سؤال نشاط 2: ابحث عن تطبيقات جديدة تسهم في التخفيف من أعباء عمل السكرتير، واكتبها.
الإجابة: مربع-2: تطبيقات مقترحة - الواجبات: Google Calendar, Calendly - المهام: Trello, Asana, Todoist - الملاحظات: Notion, Evernote - التخزين: Google Drive, Dropbox - التواصل: Teams, Slack, Zoom - أخرى: Docusign, Otter.ai
خطوات الحل:
- **الشرح:** لنفهم هذا السؤال. المطلوب هو البحث عن تطبيقات جديدة (أي برامج أو أدوات رقمية حديثة) يكون دورها مساعدة السكرتير في عمله وتقليل الجهد والوقت الذي يحتاجه لإنجاز مهامه. الفكرة هنا هي أن ننظر إلى المهام الرئيسية التي يقوم بها السكرتير في عمله اليومي. عادةً، تشمل هذه المهام تنظيم المواعيد، وإدارة قوائم المهام والمشاريع، وتدوين الملاحظات المهمة، وتخزين الملفات ومشاركتها، والتواصل مع الزملاء والعملاء، والتعامل مع المستندات. لذلك، عند البحث عن تطبيقات جديدة، يجب أن نفكر في كل فئة من هذه الفئات. على سبيل المثال، لتخفيف عبء تنظيم المواعيد، نبحث عن تطبيق تقويم ذكي. ولتخفيف عبء متابعة المهام، نبحث عن تطبيق لإدارة المشاريع أو قوائم المهام. وهكذا لكل مجال من مجالات العمل. إذن، الإجابة هي اقتراح قائمة بالتطبيقات مصنفة حسب نوع المهمة التي تساعد فيها، مثل تطبيقات للجدولة، وتطبيقات للمهام، وتطبيقات للملاحظات، وتطبيقات للتخزين، وتطبيقات للتواصل، بالإضافة إلى أي تطبيقات أخرى مفيدة في مجالات متخصصة مثل التوقيع الإلكتروني أو تسجيل المحادثات.