2. قلل من كمية المعلومات - كتاب صناعة القرار في الأعمال - الصف 11 - الفصل 1 - المملكة العربية السعودية

📚 مهارات التواصل الفعال

المفاهيم الأساسية

المصطلحات التخصصية (Jargon): الكلمات أو العبارات الخاصة التي تستخدمها مهنة أو مجموعة ما ويصعب على الآخرين فهمها.

خريطة المفاهيم

```markmap

التواصل التنظيمي وصنع القرارات

أساليب التواصل في منظمات الأعمال

مكتوبة

لفظية

عوامل اختيار الأسلوب

تفاصيل المعلومات والغرض منها

الجهة التي تنقل المعلومات إليها

أهداف دراسة الفصل

تصنيف التواصل التنظيمي

شرح قنوات التواصل في المناخات المفتوحة

فهم عناصر التواصل في أماكن العمل

توضيح دور الاجتماعات الفعالة

تطوير التقارير والمقترحات لأغراض العمل

اتجاهات تدفق المعلومات

تدفق تنازلي

تدفق تصاعدي

تدفق جانبي (عبد نفس المستوى الهرمي)

أدوات التواصل (مثال تطبيقي)

الاجتماعات الأسبوعية

لوحة الأسئلة والإجابات عبر البريد الإلكتروني (للتواصل المجهول)

فهم التواصل

طبيعة التواصل

• ليس مجرد كلمات لفظية أو مكتوبة
• كل ما يفعله أو يقوله المدير يُعتبر تواصلاً
• أسلوب ثنائي الاتجاه

التواصل التنظيمي

• جميع أنواع التواصل التي تمكن المنظمات من الاتصال داخلياً وخارجياً
• يختلف عن التواصل الفردي غير الرسمي

شروط النجاح

• فهم كل من المتحدث والمستمع لبعضهما
• لفت انتباه المتلقي وسط آلاف الرسائل اليومية

عملية التواصل

عملية التواصل الشفهية (الشكل 8-1)

#### 1. المتحدث

• يجب فهم الغرض من الرسالة وتوقع كيفية تلقي المستمع لها.

#### 2. تشفير الرسالة

• اختيار أنسب أسلوب للتواصل (كلمات أو رموز).

#### 3. اختيار القناة

• يعتمد على: نوع الرسالة، العلاقة بين الطرفين، مستوى التفاصيل.
• يحافظ على تدفق المعلومات الفعال.

#### 4. فك تشفير الرسالة

• تفسير المستلم لمعنى الرسالة.
• يجب أن تكون الرسالة واضحة ومنطقية وسهلة الفهم.

#### 5. التغذية الراجعة

• رد المتلقي على تواصل المرسل برسالة مقابلة.
• تتيح للمتحدث تحليل تأثير الرسالة وتقييم فعاليتها.
• التواصل الفعال هو عملية دورية.

تخطيط الرسالة

التفاصيل التي يجب أخذها في الاعتبار

• من طرف التواصل المقابل؟
• ما المعلومات التي يجب نقلها؟
• ما أفضل قناة للتواصل؟

نصائح لإرسال رسالة منظمة ومفهومة

#### 1. ابدأ بما يحتاج المستمع إلى معرفته

• حدد الهدف من المناقشة (الإعلام أو الإقناع) ليكون هو الفكرة الرئيسية.
• من المرجح أن يتذكر المستمع الجزء الأول والأخير من رسالتك.
• ابدأ المحادثة بما يحتاج المستمع إلى معرفته، ثم استخدم المعلومات الداعمة.

#### 2. قلل من كمية المعلومات

• الحد من كمية المعلومات في الرسالة الواحدة.
• في المحادثة الفردية: عبر عن فكرة رئيسية واحدة وأيدها بثلاث أفكار.
• إذا كنت بحاجة لمعلومات أكثر: أجرِ أكثر من مناقشة.

#### 3. تخلص من الكلمات غير الضرورية

• استخدم جملًا بسيطة.
• تجنب اللغة التقنية والمصطلحات التخصصية (Jargon) كلما أمكن.

#### 4. اجعل رسائلك ذات صلة بمستمعك

• افهم وجهة نظر المستمع.
• اشرح كيف يعود موضوع رسالتك بالفائدة عليه.

#### 5. اتبع أسلوبًا مباشرًا

• قدم موضوعك بطريقة مباشرة.
• اشرح ما تريده وحدد توقعاتك بوضوح.
• كن مهذبًا لكن واضحًا.

```

نقاط مهمة

• قلل كمية المعلومات في الرسالة الواحدة لتجنب تشتت المستمع أو نسيانه للتفاصيل.
• استخدم لغة بسيطة وتجنب المصطلحات التخصصية (Jargon) لتسهيل فهم الرسالة الشفهية.
• ربط الرسالة بمنفعة المستمع وفهم وجهة نظره يزيد من فعاليتها.
• الوضوح والمباشرة في تقديم الرسالة يساعدان المستمع الذي قد يكون منشغلاً بمهام متعددة.

Limit the amount of information

قد لا يستمع الأفراد دائمًا إلى رسالة كاملة أو يتذكرونها بالكامل، لا سيما إذا ما تشتت انتباههم بسبب البيئة الصاخبة أو التدخلات أو غيرها من عوائق التواصل من حولهم. وقد يسبب كم المعلومات الكبير في المحادثة حيرة المستمعين أو عدم قدرتهم على تذكر جميع تفاصيل المحادثة. لذلك، فمن الأنسب الحد من كمية المعلومات التي تعتزم مشاركتها في الرسالة الواحدة. ففي محادثة فردية، على سبيل المثال، عبّر عن فكرة رئيسية واحدة وأدعمها بثلاث أفكار. أما إذا كنت بحاجة إلى مشاركة المزيد من المعلومات، فأجر أكثر من مناقشة.

Eliminate unnecessary words

يمكن أن يكون فهم اللغة الشفهية أصعب من اللغة المكتوبة. فعند استخدامك لغة معقدة أو كلمات غير ضرورية يصبح تفسير ما تقوله صعبًا على المستمع. لذلك، يُفضل أن تستخدم جملًا بسيطة وأن تتجنب اللغة التقنية والمصطلحات التخصصية jargon، كلما أمكن ذلك.

المصطلحات التخصصية jargon: الكلمات أو العبارات الخاصة التي تستخدمها مهنة أو مجموعة ما ويصعب على الآخرين فهمها.

Make your messages relevant to your listener

على الرغم من أنه من الطبيعي أن تناقش ما تراه مهمًا في رأيك، في المقابل، قد لا يفهم المستمع إليك محتوى حديثك وأهمية رسالتك. إذا لم يوافقك الرأي وعليه، احرص على كون رسائلك ذات صلة بمستمعك، افهم وجهة نظره ومن ثم اشرح كيف يعود موضوع رسالتك بالفائدة عليه.

Take a direct approach

قد يضطر المستمعون إلى القيام بالعديد من المهام أثناء استماعهم إليك، إذ يجب أن ينتبهوا إلى ما تقوله، ويفسروا إشاراتك غير اللفظية (إذا كانت الرسالة وجها لوجه)، وأن يتجاهلوا الضوضاء والمشتتات الأخرى، ويستوعبوا ما تقوله في ذات الوقت. لمساعدة المستمعين، اتبع أسلوبًا مباشرًا خلال تقديم موضوعك، واشرح ما تريده، وحدد توقعاتك. كن مهذبًا لكن واضحًا حتى لا يضطر المستمعون إلى تخمين مقاصدك.

وزارة التعليم Ministry of Education 2025 - 1447

الفصل 8 238

--- SECTION: 2. قلل من كمية المعلومات --- Limit the amount of information قد لا يستمع الأفراد دائمًا إلى رسالة كاملة أو يتذكرونها بالكامل، لا سيما إذا ما تشتت انتباههم بسبب البيئة الصاخبة أو التدخلات أو غيرها من عوائق التواصل من حولهم. وقد يسبب كم المعلومات الكبير في المحادثة حيرة المستمعين أو عدم قدرتهم على تذكر جميع تفاصيل المحادثة. لذلك، فمن الأنسب الحد من كمية المعلومات التي تعتزم مشاركتها في الرسالة الواحدة. ففي محادثة فردية، على سبيل المثال، عبّر عن فكرة رئيسية واحدة وأدعمها بثلاث أفكار. أما إذا كنت بحاجة إلى مشاركة المزيد من المعلومات، فأجر أكثر من مناقشة. --- SECTION: 3. تخلص من الكلمات غير الضرورية --- Eliminate unnecessary words يمكن أن يكون فهم اللغة الشفهية أصعب من اللغة المكتوبة. فعند استخدامك لغة معقدة أو كلمات غير ضرورية يصبح تفسير ما تقوله صعبًا على المستمع. لذلك، يُفضل أن تستخدم جملًا بسيطة وأن تتجنب اللغة التقنية والمصطلحات التخصصية jargon، كلما أمكن ذلك. --- SECTION: تعريف --- المصطلحات التخصصية jargon: الكلمات أو العبارات الخاصة التي تستخدمها مهنة أو مجموعة ما ويصعب على الآخرين فهمها. --- SECTION: 4. اجعل رسائلك ذات صلة بمستمعك --- Make your messages relevant to your listener على الرغم من أنه من الطبيعي أن تناقش ما تراه مهمًا في رأيك، في المقابل، قد لا يفهم المستمع إليك محتوى حديثك وأهمية رسالتك. إذا لم يوافقك الرأي وعليه، احرص على كون رسائلك ذات صلة بمستمعك، افهم وجهة نظره ومن ثم اشرح كيف يعود موضوع رسالتك بالفائدة عليه. --- SECTION: 5. اتبع أسلوبًا مباشرًا --- Take a direct approach قد يضطر المستمعون إلى القيام بالعديد من المهام أثناء استماعهم إليك، إذ يجب أن ينتبهوا إلى ما تقوله، ويفسروا إشاراتك غير اللفظية (إذا كانت الرسالة وجها لوجه)، وأن يتجاهلوا الضوضاء والمشتتات الأخرى، ويستوعبوا ما تقوله في ذات الوقت. لمساعدة المستمعين، اتبع أسلوبًا مباشرًا خلال تقديم موضوعك، واشرح ما تريده، وحدد توقعاتك. كن مهذبًا لكن واضحًا حتى لا يضطر المستمعون إلى تخمين مقاصدك. وزارة التعليم Ministry of Education 2025 - 1447 الفصل 8 238