تعبئة قائمة العناوين بالبيانات - كتاب المهارات الرقمية - الصف 7 - الفصل 1 - المملكة العربية السعودية

📚 تعبئة قائمة العناوين في دمج المراسلات

المفاهيم الأساسية

قائمة العناوين: ملف قاعدة بيانات يحتوي على معلومات المستلمين (مثل: الاسم الأول، اسم العائلة، الصف) لاستخدامه في عملية دمج المراسلات.

خريطة المفاهيم

```markmap

دمج المراسلات (Mail Merge)

تعريفه

عملية معالجة نصوص

تدمج مستند مع ملف قاعدة بيانات

الغرض منه

إرسال دعوة أو خطاب شكر للعديد من الأشخاص

تجنب إنشاء مستندات مختلفة لكل شخص

خطوات إنشاء مستندات الدمج

1. تحديد نوع المستند

#### اختيار "رسائل (Letters)"

#### الضغط على "التالي: مستند البداية (Next: Starting document)"

#### تغيير العرض (View) إلى "تخطيط الطباعة (Print Layout)" باستخدام الزر الموجود على الجانب الأيسر من شريط مهام وورد

2. تحديد مستند البداية

#### اختيار "استخدام المستند الحالي (Use the current document)"

#### الضغط على "التالي: تحديد المستلمين (Next: Select recipients)"

3. تحديد المستلمين

#### إنشاء قائمة مستلمين جديدة

##### 1. اضغط على "كتابة قائمة جديدة (Type a new list)"

##### 2. ثم اضغط على "إنشاء (Create)"

##### 3. ستظهر نافذة "قائمة عناوين جديدة (New Address List)"

#### خيارات تحديد المستلمين

##### استخدام قائمة موجودة

##### تحديد من جهات اتصال Outlook

##### كتابة قائمة جديدة

#### تخصيص حقول قائمة العناوين

##### كيفية التخصيص

###### اضغط على "تخصيص أعمدة (Customize Columns)"

###### ستظهر نافذة "تخصيص قائمة العناوين (Customize Address List)"

##### تعديل الحقول

###### حذف الحقول غير المرغوبة: اضغط على الحقل ثم "حذف (Delete)"

###### إعادة تسمية الحقول: اضغط على الحقل ثم "إعادة تسمية (Rename)"، ثم أدخل الاسم الجديد واضغط "موافق (OK)"

###### إضافة حقول جديدة: استخدم خيار "إضافة (Add)"

##### أمثلة على أسماء الحقول

###### الاسم الأول

###### اسم العائلة

###### الصف (بعد إعادة تسمية حقل المدينة)

###### العنوان

###### الشركة

#### تعبئة قائمة العناوين بالبيانات

##### 1. في نافذة "قائمة عناوين جديدة"، اكتب بيانات المستلم الأول (الاسم الأول، اسم العائلة، الصف).

##### 2. اضغط على "إدخال جديد (New Entry)".

##### 3. أدخل بيانات خمسة مستلمين آخرين بنفس الطريقة.

##### 4. اضغط على "موافق (OK)".

##### 5. في نافذة "حفظ قائمة العناوين (Save Address List)"، اختر مجلد "المستندات (Documents)".

##### 6. أدخل اسم الملف واضغط "حفظ (Save)".

##### 7. في نافذة "مستلمو دمج المراسلات (Mail Merge Recipients)"، اضغط "موافق (OK)".

##### 8. من "لوحة مهام دمج المراسلات (Mail Merge)"، اضغط على "التالي: كتابة رسالة (Next: Write your letter)".

4. كتابة الرسالة

5. معاينة الرسائل

6. إتمام الدمج

مثال تطبيقي في الدرس

إرسال دعوة لحضور الاجتماع السنوي

#### في المتحف الوطني للمملكة العربية السعودية

#### يوم ١٣ محرم الساعة ٧ مساءً

معالج دمج المراسلات (Mail Merge Wizard)

وظيفته

#### تطبيق داخل وورد

#### يوجه المستخدم خطوة بخطوة

كيفية الوصول إليه

#### من علامة التبويب (Mailings)

#### من مجموعة (Start Mail Merge)

#### اختيار (Step-by-step Mail Merge Wizard)

النتيجة

#### تظهر لوحة المهام (Mail Merge) على الجانب الأيسر

```

نقاط مهمة

• بعد إنشاء قائمة العناوين، يجب تعبئتها ببيانات المستلمين (الاسم الأول، اسم العائلة، الصف).
• الخطوات التفصيلية للتعبئة تبدأ من نافذة "قائمة عناوين جديدة (New Address List)".
• يجب إدخال بيانات ما لا يقل عن ستة مستلمين (المستلم الأول + خمسة آخرين).
• يجب حفظ ملف قائمة العناوين في مجلد المستندات قبل المتابعة.
• بعد تعبئة القائمة وحفظها، يتم الانتقال إلى الخطوة الرابعة وهي "كتابة الرسالة".

بعد إنشاء قائمة العناوين عليك تعبئتها بالبيانات المستند الذي تعمل عليه، وذلك بإضافة بيانات المستلمين مثل: الاسم الأول، واسم العائلة، والصف.

من نافذة قائمة عناوين جديدة (New Address List)، اكتب الاسم الأول للمستلم الأول في عمود الاسم الأول (First Name) مثل: أحمد. 1 <br> اكتب أيضاً اسم العائلة (Last Name) والصف (Class) المتعلقين بالمستلم الأول. 2 <br> اضغط على إدخال جديد (New Entry). 3 <br> أدخل بيانات خمسة مستلمين آخرين كما هو موضح في الخطوات السابقة، ثم اضغط على موافق (OK). 4 <br> ستظهر لك نافذة حفظ قائمة العناوين (Save Address List). 5 <br> اختر مجلد المستندات (Documents). 6 <br> أدخل اسم الملف ثم اضغط على حفظ (Save). 7 <br> من نافذة مستلمو دمج المراسلات (Mail Merge Recipients)، اضغط على موافق (OK). 8 <br> من لوحة مهام دمج المراسلات (Mail Merge)، اضغط على التالي: كتابة رسالة (Next: Write your letter). 9

--- SECTION: تعبئة قائمة العناوين بالبيانات --- بعد إنشاء قائمة العناوين عليك تعبئتها بالبيانات المستند الذي تعمل عليه، وذلك بإضافة بيانات المستلمين مثل: الاسم الأول، واسم العائلة، والصف. --- SECTION: لتعبئة القائمة والانتقال للخطوة الرابعة --- من نافذة قائمة عناوين جديدة (New Address List)، اكتب الاسم الأول للمستلم الأول في عمود الاسم الأول (First Name) مثل: أحمد. 1 <br> اكتب أيضاً اسم العائلة (Last Name) والصف (Class) المتعلقين بالمستلم الأول. 2 <br> اضغط على إدخال جديد (New Entry). 3 <br> أدخل بيانات خمسة مستلمين آخرين كما هو موضح في الخطوات السابقة، ثم اضغط على موافق (OK). 4 <br> ستظهر لك نافذة حفظ قائمة العناوين (Save Address List). 5 <br> اختر مجلد المستندات (Documents). 6 <br> أدخل اسم الملف ثم اضغط على حفظ (Save). 7 <br> من نافذة مستلمو دمج المراسلات (Mail Merge Recipients)، اضغط على موافق (OK). 8 <br> من لوحة مهام دمج المراسلات (Mail Merge)، اضغط على التالي: كتابة رسالة (Next: Write your letter). 9 --- VISUAL CONTEXT --- **DIAGRAM**: قائمة عناوين جديدة Description: A user interface window for creating a new address list. It has fields for 'الاسم الأول' (First Name), 'اسم العائلة' (Last Name), and 'الصف' (Class). A table displays entered names, with columns for 'الاسم الأول', 'اسم العائلة', and 'الصف'. Table Structure: Headers: الاسم الأول | اسم العائلة | الصف Rows: Row 1: أحمد | ولد | الصف الأول المتوسط الفصل الأول Row 2: علي | | الصف الأول المتوسط الفصل الأول Row 3: بلال | | الصف الأول المتوسط الفصل الأول Row 4: فهد | | الصف الأول المتوسط الفصل الثاني Row 5: ناصر | | الصف الأول المتوسط الفصل الثاني Row 6: أسامة | | الصف الأول المتوسط الفصل الثاني Empty cells: Last Name for Ali, Last Name for Bilal, Last Name for Fahd, Last Name for Nasser, Last Name for Osama Data: Table with columns for First Name, Last Name, and Class, populated with sample data. Key Values: أحمد, ولد, الصف الأول المتوسط الفصل الأول, علي, الصف الأول المتوسط الفصل الأول, بلال, الصف الأول المتوسط الفصل الأول, فهد, الصف الأول المتوسط الفصل الثاني, ناصر, الصف الأول المتوسط الفصل الثاني, أسامة, الصف الأول المتوسط الفصل الثاني Context: Illustrates the process of entering recipient data into a new address list for mail merge. **DIAGRAM**: قائمة عناوين جديدة Description: A user interface window for creating a new address list, showing the 'الاسم الأول' (First Name) column populated with names like أحمد, علي, بلال, فهد, ناصر, أسامة. Table Structure: Headers: الاسم الأول Rows: Row 1: أحمد Row 2: علي Row 3: بلال Row 4: فهد Row 5: ناصر Row 6: أسامة Data: Shows the 'First Name' column with multiple entries. Key Values: أحمد, علي, بلال, فهد, ناصر, أسامة Context: Highlights the input of first names into the address list. **DIAGRAM**: Untitled Description: User interface elements related to adding new entries or saving the address list. Data: Buttons for 'New Entry', 'Search...', 'Delete Entry', and 'Customize Columns'. Context: Shows the controls available for managing entries in the address list. **DIAGRAM**: Untitled Description: Buttons for confirming or canceling actions within the address list window. Data: Buttons labeled 'OK' and 'Cancel'. Context: Standard dialog box buttons for confirming or discarding changes.