سؤال ٣: أصمم مخططًا من عندي، ثم أوازنه بمخططات من في الصف للمناقشة.
الإجابة: ٣. مخطط كتابة محضر اجتماع - بيانات الاجتماع: (التاريخ – اليوم – المكان – وقت البدء/الانتهاء – رقم الاجتماع) - أطراف الاجتماع: (الرئيس – المقرر/كاتب المحضر – الحضور – الغياب) - هدف الاجتماع - جدول الأعمال: 1) البند الأول - > ملخص المناقشة - > القرار/التوصية 2) البند الثاني - > ملخص المناقشة - > القرار/التوصية 3) البند الثالث - > ملخص المناقشة - > القرار/التوصية - القرارات النهائية: (ما القرار؟ من المسؤول؟ موعد التنفيذ؟) - أعمال المتابعة - موعد الاجتماع القادم - التوقيعات: (توقيع الرئيس – توقيع المقرر)
خطوات الحل:
- **الخطوة 1: تحليل المطلوب** | العنصر | الوصف | |--------|-------| | **المهمة** | تصميم مخطط لكتابة محضر اجتماع. | | **الهدف** | الحصول على قالب منظم وشامل يمكن استخدامه لتوثيق أي اجتماع بشكل فعّال. | | **طريقة العمل** | تصميم ذاتي يتبعه مناقشة ومقارنة مع زملاء الصف لتحسين المخطط. |
- **الخطوة 2: المبدأ أو القالب المستخدم** مبدأ كتابة **المحاضر الرسمية**، والتي تهدف إلى توثيق ما جرى في الاجتماع بدقة لضمان: 1. **المرجعية**: العودة إلى القرارات والمناقشات. 2. **المساءلة**: تحديد المهام والمسؤولين. 3. **المتابعة**: تتبع مواعيد التنفيذ. > **ملاحظة:** يجب أن يكون المحضر **دقيقاً، واضحاً، موجزاً، وموضوعياً**، ويتجنب الآراء الشخصية.
- **الخطوة 3: تحديد العناصر الرئيسية للمخطط** بناءً على الإجابة النموذجية، يمكن تقسيم مخطط المحضر إلى الأقسام الرئيسية التالية: 1. **البيانات الإدارية** للاجتماع. 2. **قائمة المشاركين**. 3. **الهدف** من الاجتماع. 4. **بنود جدول الأعمال** مع تفاصيلها. 5. **خاتمة المحضر** وتوقيعاته.
- **الخطوة 4: تفصيل كل عنصر في المخطط (الهيكل التفصيلي)** يمكن بناء المخطط النهائي وفق الترتيب والتفاصيل التالية، مع إمكانية استخدام جدول لتنظيم بنود جدول الأعمال: ### **مخطط محضر اجتماع** **أولاً: بيانات الاجتماع** * التاريخ (الهجري والميلادي). * اليوم. * مكان الانعقاد. * وقت البدء ووقت الانتهاء. * رقم الاجتماع (إن وجد). **ثانياً: أطراف الاجتماع** * **رئيس الاجتماع.** * **مقرر/كاتب المحضر.** * **الحضور:** (سرد الأسماء أو الجهات). * **الغياب:** (مع ذكر الأعذار المقبولة إن أمكن). **ثالثاً: هدف الاجتماع** * كتابة الهدف العام أو السبب المباشر لعقد الاجتماع بشكل مختصر وواضح. **رابعاً: جدول الأعمال والمناقشات** | رقم البند | عنوان البند | ملخص المناقشة | القرار/التوصية | |:---:|:---:|:---|:---| | 1 | *(مثال: مناقشة تقرير الأداء)* | تم استعراض التقرير وطرح الملاحظات... | اعتماد التقرير مع الأخذ بالملاحظات (أ، ب). | | 2 | *(بند آخر)* | ... | ... | | ... | ... | ... | ... | **خامساً: القرارات النهائية والتكليفات** (تُكتب هنا القرارات الختامية بشكل منفصل وواضح) * القرار الأول: (وصفه). **المسؤول:** (اسم). **موعد التنفيذ:** (تاريخ). * القرار الثاني: ... **سادساً: بنود ختامية** * **أعمال المتابعة:** كيفية متابعة تنفيذ القرارات. * **موعد الاجتماع القادم:** (إن تم تحديده). **سابعاً: التوقيعات** * توقيع **رئيس الاجتماع**. * توقيع **مقرر/كاتب المحضر**. > **تلميح:** عند المناقشة مع الزملاء، قارن بين مخططاتكم من حيث: **الترتيب المنطقي، الوضوح، الشمولية، وسهولة الاستخدام**.
- **الخطوة 5: الإجابة النهائية (تطبيق المخطط)** بناء على التحليل السابق، فإن **المخطط المقترح لكتابة محضر اجتماع** يجب أن يحتوي على الأقسام السبعة المذكورة أعلاه بشكل متسلسل. هذا الهيكل يضمن توثيقاً كاملاً للمعلومات الإدارية، والموضوعات المطروحة، والمناقشات، والقرارات الحاسمة، وآلية المتابعة، مما يجعله وثيقة عمل قابلة للتنفيذ والمراجعة.