صفحة 46 - كتاب السكرتارية و الادارة المكتبية - الصف 12 - الفصل 1 - المملكة العربية السعودية

قبل الاجتماع

إعداد كافة الملفات المتعلقة بالموضوعات المدرجة في جدول الأعمال.

تذكير المشاركين بموعد الاجتماع، وذلك قبل يوم من انعقاده.

التأكد من نظافة القاعة التي سيعقد فيها الاجتماع.

تجهيز القاعة بالأدوات المساعدة اللازمة.

أثناء الاجتماع

تدوين اسم كل شخص حضر الاجتماع، ووظيفته.

تدوين أسماء الأشخاص الذين تغيبوا عن حضور الاجتماع، مع ذكر أعذار هذا التغيب (إن وجدت).

توزيع كافة المستندات والوثائق اللازمة على المشاركين، وذلك ليستعملوها لدى مناقشة الموضوعات المرتبطة بها.

الاستماع جيدًا إلى ما يجري من مناقشات، واستيعابها جيدًا؛ للتمكن من تسجيلها تسجيلًا صحيحًا.

تصميم المقاعد، وتوزيعها في قاعة الاجتماع.

تدوين وقائع الاجتماع باختصار لا يخل باكتمال الموضوع.

الإشراف على تقديم الضيافة للمشاركين أثناء فترة الراحة.

وضع اسم المشترك أمام المكان الذي سيجلس فيه على الطاولة.

بعد الاجتماع

جمع الملفات والوثائق ومحضر الاجتماع، وحفظها في مكان آمن.

الطلب إلى عامل النظافة بعد مغادرة الجميع تنظيف الغرفة، والتأكد من إنجازه التنظيف على أكمل وجه.

إعداد محضر الاجتماع النهائي، والحصول على توقيع رئيس الاجتماع، وتصوير نسخ منه لتوزيعها على الأشخاص المعنيين.

إعداد المراسلات التي تتفق على إعدادها خلال الاجتماع.

تسجيل أي موعد لاجتماعات قادمة، حددت خلال الاجتماع، وذلك في كل من مفكرته، ومفكرة رئيس الاجتماع، بما في ذلك موعد عقد الاجتماع المقبل إذا ما حدد.

فتح ملف للاجتماع المقبل، والبدء بإعداد جدول أعماله.

التأكد من أن أجهزة التكييف في القاعة تعمل جيدًا.

تسجيل كافة المقترحات التي قدمها المشاركون خلال الاجتماع، وتحديد ما إذا رُفضت أو اعتمدت أو أجلت.

متابعة تنفيذ بعض القرارات، والتحقق دوريًا من أن ذلك يجري وفقًا لما هو مقرر.

وزارة التعليم Ministry of Education 2025 - 1447

46

قبل الاجتماع إعداد كافة الملفات المتعلقة بالموضوعات المدرجة في جدول الأعمال. تذكير المشاركين بموعد الاجتماع، وذلك قبل يوم من انعقاده. التأكد من نظافة القاعة التي سيعقد فيها الاجتماع. تجهيز القاعة بالأدوات المساعدة اللازمة. أثناء الاجتماع تدوين اسم كل شخص حضر الاجتماع، ووظيفته. تدوين أسماء الأشخاص الذين تغيبوا عن حضور الاجتماع، مع ذكر أعذار هذا التغيب (إن وجدت). توزيع كافة المستندات والوثائق اللازمة على المشاركين، وذلك ليستعملوها لدى مناقشة الموضوعات المرتبطة بها. الاستماع جيدًا إلى ما يجري من مناقشات، واستيعابها جيدًا؛ للتمكن من تسجيلها تسجيلًا صحيحًا. تصميم المقاعد، وتوزيعها في قاعة الاجتماع. تدوين وقائع الاجتماع باختصار لا يخل باكتمال الموضوع. الإشراف على تقديم الضيافة للمشاركين أثناء فترة الراحة. وضع اسم المشترك أمام المكان الذي سيجلس فيه على الطاولة. بعد الاجتماع جمع الملفات والوثائق ومحضر الاجتماع، وحفظها في مكان آمن. الطلب إلى عامل النظافة بعد مغادرة الجميع تنظيف الغرفة، والتأكد من إنجازه التنظيف على أكمل وجه. إعداد محضر الاجتماع النهائي، والحصول على توقيع رئيس الاجتماع، وتصوير نسخ منه لتوزيعها على الأشخاص المعنيين. إعداد المراسلات التي تتفق على إعدادها خلال الاجتماع. تسجيل أي موعد لاجتماعات قادمة، حددت خلال الاجتماع، وذلك في كل من مفكرته، ومفكرة رئيس الاجتماع، بما في ذلك موعد عقد الاجتماع المقبل إذا ما حدد. فتح ملف للاجتماع المقبل، والبدء بإعداد جدول أعماله. التأكد من أن أجهزة التكييف في القاعة تعمل جيدًا. تسجيل كافة المقترحات التي قدمها المشاركون خلال الاجتماع، وتحديد ما إذا رُفضت أو اعتمدت أو أجلت. متابعة تنفيذ بعض القرارات، والتحقق دوريًا من أن ذلك يجري وفقًا لما هو مقرر. وزارة التعليم Ministry of Education 2025 - 1447 46