المربع الأول - كتاب السكرتارية و الادارة المكتبية - الصف 12 - الفصل 1 - المملكة العربية السعودية

المربع الأول: المهم والعاجل

المربع الأول من المصفوفة مخصص للأمور المهمة والعاجلة، الأشياء التي يجب أن نفعلها الآن ولا مجال لتأجيلها بتاتا؛ مثل التحضير لمؤتمر قريب الموعد، أو عمل ما تجاهلناه في السابق. وكان وقته لا يتسع له، أو اتصال بعميل قد تخسره في حال لم تتصل به الآن، وأية مهام أخرى لا تحتمل التأجيل، ومن الضروري تنفيذها الآن.

المربع الثاني المهم وغير العاجل:

إن كنت تدير وقتك بالطريقة الصحيحة؛ فإنه يجب عليك قضاء القسم الأكبر من وقتك في هذا المربع. هذا المربع أموراً مهمة ولكنها غير عاجلة؛ مثل العمل على التقارير التي تحتاج إلى وقت في تجميع بياناتها، التخطيط الجيد للمقابلات الرسمية والاجتماعات المهمة المستقبلية، وأمور أخرى مهمة ولكنها غير ملحة. وكلما قضينا وقتاً أكثر في المربع الثاني كان ذلك أفضل، وقللنا من المهام بالربع الأول وبقية المربعات؛ وبالتالي إدارة الوقت بفعالية، والتخفيف من الضغوط على صعيد الوقت.

المربع الثالث غير المهم والمستعجل: الأشياء غير المهمة لكنها تكون عاجلة، وتأتي في أوقات حرجة؛ مثل المكالمات الهاتفية التي تتقاطع مع مهامنا الأخرى، الرد على التعاميم والخطابات، الدعوات الاجتماعية، تصفح الإنترنت، وما إلى ذلك من الأمور غير المهمة، أي نفذها بسرعة، وتخلص منها بأقل وقت ممكن.

المربع الرابع غير المهم وغير العاجل: هي الأمور غير المهمة على الإطلاق، ولا تعود علينا بأي نفع، أي باختصار هي الأمور التي يمكننا الاستغناء عنها تماماً، ودون أي يكون لذلك أي تأثير علينا، أو على أي من جوانب حياتنا. مثل مشاهدة التلفاز، استعمال وسائل التواصل الاجتماعي، المحادثات على برامج التواصل دون هدف، وغير ذلك من الأمور التي تضيع الوقت دون فائدة تذكر.

نشاط 2

لديك هذه المهام؛ صنفها، وضعها في المربع المناسب من مصفوفة المهام:

تنظيم الملفات. إعادة ترتيب مكتبك. تقرير لابد من تسليمه بعد شهر من الآن. توزيع دعوات لاجتماع بعد يومين من الآن. تنسيق مقابلة المدير مع وفد إحدى الشركات غداً.

متابعة تطبيقات التواصل الاجتماعي. مكالمة صديق.

الرد على البريد الإلكتروني.

--- SECTION: المربع الأول --- المربع الأول: المهم والعاجل المربع الأول من المصفوفة مخصص للأمور المهمة والعاجلة، الأشياء التي يجب أن نفعلها الآن ولا مجال لتأجيلها بتاتا؛ مثل التحضير لمؤتمر قريب الموعد، أو عمل ما تجاهلناه في السابق. وكان وقته لا يتسع له، أو اتصال بعميل قد تخسره في حال لم تتصل به الآن، وأية مهام أخرى لا تحتمل التأجيل، ومن الضروري تنفيذها الآن. --- SECTION: المربع الثاني --- المربع الثاني المهم وغير العاجل: إن كنت تدير وقتك بالطريقة الصحيحة؛ فإنه يجب عليك قضاء القسم الأكبر من وقتك في هذا المربع. هذا المربع أموراً مهمة ولكنها غير عاجلة؛ مثل العمل على التقارير التي تحتاج إلى وقت في تجميع بياناتها، التخطيط الجيد للمقابلات الرسمية والاجتماعات المهمة المستقبلية، وأمور أخرى مهمة ولكنها غير ملحة. وكلما قضينا وقتاً أكثر في المربع الثاني كان ذلك أفضل، وقللنا من المهام بالربع الأول وبقية المربعات؛ وبالتالي إدارة الوقت بفعالية، والتخفيف من الضغوط على صعيد الوقت. --- SECTION: المربع الثالث --- المربع الثالث غير المهم والمستعجل: الأشياء غير المهمة لكنها تكون عاجلة، وتأتي في أوقات حرجة؛ مثل المكالمات الهاتفية التي تتقاطع مع مهامنا الأخرى، الرد على التعاميم والخطابات، الدعوات الاجتماعية، تصفح الإنترنت، وما إلى ذلك من الأمور غير المهمة، أي نفذها بسرعة، وتخلص منها بأقل وقت ممكن. --- SECTION: المربع الرابع --- المربع الرابع غير المهم وغير العاجل: هي الأمور غير المهمة على الإطلاق، ولا تعود علينا بأي نفع، أي باختصار هي الأمور التي يمكننا الاستغناء عنها تماماً، ودون أي يكون لذلك أي تأثير علينا، أو على أي من جوانب حياتنا. مثل مشاهدة التلفاز، استعمال وسائل التواصل الاجتماعي، المحادثات على برامج التواصل دون هدف، وغير ذلك من الأمور التي تضيع الوقت دون فائدة تذكر. --- SECTION: نشاط 2 --- نشاط 2 لديك هذه المهام؛ صنفها، وضعها في المربع المناسب من مصفوفة المهام: تنظيم الملفات. إعادة ترتيب مكتبك. تقرير لابد من تسليمه بعد شهر من الآن. توزيع دعوات لاجتماع بعد يومين من الآن. تنسيق مقابلة المدير مع وفد إحدى الشركات غداً. متابعة تطبيقات التواصل الاجتماعي. مكالمة صديق. الرد على البريد الإلكتروني.