4-3 آداب البريد الإلكتروني - كتاب صناعة القرار في الأعمال - الصف 11 - الفصل 1 - المملكة العربية السعودية

📚 التواصل الرسمي وآداب البريد الإلكتروني

المفاهيم الأساسية

التواصل التنازلي: الرسائل والمعلومات المرسلة من الإدارة العليا إلى المرؤوسين.

التواصل التصاعدي: الرسائل التي ترفع من المستويات الأدنى إلى المستويات الأعلى في الهيكل التنظيمي.

التواصل الأفقي: التواصل داخل أو عبر الإدارات، ويهدف للإعلام وطلب الدعم وتنسيق النشاطات.

خريطة المفاهيم

```markmap

التواصل في مكان العمل

العناصر الثلاثة لإتقان التواصل

1. استخدام وسائل التواصل الاجتماعي

#### لتحسين التواصل الداخلي والخارجي

2. استخدام قنوات التواصل غير الرسمية والشبكات الشخصية

#### قنوات التواصل الشخصية

##### تعريف: قنوات خارج القنوات الرسمية تتيح التواصل متجاوزاً الحدود

##### أنواعها:

• الشبكات الشخصية (Personal networks)
• التواصل العنقودي (The grapevine)
• التواصل الكتابي (Written communication)

#### نصائح لبناء الشبكات

• ابن الشبكة قبل أن تحتاجها

##### 2. اجعل الشبكة مفيدة للطرفين (Make it win-win)

###### التواصل الناجح لا يقتصر على الحصول على ما تريد، بل يضمن حصول الآخرين في الشبكة على ما يريدون أيضاً.

##### 3. ركز على التنوع (Focus on diversity)

###### قاعدة المعارف الأوسع تزيد نطاق التأثير.

###### لين علاقات مع أفراد من مجالات اهتمام مختلفة (داخل وخارج المنظمة).

3. إنشاء قنوات تواصل رسمية

#### قنوات التواصل الرسمية (Formal communication channels)

##### 1. قناة الاتصالات التنازلية (Downward)

###### أمثلة المعلومات المتشاركة:

• الأهداف والاستراتيجيات
• إرشادات العمل والمبرر
• الإجراءات والتدريبات
• التغذية الراجعة حول الأداء
• تحديد المهام

##### 2. قناة الاتصالات التصاعدية (Upward)

###### أمثلة المعلومات المتشاركة:

• المشكلات والتوقعات
• الاقتراحات لإجراء التحسينات
• تقارير الأداء
• الشكاوى والمشكلات
• الشؤون المالية والمحاسبية

##### 3. قناة الاتصالات الأفقية (Horizontal)

###### أمثلة المعلومات المتشاركة:

• حل المشكلات ما بين الإدارات
• التنسيق ما بين الإدارات
• مبادرات التغيير والتحسينات

وسائل التواصل الاجتماعي (Social media)

أمثلة

• مواقع الويكي
• المدونات والمدونات الصغيرة (تويتر، إنستغرام)
• مجتمعات المحتوى (يوتيوب)
• مواقع الشبكات الاجتماعية (فيسبوك، لينكد إن)
• عوالم التواصل الاجتماعي الافتراضية

أهداف استخدامها في المنظمات

#### 1. التواصل مع العملاء

• الاستماع المباشر لطلبات العملاء
• إيصال أخبار المنظمة بسرعة وفعالية

#### 2. التواصل مع الموظفين

• تسهيل التواصل عبر الحدود التنظيمية والجغرافية
• بناء علاقات مهنية واهتمامات مشتركة
• تعزيز التعاون بين الموظفين

لمحة سريعة

• ليست مجرد وسيلة لمشاركة المعلومات
• تُستخدم لتجميع معلومات محددة لصنع القرار

شبكة التواصل التنظيمي (الشكل 5-8)

مثال على شبكة تواصل تنظيمي

#### أقسام: الهندسة، التصنيع، التسويق

#### توضح:

• تدفق التواصل بين الأفراد (العُقَد والروابط).
• الأفراد المركزيون (مثل "أمجد" في التصنيع) ذوو تأثير أكبر.
• أهمية التواصل داخل القسم وبين الأقسام.

آداب البريد الإلكتروني

قواعد عامة لرسائل احترافية

• تضمين العناوين الكاملة (الاسم والايميل) في خانتي "من" و"إلى".
• استخدام تحية بسيطة في بداية الرسالة.
• إرسال نسخة (Cc) للأشخاص ذوي العلاقة المباشرة بالرسالة.

مثال توضيحي (الشكل 7-8)

• To: المستلم الرئيسي (مثال: Fatimah )
• Cc: نسخة للمعنيين (مثال: ali@specialtytravel.com)
• Bcc: نسخة مخفية (مثال: abdullah@specialtytravel.com)
• Subject: موضوع واضح (مثال: أسئلة حول المكالمة الجماعية)

```

نقاط مهمة

• البريد الإلكتروني من أكثر وسائل التواصل التجارية المكتوبة شيوعاً.
• يجب تجنب العناوين المبهمة (مثل Maj1996@mymail.com) واستخدام الاسم الكامل والعنوان بوضوح.
• التواصل الأفقي لا يقتصر على الإعلام فقط، بل يتعداه لطلب الدعم وتنسيق النشاطات.

شيوخا ووضوحا في التواصل الرسمي، هو الاتصال التنازلي، فيتكون من الرسائل والمعلومات المرسلة من الإدارة العليا إلى المرؤوسين في اتجاه تنازلي. يتضمن التواصل الرسمي التصاعدي الرسائل التي ترفع من المستويات الأدنى إلى المستويات الأعلى في الهيكل التنظيمي للمنظمة. وتبذل معظم المنظمات جهداً لنبناء قنوات صحية للاتصال التصاعدي. قد يحدث التواصل الأفقي داخل أو عبر الإدارات. ولا يقتصر الغرض من التواصل الأفقي على الإعلام فقط، بل يتعداه أيضاً لطلب الدعم وتنسيق النشاطات.

Email etiquette

بات البريد الإلكتروني اليوم من أكثر وسائل التواصل التجارية المكتوبة شيوعاً ويستخدم يومياً. نتيجة لذلك، يخضع لبعض القواعد والإرشادات العامة التي من شأنها ضمان إعداد رسائل البريد الإلكتروني احترافية. ويوضح الشكل "7-8" مثالاً لرسالة إلكترونية تتبع هذه الإرشادات من خلال تضمين العناوين الكاملة وتبدأ بتحية بسيطة.

Questions for conference call - Message (HTML)

تُجدر الإشارة إلى أن عناوين البريد الإلكتروني مثل Maj1996@mymail.com لا تحدد هوية المرسل بوضوح. لذلك، اذكر الأسماء كاملة وعناوين البريد في خانتي "من" و"إلى" في رسالة البريد الإلكتروني. وتتبع لك برامج البريد الإلكتروني مثل: ميكروسوفت أوفيس Outlook إدخال الاسم الأول والأخير متبوعاً بعنوان البريد الإلكتروني (مثال: مجد <dom@mymail.com>).

الاسم الكامل والعنوان Full name and address

النسخ المرسلة للأخرين ممن لهم علاقة مباشرة بالرسالة

تحية بسيطة

255 وزارة التعليم Ministry of Education 2025 - 1447

شيوخا ووضوحا في التواصل الرسمي، هو الاتصال التنازلي، فيتكون من الرسائل والمعلومات المرسلة من الإدارة العليا إلى المرؤوسين في اتجاه تنازلي. يتضمن التواصل الرسمي التصاعدي الرسائل التي ترفع من المستويات الأدنى إلى المستويات الأعلى في الهيكل التنظيمي للمنظمة. وتبذل معظم المنظمات جهداً لنبناء قنوات صحية للاتصال التصاعدي. قد يحدث التواصل الأفقي داخل أو عبر الإدارات. ولا يقتصر الغرض من التواصل الأفقي على الإعلام فقط، بل يتعداه أيضاً لطلب الدعم وتنسيق النشاطات. --- SECTION: 4-3 آداب البريد الإلكتروني --- Email etiquette بات البريد الإلكتروني اليوم من أكثر وسائل التواصل التجارية المكتوبة شيوعاً ويستخدم يومياً. نتيجة لذلك، يخضع لبعض القواعد والإرشادات العامة التي من شأنها ضمان إعداد رسائل البريد الإلكتروني احترافية. ويوضح الشكل "7-8" مثالاً لرسالة إلكترونية تتبع هذه الإرشادات من خلال تضمين العناوين الكاملة وتبدأ بتحية بسيطة. --- SECTION: الشكل "7-8": معالجة رسالة البريد الإلكتروني --- Questions for conference call - Message (HTML) تُجدر الإشارة إلى أن عناوين البريد الإلكتروني مثل Maj1996@mymail.com لا تحدد هوية المرسل بوضوح. لذلك، اذكر الأسماء كاملة وعناوين البريد في خانتي "من" و"إلى" في رسالة البريد الإلكتروني. وتتبع لك برامج البريد الإلكتروني مثل: ميكروسوفت أوفيس Outlook إدخال الاسم الأول والأخير متبوعاً بعنوان البريد الإلكتروني (مثال: مجد <dom@mymail.com>). الاسم الكامل والعنوان Full name and address النسخ المرسلة للأخرين ممن لهم علاقة مباشرة بالرسالة تحية بسيطة 255 وزارة التعليم Ministry of Education 2025 - 1447 --- VISUAL CONTEXT --- **DIAGRAM**: Questions for conference call - Message (HTML) Description: Screenshot of an email composition window showing fields like To, Cc, Bcc, Subject, and the email body. It includes formatting tools and options for sending. Data: Illustrates the structure and components of an email message, including recipient fields, subject line, body, and formatting tools. Key Values: Example email addresses provided for To, Cc, and Bcc fields., Subject line indicates the email is about a conference call., Email body contains a simple greeting: "عزيزتي فاطمة، السلام عليكم ورحمة الله". Context: Demonstrates the practical application of email etiquette by showing the layout of a professional email, including proper addressing and subject line.