القدرات والمهارات اللازمة لتنظيم الاجتماعات - كتاب السكرتارية و الادارة المكتبية - الصف 12 - الفصل 1 - المملكة العربية السعودية

أن يتوفر العدد القانوني لعقد الاجتماع المتمثل في عدد الأعضاء، أو ثلث عدد الأعضاء، وذلك بحسب طبيعة نظام المنظمة فيما يتعلق بهذا الخصوص.

أن تتوفر في رئيس الاجتماع المهارات الإدارية لعقد الاجتماعات، والقدرة على إدارة الحاضرين بفاعلية.

أن يكون للاجتماع هدف يسعى لتحقيقه.

أن تتوفر للاجتماع الوسائل المادية المناسبة؛ لتسهم في إنجاحه.

الاستعداد المسبق للاجتماع، والتنسيق مع الأشخاص المعنيين به.

القدرات والمهارات اللازمة لتنظيم الاجتماعات

المعرفة التامة بالاجتماعات، وجوانبها الشكلية، ومتطلباتها المختلفة.

الفهم الدقيق لسلطة عقد الاجتماعات.

القدرة على التنسيق الفعال بين المعنيين لحضور الاجتماع.

حسن الإصغاء؛ لتدوين مداولات الاجتماعات.

القدرة على استعمال بعض التجهيزات المكتبية التي تساعد في تنظيم الاجتماعات.

القدرة على التعامل مع المدعوين بمختلف مستوياتهم الإدارية.

إتقان التحدث بلغة أجنبية أو أكثر.

أنواع الاجتماعات

الاجتماعات الدورية: هي تلك الاجتماعات التي تُعقد على فترات زمنية منتظمة؛ لمناقشة موضوعات محددة بصفة مستمرة في المنظمة، أو الإدارة؛ مثل أعمال اللجان المختلفة داخل المنظمة.

الاجتماعات الطارئة: هي تلك الاجتماعات التي تُعقد في حالات الطوارئ، وغالباً يكون الاستعداد لها مفاجئاً، ويجب على السكرتير أن تكون لديه خطة مسبقة تمكنه من الترتيب للاجتماع الطارئ.

الاجتماعات الدولية أو الإقليمية: هي تلك الاجتماعات التي تُعقد على مستوى عال؛ كاجتماعات رؤساء الحكومات، أو فروع المنظمة.

اجتماعات المديرين التنفيذيين لشركات عالمية، أو لفروع المنظمة.

الاجتماعات السرية: بعض الاجتماعات تأخذ الطابع السري، ولا تُعلن نتائجها إلا لأسباب معينة.

وزارة التعليم Ministry of Education 2025 - 1447

44

أن يتوفر العدد القانوني لعقد الاجتماع المتمثل في عدد الأعضاء، أو ثلث عدد الأعضاء، وذلك بحسب طبيعة نظام المنظمة فيما يتعلق بهذا الخصوص. أن تتوفر في رئيس الاجتماع المهارات الإدارية لعقد الاجتماعات، والقدرة على إدارة الحاضرين بفاعلية. أن يكون للاجتماع هدف يسعى لتحقيقه. أن تتوفر للاجتماع الوسائل المادية المناسبة؛ لتسهم في إنجاحه. الاستعداد المسبق للاجتماع، والتنسيق مع الأشخاص المعنيين به. --- SECTION: القدرات والمهارات اللازمة لتنظيم الاجتماعات --- القدرات والمهارات اللازمة لتنظيم الاجتماعات المعرفة التامة بالاجتماعات، وجوانبها الشكلية، ومتطلباتها المختلفة. الفهم الدقيق لسلطة عقد الاجتماعات. القدرة على التنسيق الفعال بين المعنيين لحضور الاجتماع. حسن الإصغاء؛ لتدوين مداولات الاجتماعات. القدرة على استعمال بعض التجهيزات المكتبية التي تساعد في تنظيم الاجتماعات. القدرة على التعامل مع المدعوين بمختلف مستوياتهم الإدارية. إتقان التحدث بلغة أجنبية أو أكثر. --- SECTION: أنواع الاجتماعات --- أنواع الاجتماعات الاجتماعات الدورية: هي تلك الاجتماعات التي تُعقد على فترات زمنية منتظمة؛ لمناقشة موضوعات محددة بصفة مستمرة في المنظمة، أو الإدارة؛ مثل أعمال اللجان المختلفة داخل المنظمة. الاجتماعات الطارئة: هي تلك الاجتماعات التي تُعقد في حالات الطوارئ، وغالباً يكون الاستعداد لها مفاجئاً، ويجب على السكرتير أن تكون لديه خطة مسبقة تمكنه من الترتيب للاجتماع الطارئ. الاجتماعات الدولية أو الإقليمية: هي تلك الاجتماعات التي تُعقد على مستوى عال؛ كاجتماعات رؤساء الحكومات، أو فروع المنظمة. اجتماعات المديرين التنفيذيين لشركات عالمية، أو لفروع المنظمة. الاجتماعات السرية: بعض الاجتماعات تأخذ الطابع السري، ولا تُعلن نتائجها إلا لأسباب معينة. وزارة التعليم Ministry of Education 2025 - 1447 44 --- VISUAL CONTEXT --- **DIAGRAM**: Skills for Meeting Organization Description: A diagram illustrating key skills for organizing meetings, centered around a magnifying glass examining a stylized head with gears and lightbulbs, surrounded by icons representing ideas, documents, and communication. Context: Illustrates the cognitive and practical skills required for effective meeting organization. **IMAGE**: Meeting in progress Description: A photograph showing a business meeting in progress. Three men are present: one is standing and presenting in front of a screen displaying charts, while two others are seated at a table, looking at the presenter or their devices. Context: Visual representation of a typical organizational meeting.