الأهداف - كتاب السكرتارية و الادارة المكتبية - الصف 12 - الفصل 1 - المملكة العربية السعودية

أوضح أساليب الأداء المتميز للسكرتير. أصنف العوامل التي تميز السكرتير.

التميّز (excellence). الأداء (performance).

تبحث المنظمات في الوقت الحالي عن المتفوقين في قدراتهم الشخصية والمهارية بشكل عام؛ حيث لا يتوقف الأمر عند من يؤدي المهام المطلوبة منه فقط، وإنما يتعداها إلى تقديم أداء يفوق التوقعات مما يتطلب من الموظف الابتكار والتميّز في الأداء.

للتحقيق التميز للسكرتير قبل البدء بالعمل -ومن أول يوم- أن يعقد لقاء مع الرئيس المباشر للتعرف عليه شخصياً، واستكشاف طريقة العمل والتعامل التي يفضل؛ ومن أهم الأمور التي لابد أن تكون لدى السكرتير معرفة بها ما يأتي:

معرفة تفضيلات المدير المباشر، وفهمها، وتوزيع وقت العمل والاتفاق على ذلك.

التعرف على أولويات المدير المباشر سواء بالوضوعات، أم آليات العمل؛ مثلاً قد تكون أولوياته الجوانب الشكلية للمعاملات، أو يكون مهتماً بالجوانب الإنسانية لها.

إدراك طبيعة عمل مديره المباشر، ومعرفته؛ هل هو عمل ميداني؟ أم تخطيطي؟ وهل عمله يسير؟ أم معقد؟

تصنيف من يتعاملل المدير معهم؛ هل هم أفراد مستفيدون من خارج المنظمة؟ أم هم مرؤوسون؟ أم زملاء في العمل؟ أم أفراد رسميون من جهات أخرى؟

التعرف على المنظمات؛ سواء الحكومية، أم غير الحكومية، ويتطلب عمل المدير التعامل معها، وطريقة التعامل؛ مثلاً: هل هناك اجتماعات أو لقاءات تعقد معها؟ وهل لها وقت محدد؟ أو هي -فقط- مراسلات كتابية؟ أو هناك زيارات متبادلة؟

التواصل مع المدير ومعرفة آلية إعداد المراسلات؛ سواء الورقية أم الإلكترونية من حيث تفضيلاته بالصيغات الترحيبية، والختامية وتفضيلاته بصياغة التوقيع عليها، وكذلك عناصر التقارير التي تطلب عادة، ومواعيدها.

160

--- SECTION: الأهداف --- أوضح أساليب الأداء المتميز للسكرتير. أصنف العوامل التي تميز السكرتير. --- SECTION: مفاهيم الدرس --- التميّز (excellence). الأداء (performance). تبحث المنظمات في الوقت الحالي عن المتفوقين في قدراتهم الشخصية والمهارية بشكل عام؛ حيث لا يتوقف الأمر عند من يؤدي المهام المطلوبة منه فقط، وإنما يتعداها إلى تقديم أداء يفوق التوقعات مما يتطلب من الموظف الابتكار والتميّز في الأداء. للتحقيق التميز للسكرتير قبل البدء بالعمل -ومن أول يوم- أن يعقد لقاء مع الرئيس المباشر للتعرف عليه شخصياً، واستكشاف طريقة العمل والتعامل التي يفضل؛ ومن أهم الأمور التي لابد أن تكون لدى السكرتير معرفة بها ما يأتي: معرفة تفضيلات المدير المباشر، وفهمها، وتوزيع وقت العمل والاتفاق على ذلك. التعرف على أولويات المدير المباشر سواء بالوضوعات، أم آليات العمل؛ مثلاً قد تكون أولوياته الجوانب الشكلية للمعاملات، أو يكون مهتماً بالجوانب الإنسانية لها. إدراك طبيعة عمل مديره المباشر، ومعرفته؛ هل هو عمل ميداني؟ أم تخطيطي؟ وهل عمله يسير؟ أم معقد؟ تصنيف من يتعاملل المدير معهم؛ هل هم أفراد مستفيدون من خارج المنظمة؟ أم هم مرؤوسون؟ أم زملاء في العمل؟ أم أفراد رسميون من جهات أخرى؟ التعرف على المنظمات؛ سواء الحكومية، أم غير الحكومية، ويتطلب عمل المدير التعامل معها، وطريقة التعامل؛ مثلاً: هل هناك اجتماعات أو لقاءات تعقد معها؟ وهل لها وقت محدد؟ أو هي -فقط- مراسلات كتابية؟ أو هناك زيارات متبادلة؟ التواصل مع المدير ومعرفة آلية إعداد المراسلات؛ سواء الورقية أم الإلكترونية من حيث تفضيلاته بالصيغات الترحيبية، والختامية وتفضيلاته بصياغة التوقيع عليها، وكذلك عناصر التقارير التي تطلب عادة، ومواعيدها. 160