صفحة 257 - كتاب صناعة القرار في الأعمال - الصف 11 - الفصل 1 - المملكة العربية السعودية

📚 صيغة الرسالة ومحتواها

المفاهيم الأساسية

الخاتمة (Closing): جزء من الرسالة يتضمن اسم المرسل ومعلومات الاتصال الخاصة به (اسم الشركة، العنوان، أرقام الهاتف والفاكس).

خريطة المفاهيم

```markmap

التواصل في مكان العمل

العناصر الثلاثة لإتقان التواصل

1. استخدام وسائل التواصل الاجتماعي

#### لتحسين التواصل الداخلي والخارجي

2. استخدام قنوات التواصل غير الرسمية والشبكات الشخصية

#### قنوات التواصل الشخصية

##### تعريف: قنوات خارج القنوات الرسمية تتيح التواصل متجاوزاً الحدود

##### أنواعها:

• الشبكات الشخصية (Personal networks)
• التواصل العنقودي (The grapevine)
• التواصل الكتابي (Written communication)

#### نصائح لبناء الشبكات

• ابن الشبكة قبل أن تحتاجها

##### 2. اجعل الشبكة مفيدة للطرفين (Make it win-win)

###### التواصل الناجح لا يقتصر على الحصول على ما تريد، بل يضمن حصول الآخرين في الشبكة على ما يريدون أيضاً.

##### 3. ركز على التنوع (Focus on diversity)

###### قاعدة المعارف الأوسع تزيد نطاق التأثير.

###### لين علاقات مع أفراد من مجالات اهتمام مختلفة (داخل وخارج المنظمة).

3. إنشاء قنوات تواصل رسمية

#### قنوات التواصل الرسمية (Formal communication channels)

##### 1. قناة الاتصالات التنازلية (Downward)

###### أمثلة المعلومات المتشاركة:

• الأهداف والاستراتيجيات
• إرشادات العمل والمبرر
• الإجراءات والتدريبات
• التغذية الراجعة حول الأداء
• تحديد المهام

##### 2. قناة الاتصالات التصاعدية (Upward)

###### أمثلة المعلومات المتشاركة:

• المشكلات والتوقعات
• الاقتراحات لإجراء التحسينات
• تقارير الأداء
• الشكاوى والمشكلات
• الشؤون المالية والمحاسبية

##### 3. قناة الاتصالات الأفقية (Horizontal)

###### أمثلة المعلومات المتشاركة:

• حل المشكلات ما بين الإدارات
• التنسيق ما بين الإدارات
• مبادرات التغيير والتحسينات

وسائل التواصل الاجتماعي (Social media)

أمثلة

• مواقع الويكي
• المدونات والمدونات الصغيرة (تويتر، إنستغرام)
• مجتمعات المحتوى (يوتيوب)
• مواقع الشبكات الاجتماعية (فيسبوك، لينكد إن)
• عوالم التواصل الاجتماعي الافتراضية

أهداف استخدامها في المنظمات

#### 1. التواصل مع العملاء

• الاستماع المباشر لطلبات العملاء
• إيصال أخيار المنظمة بسرعة وفعالية

#### 2. التواصل مع الموظفين

• تسهيل التواصل عبر الحدود التنظيمية والجغرافية
• بناء علاقات مهنية واهتمامات مشتركة
• تعزيز التعاون بين الموظفين

لمحة سريعة

• ليست مجرد وسيلة لمشاركة المعلومات
• تُستخدم لتجميع معلومات محددة لصنع القرار

شبكة التواصل التنظيمي (الشكل 5-8)

مثال على شبكة تواصل تنظيمي

#### أقسام: الهندسة، التصنيع، التسويق

#### توضح:

• تدفق التواصل بين الأفراد (العُقَد والروابط).
• الأفراد المركزيون (مثل "أمجد" في التصنيع) ذوو تأثير أكبر.
• أهمية التواصل داخل القسم وبين الأقسام.

آداب البريد الإلكتروني

قواعد عامة لرسائل احترافية

• تضمين العناوين الكاملة (الاسم والايميل) في خانتي "من" و"إلى".
• استخدام تحية بسيطة في بداية الرسالة.
• إرسال نسخة (Cc) للأشخاص ذوي العلاقة المباشرة بالرسالة.

استخدام حقلي "نسخة" و"نسخة مخفية"

#### نسخة كربونية (Cc)

• لإرسال نسخة لأفراد آخرين مع المستلم الرئيسي.
• يجب أن يكونوا على علاقة مباشرة بالرسالة وسيستفيدون منها.

#### نسخة كربونية غير مرئية (Bcc)

• لإرسال نسخة لمستلم دون عرض اسمه أو بريده.
• مفيدة لمشاركة البريد مع شخص (كالمدير) دون تغيير ديناميكيات التواصل.

التحية

• بداية ودية للرسالة (مثل "تحية طيبة").
• تحدد بداية الرسالة، خاصة إذا أُعيد توجيهها أو الرد عليها.
• اختيارية عند التواصل مع زميل في المنظمة.

هيكل وكتابة محتوى البريد الإلكتروني (الشكل 8-8)

#### مثال تطبيقي لرسالة:

• بداية: شكر وتوضيح للهدف.
• صلب الموضوع: طلب معلومات محددة (قوائم، مواعيد نهائية).
• نهاية: تحديد موعد نهائي للاستلام وشكر.

#### نصائح جانبية:

• تنسيق المقدمة والصلب يسهل القراءة.
• يجب أن تنتهي الرسالة بذكر الخطوات الواجب اتابعها والموعد النهائي.

صيغة الرسالة ومحتواها

#### صلب الرسالة (Body)

• يجب أن يكون بأسلوب سهل القراءة.
• التركيز على موضوع واحد.
• أن تكون الرسالة موجزة (ألا تتعدى 25 سطراً إذا أمكن).
• لا يجب أن يضطر القارئ لتمرير الرسالة أكثر من مرة أو مرتين.
• إذا كان هناك أكثر من موضوع، يُرسل لكل موضوع رسالة منفصلة.

#### الخاتمة (Closing)

• يجب أن تتضمن اسم المرسل ومعلومات الاتصال (اسم الشركة، العنوان، أرقام الهاتف والفاكس).
• يمكن لبرامج البريد الإلكتروني إدخال خانة التوقيع تلقائياً.

#### قواعد إعداد رسائل البريد الإلكتروني (الجدول 2-8)

##### القسم "من" و "إلى"

• ما يجب فعله: ذكر الاسم والعنوان الإلكتروني في كل من "من" و "إلى".
• ما يجب ألا تفعله: الاعتماد على عنوان البريد الإلكتروني كطريقة وحيدة للتعريف عن النفس.

##### التحية

• ما يجب فعله: إرسال نسخ للآخرين ممن لهم علاقة مباشرة بالرسالة.
• ما يجب ألا تفعله: البدء بتحية مقتضبة.

##### صلب الرسالة

• ما يجب فعله: استخدام حروف مكبرة ومصغرة (إذا كانت الرسالة باللغة الإنجليزية).
• ما يجب ألا تفعله: استخدام سطور فارغة وفراغات بين الفقرات لتحسين إمكانية القراءة.

##### الإجراءات

• ما يجب فعله: ذكر الخطوات الواجب اتباعها أو الموعد النهائي، إذا لزم الأمر.
• ما يجب ألا تفعله: استخدام سطور فارغة وفراغات بين الفقرات لتحسين إمكانية القراءة.

##### الخاتمة والتوقيع

• ما يجب فعله: اختتم بخاتمة توقيع.
• ما يجب ألا تفعله: ترك الرسالة دون خاتمة.

التواصل التنظيمي وصنع القرارات

```

نقاط مهمة

• يجب أن يكون صلب الرسالة الإلكترونية موجزاً ومركزاً على موضوع واحد لتسهيل القراءة.
• الخاتمة جزء أساسي من الرسالة الاحترافية، وتحتوي على بيانات تعريف المرسل.
• يقدم الجدول 2-8 قواعد مقارنة واضحة بين الممارسات الصحيحة والخاطئة في كتابة مختلف أجزاء البريد الإلكتروني.

صيغة الرسالة ومحتواها

Body format and content

وكما يوضح الجدول "2-8"، نشق العبارة الافتتاحية ونبني الرسالة بأسلوب سهل قراءته، وركز على موضوع واحد واحرص على أن تكون الرسالة موجزة، ألا تتعدى 25 سطراً إذا أمكن. في وضع مثالي، يجب ألا يضطر القراء إلى تمرير الرسالة أكثر من مرة أو مرتين. أما إذا كنت تريد مناقشة أكثر من موضوع، فأرسل رسالة منفصلة لكل موضوع. ويوضح الشكل "8-2" العبارة الافتتاحية وجزءًا من نص الرسالة في رسالة البريد الإلكتروني المرسلة إلى فاطمة.

الخاتمة

Closing

اختتم رسالتك بخاتمة تتضمن اسمك ومعلومات الاتصال الخاصة بك، مثل اسم شركتك وعنوانك وأرقام الهاتف والفاكس الخاصة بك. باتت هناك العديد من برامج البريد الإلكتروني التي تتيح إدخال خانات التوقيع نيابة عنك. وفيما يلي نذكر بعض القواعد العامة التي يجب اتباعها عند إعداد رسائل البريد الإلكتروني، كما هو موضح في الجدول "2-8" التالي.

التواصل التنظيمي وصنع القرارات

Ministry of Education 2025 - 1447

صيغة الرسالة ومحتواها Body format and content وكما يوضح الجدول "2-8"، نشق العبارة الافتتاحية ونبني الرسالة بأسلوب سهل قراءته، وركز على موضوع واحد واحرص على أن تكون الرسالة موجزة، ألا تتعدى 25 سطراً إذا أمكن. في وضع مثالي، يجب ألا يضطر القراء إلى تمرير الرسالة أكثر من مرة أو مرتين. أما إذا كنت تريد مناقشة أكثر من موضوع، فأرسل رسالة منفصلة لكل موضوع. ويوضح الشكل "8-2" العبارة الافتتاحية وجزءًا من نص الرسالة في رسالة البريد الإلكتروني المرسلة إلى فاطمة. الخاتمة Closing اختتم رسالتك بخاتمة تتضمن اسمك ومعلومات الاتصال الخاصة بك، مثل اسم شركتك وعنوانك وأرقام الهاتف والفاكس الخاصة بك. باتت هناك العديد من برامج البريد الإلكتروني التي تتيح إدخال خانات التوقيع نيابة عنك. وفيما يلي نذكر بعض القواعد العامة التي يجب اتباعها عند إعداد رسائل البريد الإلكتروني، كما هو موضح في الجدول "2-8" التالي. التواصل التنظيمي وصنع القرارات Ministry of Education 2025 - 1447 --- VISUAL CONTEXT --- **TABLE**: الجدول "2-8" Description: A table comparing what to do and what not to do when composing an email, divided into sections like 'From & To', 'Salutation', 'Body', 'Closing', and 'Signature'. Table Structure: Headers: القسم "من" و "إلى" | ما يجب أن تفعله | ما يجب ألا تفعله Rows: Row 1: اذكر الاسم والعنوان الإلكتروني في أماكنهم المحددة. | • اذكر الاسم والعنوان الإلكتروني في كل من "من" و "إلى". | • أن تعتمد عنوان بريدك الإلكتروني كطريقة الوحيدة للتعريف عن نفسك. Row 2: أرسل نسخًا للآخرين ممن لهم علاقة مباشرة بالرسالة. | • أرسل نسخًا للآخرين ممن لهم علاقة مباشرة بالرسالة. | • أبدأ بتحية مقتضبة. Row 3: استخدم حروفًا مكبرة ومصغرة (إذا كانت الرسالة باللغة الإنجليزية). | • استخدم حروفًا مكبرة ومصغرة (إذا كانت الرسالة باللغة الإنجليزية). | • استخدم سطورًا فارغة وافضل بين الفقرات لتحسين إمكانية القراءة. Row 4: اذكر الخطوات الواجب اتباعها أو الموعد النهائي، إذا لزم الأمر. | • استخدم سطورًا فارغة وافضل بين الفقرات لتحسين إمكانية القراءة. | • اذكر الخطوات الواجب اتباعها أو الموعد النهائي، إذا لزم الأمر. Row 5: اختتم بخاتمة توقيع. | • أن تنس ترك رسالتك دون خاتمة. | • اختتم بخاتمة توقيع. Context: Provides guidelines for composing professional emails, covering essential components and best practices.