتصال إلى فئات، مثلاً: فئة للعلاقات المهنية، وفئة للأصدقاء، وفئة للعائلة. وهذا يعني أن بإمكانك إبقاء الرسائل الفورية المهنية منفصلة عن الرسائل الفورية الخاصة. وبما أنه عليك تسجيل دخولك إلى البرنامج للمشاركة بأي نوع من التواصل، سيمكن أصدقاؤك وعائلتك من رؤية تسجيل دخولك إلى البرنامج، حتى خلال وجودك في العمل. لذا احرص على أن يدركوا حاجتك إلى التركيز على المحادثات المهنية خلال وجودك في العمل. وللتأكد من كون الموظفين يفصلون الرسائل الفورية الشخصية عن الرسائل الفورية المهنية، تعمم بعض الشركات على موظفيها برنامجاً خاصاً للرسائل الفورية المهنية (EIM). فمثلاً: "واتساب بزنس" و"تلغرام" من برامج التراسل الفوري المصممة للأعمال، وقد اكتسبا شعبية كبيرة كونهما يعملان على أنظمة ويندوز، وآبل، وأندرويد وسواها من النظم التشغيلية. --- SECTION: 2. إرسال الرسائل والرد عليها بشكل فوري --- Send and reply to messages instantly الرسائل "الفورية" لها حسناتها وسيئاتها. فعوضاً عن انتظار الجواب على كتاب أو رسالة عبر بريد إلكتروني مطولاً، يمكنك تلقي الجواب من زميل أو بائع على الفور. ولكن يمكن أن تكون الرسائل الفورية سبباً لتشتيت الانتباه في وقت تحتاج فيه إلى التركيز على مشروع، أو محادثة، أو اجتماع. --- SECTION: 3. احفظ الرسائل الفورية للمراجعات المستقبلية --- Save instant messages for future reference شأنها شأن رسائل البريد الإلكتروني، بإمكانك الاحتفاظ بالرسائل الفورية عندما تحتاج إلى مادة مثبت حواراً أجريته مع عميل أو زميل مثلاً. تتيح لك برامج التراسل الفوري إرسال مرفقات مع الرسائل، وتلقي المرفقات، وحفظها. انتبه فبالرسائل الفورية عرضة للفيروسات، مثل: رسائل البريد الإلكتروني. --- SECTION: 4. استخدم لغة احترافية --- Use professional language في الرسائل النصية الشخصية، نستخدم اللغة العامة، والمختصرات، وكذلك الرموز التفاعلية، لاختصار كلمات وتعابير شائعة وتخفيض محتوى الكتابة. يعتبر هذا الأسلوب غير لائق وبعيداً جداً عن التكلف المرغوب مهنياً. يمكنك بالطبع استخدام لغة أقل رسمية مقارنة بالمخاطبة النموذجية التي نراها في عالم الأعمال، لكن من المهم أن تكون هذه اللغة واضحة، ومكتملة، ومهنية. راجع الجدول "6-6" للاطلاع على ما يجب فعله وما لا يجب فعله في التراسل الفوري. --- SECTION: خطوات اتخاذ القرار في المنظمات --- 193 وزارة التعليم Ministry of Education 2025-1447