صفحة 42 - كتاب السكرتارية و الادارة المكتبية - الصف 12 - الفصل 1 - المنهج السعودي - وزارة التعليم

📚 معلومات الصفحة

الكتاب: كتاب السكرتارية و الادارة المكتبية - الصف 12 - الفصل 1 | المادة: السكرتارية و الادارة المكتبية | المرحلة: الصف 12 | الفصل الدراسي: 1

الدولة: المملكة العربية السعودية | المنهج: المنهج السعودي - وزارة التعليم

📋 المحتوى المنظم

📖 محتوى تعليمي مفصّل

1

نوع: QUESTION_HOMEWORK

اكتب إيجابيات وسلبيات كلاً من: فهرس السجل، والفهرس الآلي المحوسب.

2

نوع: QUESTION_HOMEWORK

من خلال اطلاعك والتعرف على السجلات الإدارية والمحفوظات والأرشفة، تقمص شخصية السكرتير، واكتب أهم السجلات موضحًا (أسماءها، وآلية حفظها، ومكانها).

🔍 عناصر مرئية

📄 النص الكامل للصفحة

--- SECTION: 1 ---
اكتب إيجابيات وسلبيات كلاً من: فهرس السجل، والفهرس الآلي المحوسب.

--- SECTION: 2 ---
من خلال اطلاعك والتعرف على السجلات الإدارية والمحفوظات والأرشفة، تقمص شخصية السكرتير، واكتب أهم السجلات موضحًا (أسماءها، وآلية حفظها، ومكانها).

--- VISUAL CONTEXT ---
**TABLE**: Untitled
Description: No description
Table Structure:
Headers: الفهرس | الإيجابيات | السلبيات
Rows:
Row 1: فهرس السجل |  | 
Row 2: الفهرس الآلي المحوسب |  | 
Empty cells: Cell in row 1, column 2 (الإيجابيات), Cell in row 1, column 3 (السلبيات), Cell in row 2, column 2 (الإيجابيات), Cell in row 2, column 3 (السلبيات)
Calculation needed: The table is designed to list the pros and cons of two types of indexes: 'فهرس السجل' (Record Index) and 'الفهرس الآلي المحوسب' (Automated Computerized Index). The user is expected to fill in the 'الإيجابيات' (Pros) and 'السلبيات' (Cons) for each index type.
Context: This table is part of question 1, requiring the student to analyze and list the advantages and disadvantages of manual record indexing versus computerized indexing.

✅ حلول أسئلة الكتاب الرسمية

عدد الأسئلة: 5

سؤال س:1: 1. اكتب إيجابيات وسلبيات كلا من: فهرس السجل، والفهرس الآلي المحوسب.

الإجابة: س1: (فهرس السجل) الإيجابيات: سهل التطبيق، قليل التكلفة، لا يحتاج أجهزة، مناسب للأعمال الصغيرة.

خطوات الحل:

**الشرح:** هذا السؤال يطلب منا مقارنة بين نوعين من أنظمة الفهرسة: الفهرس التقليدي (فهرس السجل) والفهرس الحديث (الفهرس الآلي المحوسب). لنفهم هذا السؤال، يجب أن نعرف أولاً ما هو الفهرس: فهو أداة تُستخدم لتنظيم المعلومات وتسهيل الوصول إليها، مثل فهرس الكتب في المكتبة. **فهرس السجل** هو الفهرس التقليدي الورقي، حيث تُسجل المعلومات يدوياً في دفاتر أو بطاقات. إيجابياته أنه سهل التطبيق ولا يحتاج إلى أجهزة أو تقنية معقدة، مما يجعله قليل التكلفة ومناسباً للأعمال الصغيرة التي لا تملك إمكانيات كبيرة. سلبياته أن البحث فيه بطيء لأنك تبحث يدوياً، وقد تحدث أخطاء بشرية في التسجيل، وصعب تحديثه أو تعديله، كما أنه يحتاج مساحة تخزين كبيرة للورق. **الفهرس الآلي المحوسب** هو الفهرس الإلكتروني الذي يستخدم الحاسوب. إيجابياته أن البحث سريع جداً، ويمكن تعديل البيانات بسهولة، ويقلل استخدام الورق، ويدعم النسخ الاحتياطي للحماية، ويسمح لعدة أشخاص باستخدامه في نفس الوقت. سلبياته أن تكلفة تجهيزه عالية (شراء أجهزة وبرامج)، ويحتاج تدريباً للمستخدمين، وقد يتأثر بأعطال التقنية، وهناك مخاطر أمنية مثل الاختراق، ويحتاج صيانة مستمرة. إذن الإجابة هي: **فهرس السجل إيجابياته: سهل التطبيق، قليل التكلفة، لا يحتاج أجهزة، مناسب للأعمال الصغيرة. سلبياته: البحث بطيء، قابل للأخطاء، صعب التحديث، يحتاج مساحة تخزين. الفهرس الآلي إيجابياته: سرعة البحث، سهولة التعديل، تقليل الورق، النسخ الاحتياطي، تعدد المستخدمين. سلبياته: تكلفة التجهيز، يحتاج تدريب، يتأثر بالأعطال، مخاطر أمنية، يحتاج صيانة.**

سؤال س:1: 1. اكتب إيجابيات وسلبيات كلا من: فهرس السجل، والفهرس الآلي المحوسب.

الإجابة: س1: (فهرس السجل) السلبيات: البحث بطيء، قابل للأخطاء، صعب التحديث، يحتاج مساحة تخزين.

خطوات الحل:

**الشرح:** هذا السؤال يطلب منا مقارنة بين نوعين من أنظمة الفهرسة: الفهرس التقليدي (فهرس السجل) والفهرس الحديث (الفهرس الآلي المحوسب). لنفهم هذا السؤال، يجب أن نعرف أولاً ما هو الفهرس: فهو أداة تُستخدم لتنظيم المعلومات وتسهيل الوصول إليها، مثل فهرس الكتب في المكتبة. **فهرس السجل** هو الفهرس التقليدي الورقي، حيث تُسجل المعلومات يدوياً في دفاتر أو بطاقات. إيجابياته أنه سهل التطبيق ولا يحتاج إلى أجهزة أو تقنية معقدة، مما يجعله قليل التكلفة ومناسباً للأعمال الصغيرة التي لا تملك إمكانيات كبيرة. سلبياته أن البحث فيه بطيء لأنك تبحث يدوياً، وقد تحدث أخطاء بشرية في التسجيل، وصعب تحديثه أو تعديله، كما أنه يحتاج مساحة تخزين كبيرة للورق. **الفهرس الآلي المحوسب** هو الفهرس الإلكتروني الذي يستخدم الحاسوب. إيجابياته أن البحث سريع جداً، ويمكن تعديل البيانات بسهولة، ويقلل استخدام الورق، ويدعم النسخ الاحتياطي للحماية، ويسمح لعدة أشخاص باستخدامه في نفس الوقت. سلبياته أن تكلفة تجهيزه عالية (شراء أجهزة وبرامج)، ويحتاج تدريباً للمستخدمين، وقد يتأثر بأعطال التقنية، وهناك مخاطر أمنية مثل الاختراق، ويحتاج صيانة مستمرة. إذن الإجابة هي: **فهرس السجل إيجابياته: سهل التطبيق، قليل التكلفة، لا يحتاج أجهزة، مناسب للأعمال الصغيرة. سلبياته: البحث بطيء، قابل للأخطاء، صعب التحديث، يحتاج مساحة تخزين. الفهرس الآلي إيجابياته: سرعة البحث، سهولة التعديل، تقليل الورق، النسخ الاحتياطي، تعدد المستخدمين. سلبياته: تكلفة التجهيز، يحتاج تدريب، يتأثر بالأعطال، مخاطر أمنية، يحتاج صيانة.**

سؤال س:1: 1. اكتب إيجابيات وسلبيات كلا من: فهرس السجل، والفهرس الآلي المحوسب.

الإجابة: س1: (الفهرس الآلي) الإيجابيات: سرعة البحث، سهولة التعديل، تقليل الورق، النسخ الاحتياطي، تعدد المستخدمين.

خطوات الحل:

**الشرح:** هذا السؤال يطلب منا مقارنة بين نوعين من أنظمة الفهرسة: الفهرس التقليدي (فهرس السجل) والفهرس الحديث (الفهرس الآلي المحوسب). لنفهم هذا السؤال، يجب أن نعرف أولاً ما هو الفهرس: فهو أداة تُستخدم لتنظيم المعلومات وتسهيل الوصول إليها، مثل فهرس الكتب في المكتبة. **فهرس السجل** هو الفهرس التقليدي الورقي، حيث تُسجل المعلومات يدوياً في دفاتر أو بطاقات. إيجابياته أنه سهل التطبيق ولا يحتاج إلى أجهزة أو تقنية معقدة، مما يجعله قليل التكلفة ومناسباً للأعمال الصغيرة التي لا تملك إمكانيات كبيرة. سلبياته أن البحث فيه بطيء لأنك تبحث يدوياً، وقد تحدث أخطاء بشرية في التسجيل، وصعب تحديثه أو تعديله، كما أنه يحتاج مساحة تخزين كبيرة للورق. **الفهرس الآلي المحوسب** هو الفهرس الإلكتروني الذي يستخدم الحاسوب. إيجابياته أن البحث سريع جداً، ويمكن تعديل البيانات بسهولة، ويقلل استخدام الورق، ويدعم النسخ الاحتياطي للحماية، ويسمح لعدة أشخاص باستخدامه في نفس الوقت. سلبياته أن تكلفة تجهيزه عالية (شراء أجهزة وبرامج)، ويحتاج تدريباً للمستخدمين، وقد يتأثر بأعطال التقنية، وهناك مخاطر أمنية مثل الاختراق، ويحتاج صيانة مستمرة. إذن الإجابة هي: **فهرس السجل إيجابياته: سهل التطبيق، قليل التكلفة، لا يحتاج أجهزة، مناسب للأعمال الصغيرة. سلبياته: البحث بطيء، قابل للأخطاء، صعب التحديث، يحتاج مساحة تخزين. الفهرس الآلي إيجابياته: سرعة البحث، سهولة التعديل، تقليل الورق، النسخ الاحتياطي، تعدد المستخدمين. سلبياته: تكلفة التجهيز، يحتاج تدريب، يتأثر بالأعطال، مخاطر أمنية، يحتاج صيانة.**

سؤال س:1: 1. اكتب إيجابيات وسلبيات كلا من: فهرس السجل، والفهرس الآلي المحوسب.

الإجابة: س1: (الفهرس الآلي) السلبيات: تكلفة التجهيز، يحتاج تدريب، يتأثر بالأعطال، مخاطر أمنية، يحتاج صيانة.

خطوات الحل:

**الشرح:** هذا السؤال يطلب منا مقارنة بين نوعين من أنظمة الفهرسة: الفهرس التقليدي (فهرس السجل) والفهرس الحديث (الفهرس الآلي المحوسب). لنفهم هذا السؤال، يجب أن نعرف أولاً ما هو الفهرس: فهو أداة تُستخدم لتنظيم المعلومات وتسهيل الوصول إليها، مثل فهرس الكتب في المكتبة. **فهرس السجل** هو الفهرس التقليدي الورقي، حيث تُسجل المعلومات يدوياً في دفاتر أو بطاقات. إيجابياته أنه سهل التطبيق ولا يحتاج إلى أجهزة أو تقنية معقدة، مما يجعله قليل التكلفة ومناسباً للأعمال الصغيرة التي لا تملك إمكانيات كبيرة. سلبياته أن البحث فيه بطيء لأنك تبحث يدوياً، وقد تحدث أخطاء بشرية في التسجيل، وصعب تحديثه أو تعديله، كما أنه يحتاج مساحة تخزين كبيرة للورق. **الفهرس الآلي المحوسب** هو الفهرس الإلكتروني الذي يستخدم الحاسوب. إيجابياته أن البحث سريع جداً، ويمكن تعديل البيانات بسهولة، ويقلل استخدام الورق، ويدعم النسخ الاحتياطي للحماية، ويسمح لعدة أشخاص باستخدامه في نفس الوقت. سلبياته أن تكلفة تجهيزه عالية (شراء أجهزة وبرامج)، ويحتاج تدريباً للمستخدمين، وقد يتأثر بأعطال التقنية، وهناك مخاطر أمنية مثل الاختراق، ويحتاج صيانة مستمرة. إذن الإجابة هي: **فهرس السجل إيجابياته: سهل التطبيق، قليل التكلفة، لا يحتاج أجهزة، مناسب للأعمال الصغيرة. سلبياته: البحث بطيء، قابل للأخطاء، صعب التحديث، يحتاج مساحة تخزين. الفهرس الآلي إيجابياته: سرعة البحث، سهولة التعديل، تقليل الورق، النسخ الاحتياطي، تعدد المستخدمين. سلبياته: تكلفة التجهيز، يحتاج تدريب، يتأثر بالأعطال، مخاطر أمنية، يحتاج صيانة.**

سؤال س:2: 2. من خلال اطلاعك والتعرف على السجلات الإدارية والمحفوظات والأرشفة، تقمص شخصية السكرتير، واكتب أهم السجلات موضحًا (أسمائها، وآلية حفظها، ومكانها).

الإجابة: س2: أهم السجلات: 1) سجل الوارد (خزانة الوارد). 2) سجل الصادر (خزانة الصادر). 3) محاضر الاجتماعات (ملف محاضر). 4) سجل القرارات (ملف القرارات). 5) سجل الإجازات (شؤون الموظفين). 6) سجل المواعيد (التقويم). 7) ملفات الموظفين (خزانة سرية). 8) سجل العهد (ملف العهد).

خطوات الحل:

**الشرح:** هذا السؤال يطلب منا أن نلعب دور السكرتير في مؤسسة، ونحدد أهم السجلات الإدارية التي يجب أن نحتفظ بها، مع توضيح كيفية حفظها ومكانها. لنفهم هذا السؤال، يجب أن نعرف أن السجلات الإدارية هي وثائق تُسجل فيها المعلومات والعمليات اليومية في العمل، مثل المراسلات والاجتماعات، وهي مهمة للتنظيم والمراجعة القانونية. كسكرتير، أهم السجلات التي يجب أن أحتفظ بها هي: 1) **سجل الوارد**: يُسجل فيه كل ما يصل إلى المؤسسة من خطابات أو مستندات. يُحفظ في خزانة خاصة تسمى "خزانة الوارد"، وتكون في مكتب السكرتير أو قسم الأرشيف. 2) **سجل الصادر**: يُسجل فيه كل ما يُرسل من المؤسسة. يُحفظ في "خزانة الصادر" بجانب خزانة الوارد. 3) **محاضر الاجتماعات**: تُسجل فيها نقاط الاجتماعات الرسمية. تُحفظ في "ملف محاضر" في خزانة الملفات. 4) **سجل القرارات**: يُسجل فيه القرارات الإدارية المهمة. يُحفظ في "ملف القرارات" في خزانة الملفات. 5) **سجل الإجازات**: يُسجل فيه إجازات الموظفين. يُحفظ في قسم "شؤون الموظفين" لأنه مرتبط بالموارد البشرية. 6) **سجل المواعيد**: يُسجل فيه مواعيد المدير أو الاجتماعات. يُحفظ في "التقويم" أو دفتر المواعيد على مكتب السكرتير. 7) **ملفات الموظفين**: تحتوي على معلومات شخصية لكل موظف. تُحفظ في "خزانة سرية" لأنها معلومات حساسة. 8) **سجل العهد**: يُسجل فيه الأصول المسلمة للموظفين مثل الأجهزة. يُحفظ في "ملف العهد" في خزانة الملفات. إذن الإجابة هي: **أهم السجلات: 1) سجل الوارد (خزانة الوارد). 2) سجل الصادر (خزانة الصادر). 3) محاضر الاجتماعات (ملف محاضر). 4) سجل القرارات (ملف القرارات). 5) سجل الإجازات (شؤون الموظفين). 6) سجل المواعيد (التقويم). 7) ملفات الموظفين (خزانة سرية). 8) سجل العهد (ملف العهد).**