نشاط 3 - كتاب السكرتارية و الادارة المكتبية - الصف 12 - الفصل 1 - المملكة العربية السعودية

والبيانات، واستندات وفق الأسماء؛ سواء لأشخاص، أم شركات، أم مشاريع.

الترقيم (الترميز): وتأتي هذه المرحلة بين التصنيف وإعداد الفهارس؛ فهي مهمة في ترتيب الوثائق تبعاً لترتيبها الذي سيكون أساسياً في إعداد الفهارس لتلك الوثائق. ويعرف الترميز (الترميز) بأنه وضع رموز للوثائق؛ سواء بالأرقام الحسابية؛ أم بالحروف الهجائية؛ أم بالاثنين معاً.

إعداد الفهارس: عملية إعداد الفهارس هي المرحلة الثالثة من مراحل التنظيم الفني للمحفوظات، وهي المرحلة المتممة لمرحلة التصنيف والترميز، ويمكن أن تعرف الفهرسة بأنها وصف كامل للوثائق والمعلومات التي تحويها تلك الوثائق بهدف تسهيل استرجاعها بأسرع وقت، وأقل جهد؛ ومنها على سبيل المثال:

فهرس السجل: وهو دفتر مجلد/أوراق متفرقة يسجل فيها السكرتير أسماء الملفات التي لديه، وأرقامها، وكذلك أماكن وجودها في أجهزة الحفظ، إلا أنه ثم بعض العيوب الواضحة عند استعماله؛ وهي صعوبة الإضافة إليه، أو الحذف منه، وكذلك تعرضها للتلف السريع، وعدم محافظته على سرية المعلومات؛ لأنه مكشوف.

الفهرس الآلي أو المحوسب: عبارة عن فهرسة الملفات عن طريق الحاسب الآلي من خلال برامج خاصة، بإدخال البيانات، وتظهر البيانات للمستفيد على الشاشة.

اقترح تصنيفاً لحفظ الملفات في مكتب مدير المدرسة أو الوكيل من خلال دراسة الحالة.

قواعد عامة لحفظ الملفات والوثائق، وأرشفتها:

يرتبط جزء كبير من عمل السكرتير بالوثائق والمستندات والسجلات، وحفظها، لذا يجب أن تكون لديه القدرة الكافية، والمعرفة التامة بعملية الحفظ، وهناك عدد من القواعد الأساسية التي عليه الالتزام بها؛ ومنها:

إجراء عملية الحفظ المرتب والمنظم من خلال التقسيم الصحيح، والتصنيف الجيد لجميع الوثائق الواردة قبل الحفظ.

التأكد من أن الأوراق موضوعة في الملف الصحيح.

وضع الأوراق في الملفات حسب التعاقب الصحيح للتواريم؛ بحيث يكون المستند الأقرب عهداً في الأعلى، وتجنب الملفات الكبيرة التي لا تصلح في الوقت الحاضر.

والبيانات، واستندات وفق الأسماء؛ سواء لأشخاص، أم شركات، أم مشاريع. الترقيم (الترميز): وتأتي هذه المرحلة بين التصنيف وإعداد الفهارس؛ فهي مهمة في ترتيب الوثائق تبعاً لترتيبها الذي سيكون أساسياً في إعداد الفهارس لتلك الوثائق. ويعرف الترميز (الترميز) بأنه وضع رموز للوثائق؛ سواء بالأرقام الحسابية؛ أم بالحروف الهجائية؛ أم بالاثنين معاً. إعداد الفهارس: عملية إعداد الفهارس هي المرحلة الثالثة من مراحل التنظيم الفني للمحفوظات، وهي المرحلة المتممة لمرحلة التصنيف والترميز، ويمكن أن تعرف الفهرسة بأنها وصف كامل للوثائق والمعلومات التي تحويها تلك الوثائق بهدف تسهيل استرجاعها بأسرع وقت، وأقل جهد؛ ومنها على سبيل المثال: فهرس السجل: وهو دفتر مجلد/أوراق متفرقة يسجل فيها السكرتير أسماء الملفات التي لديه، وأرقامها، وكذلك أماكن وجودها في أجهزة الحفظ، إلا أنه ثم بعض العيوب الواضحة عند استعماله؛ وهي صعوبة الإضافة إليه، أو الحذف منه، وكذلك تعرضها للتلف السريع، وعدم محافظته على سرية المعلومات؛ لأنه مكشوف. الفهرس الآلي أو المحوسب: عبارة عن فهرسة الملفات عن طريق الحاسب الآلي من خلال برامج خاصة، بإدخال البيانات، وتظهر البيانات للمستفيد على الشاشة. --- SECTION: نشاط 3 --- اقترح تصنيفاً لحفظ الملفات في مكتب مدير المدرسة أو الوكيل من خلال دراسة الحالة. قواعد عامة لحفظ الملفات والوثائق، وأرشفتها: يرتبط جزء كبير من عمل السكرتير بالوثائق والمستندات والسجلات، وحفظها، لذا يجب أن تكون لديه القدرة الكافية، والمعرفة التامة بعملية الحفظ، وهناك عدد من القواعد الأساسية التي عليه الالتزام بها؛ ومنها: إجراء عملية الحفظ المرتب والمنظم من خلال التقسيم الصحيح، والتصنيف الجيد لجميع الوثائق الواردة قبل الحفظ. التأكد من أن الأوراق موضوعة في الملف الصحيح. وضع الأوراق في الملفات حسب التعاقب الصحيح للتواريم؛ بحيث يكون المستند الأقرب عهداً في الأعلى، وتجنب الملفات الكبيرة التي لا تصلح في الوقت الحاضر. --- VISUAL CONTEXT --- **FIGURE**: Untitled Description: A row of five colorful file folders (red, blue, green, yellow, grey) standing upright on a desk next to a laptop computer. The laptop screen is dark. The folders are slightly angled towards the viewer. Context: Illustrates the concept of organizing and storing files and documents.