خصائص الكتابة الإدارية الرسمية - كتاب السكرتارية و الادارة المكتبية - الصف 12 - الفصل 1 - المملكة العربية السعودية

خصائص الكتابة الإدارية الرسمية

الكتابة الإدارية تتطلب توفر الخصائص اللازمة لها؛ ومنها:

الوضوح: بمعنى أن تكون الجمل المكتوبة تعنى نفس المعنى المقصود دون زيادة أو نقصان؛ فوضوح الكتابة يتطلب فهم الموضوع، واستيعابه من مختلف جوانبه، واستعمال الكلمات، والجمل المفهومة، والمتداولة بعيدًا عن الجمل الصعبة، أو المركبة، واستعمال الجمل القصيرة؛ لأن ذلك يساعد على فهم الرسالة المكتوبة.

الاختصار: يجب أن تكون الرسالة المكتوبة محققة لهدف الاتصال بأقل عدد من الكلمات، والجمل؛ مع الانتباه إلى أن الاختصار لا يعنى الإخلال بالمعنى المطلوب بدعوى الاختصار.

الخلو من الأخطاء: الرسالة التي يكثر فيها الخطأ في جوانبها الموضوعية، أو الجوانب الإملائية، أو اللغوية، أو تتعارض مع التعليمات والأنظمة المعمول بها؛ تبعث على عدم الاهتمام بها لدى المتلقي؛ كما يجب التأكد من اكتمال البيانات والمعلومات في الرسالة المكتوبة؛ وذلك بمراجعتها، وتصحيحها قبل إرسالها إلى المستقبل.

اللطافة في التعبير: حيث إن الرسالة التي تفتقد هذا الجانب تقلل من شأن متلقيها؛ مثلاً تجنب مخاطبة الموظف بحسب مستوى وظيفته (معالي، سعادة ...)، وكذلك فإن جملاً مثل: نشكركم على ...، نقدر لكم ...، ونحوها تعطي شعوراً إيجابياً يسهم في تفهم الرسالة.

الابتعاد عن الجمل الانتقادية: الرسالة التي تحوي جملاً انتقادية للطرف الآخر؛ قد تهمل، ولا يُميرها القارئ أي اهتمام، وهناك العديد من الجمل والكلمات التي يجب تجنبها في الكتابة الإدارية؛ منها:

... رسالة ...

يسوؤنا ردكم غير المسوغ ...

فقد أخفقتم في تحقيق ...

وعليه؛ فلن نتعامل معكم في المرات القادمة.

تماشياً مع رؤية 2030، فإن التحول الرقمي للحكومة السعودية يُعد إستراتيجية متكاملة وحاسمة وعملية تهدف إلى تمكين وتسريع التحول الحكومي بكفاءة وفعالية؛ لتحسين إجراءات العمل وتحرير التحول الرقمي في كافة الأعمال والأنشطة لمواكبة توجهات الرؤية وإيجاد بيئة مثالية بلا ورق.

إضاءة

--- SECTION: خصائص الكتابة الإدارية الرسمية --- خصائص الكتابة الإدارية الرسمية الكتابة الإدارية تتطلب توفر الخصائص اللازمة لها؛ ومنها: الوضوح: بمعنى أن تكون الجمل المكتوبة تعنى نفس المعنى المقصود دون زيادة أو نقصان؛ فوضوح الكتابة يتطلب فهم الموضوع، واستيعابه من مختلف جوانبه، واستعمال الكلمات، والجمل المفهومة، والمتداولة بعيدًا عن الجمل الصعبة، أو المركبة، واستعمال الجمل القصيرة؛ لأن ذلك يساعد على فهم الرسالة المكتوبة. الاختصار: يجب أن تكون الرسالة المكتوبة محققة لهدف الاتصال بأقل عدد من الكلمات، والجمل؛ مع الانتباه إلى أن الاختصار لا يعنى الإخلال بالمعنى المطلوب بدعوى الاختصار. الخلو من الأخطاء: الرسالة التي يكثر فيها الخطأ في جوانبها الموضوعية، أو الجوانب الإملائية، أو اللغوية، أو تتعارض مع التعليمات والأنظمة المعمول بها؛ تبعث على عدم الاهتمام بها لدى المتلقي؛ كما يجب التأكد من اكتمال البيانات والمعلومات في الرسالة المكتوبة؛ وذلك بمراجعتها، وتصحيحها قبل إرسالها إلى المستقبل. اللطافة في التعبير: حيث إن الرسالة التي تفتقد هذا الجانب تقلل من شأن متلقيها؛ مثلاً تجنب مخاطبة الموظف بحسب مستوى وظيفته (معالي، سعادة ...)، وكذلك فإن جملاً مثل: نشكركم على ...، نقدر لكم ...، ونحوها تعطي شعوراً إيجابياً يسهم في تفهم الرسالة. الابتعاد عن الجمل الانتقادية: الرسالة التي تحوي جملاً انتقادية للطرف الآخر؛ قد تهمل، ولا يُميرها القارئ أي اهتمام، وهناك العديد من الجمل والكلمات التي يجب تجنبها في الكتابة الإدارية؛ منها: ... رسالة ... يسوؤنا ردكم غير المسوغ ... فقد أخفقتم في تحقيق ... وعليه؛ فلن نتعامل معكم في المرات القادمة. تماشياً مع رؤية 2030، فإن التحول الرقمي للحكومة السعودية يُعد إستراتيجية متكاملة وحاسمة وعملية تهدف إلى تمكين وتسريع التحول الحكومي بكفاءة وفعالية؛ لتحسين إجراءات العمل وتحرير التحول الرقمي في كافة الأعمال والأنشطة لمواكبة توجهات الرؤية وإيجاد بيئة مثالية بلا ورق. إضاءة