العلاقة بين الحفظ والفهرسة - كتاب السكرتارية و الادارة المكتبية - الصف 12 - الفصل 1 - المملكة العربية السعودية

• ألا تستخرج أوراق شخصية من أي ملف، وإن كانت هناك ضرورة؛ فإنه يجب وضع ورقة في أول الملف ويدون بها بيانات الأوراق التي استخرجت. • القيام بالحفظ يوميًا حتى يكون نظام الحفظ حديثًا دائمًا. • عند حفظ الوثيقة يجب تحديد تاريخ ترحيلها، وإتلافها؛ لتسهيل عمليات الفرز، والترحيل، والإتلاف. • استعمال البرامج والتطبيقات الرقمية في عمليات الحفظ، والأرشفة.

إن العلاقة بين الحفظ والفهرسة وثيقة، فهما مكملان لبعضهما؛ لأن الاختيار الحقيقي لأي نظام حفظ هو الوصول للأوراق والملفات في أسرع وقت، ولأن عملية الوصول إلى هذه الأوراق والملفات هي آخر عملية من عمليات الحفظ، والوظيفة الأساسية لعملية الفهرسة هي حصر الوثائق والمستندات الموجودة في المنظمة، أو المكتب، والفهرسة الصحيحة هي مفتاح الوصول إلى مكان الأوراق، فالهدف الأساسي لعملية الفهرسة هو تسهيل البحث عن المعلومات.

عملية الأرشفة توفر للمنظمة قاعدة بيانات كاملة، ومعلومات شاملة تسهم في دقة اتخاذ القرارات وسرعتها، وهي عملية تخزين البيانات والمعلومات التي تُعد جزءًا مهمًا من نظم المعلومات الإدارية، وهي أساس لإدارة المعرفة في المنظمة، ويتوفر -حاليًا- عدد من برامج الأرشفة الإلكترونية، وكذلك الأرشفة والتخزين السحابي.

هو التخلص من الوثائق التي لم تعد هناك حاجة للرجوع إليها، وأصبحت عبئًا ثقيلًا على جهاز الحفظ.

وتتلف الوثائق للأسباب الآتية: • عدم أهمية المعلومات التي تحويها الأوراق بالنسبة لأعمال المنظمة، أو المكتب. • أن تكون المعلومات التي تحويها الأوراق قد ألغيت من مدة طويلة. • محددة بفترة زمنية حسب أهميتها.

نعيش الآن في عصر المعلومات، استنتج من خلال البحث أنواع المعلومات الموجودة في المنظمات.

• ألا تستخرج أوراق شخصية من أي ملف، وإن كانت هناك ضرورة؛ فإنه يجب وضع ورقة في أول الملف ويدون بها بيانات الأوراق التي استخرجت. • القيام بالحفظ يوميًا حتى يكون نظام الحفظ حديثًا دائمًا. • عند حفظ الوثيقة يجب تحديد تاريخ ترحيلها، وإتلافها؛ لتسهيل عمليات الفرز، والترحيل، والإتلاف. • استعمال البرامج والتطبيقات الرقمية في عمليات الحفظ، والأرشفة. --- SECTION: العلاقة بين الحفظ والفهرسة --- إن العلاقة بين الحفظ والفهرسة وثيقة، فهما مكملان لبعضهما؛ لأن الاختيار الحقيقي لأي نظام حفظ هو الوصول للأوراق والملفات في أسرع وقت، ولأن عملية الوصول إلى هذه الأوراق والملفات هي آخر عملية من عمليات الحفظ، والوظيفة الأساسية لعملية الفهرسة هي حصر الوثائق والمستندات الموجودة في المنظمة، أو المكتب، والفهرسة الصحيحة هي مفتاح الوصول إلى مكان الأوراق، فالهدف الأساسي لعملية الفهرسة هو تسهيل البحث عن المعلومات. --- SECTION: الأرشفة وإدارة الوثائق --- عملية الأرشفة توفر للمنظمة قاعدة بيانات كاملة، ومعلومات شاملة تسهم في دقة اتخاذ القرارات وسرعتها، وهي عملية تخزين البيانات والمعلومات التي تُعد جزءًا مهمًا من نظم المعلومات الإدارية، وهي أساس لإدارة المعرفة في المنظمة، ويتوفر -حاليًا- عدد من برامج الأرشفة الإلكترونية، وكذلك الأرشفة والتخزين السحابي. هو التخلص من الوثائق التي لم تعد هناك حاجة للرجوع إليها، وأصبحت عبئًا ثقيلًا على جهاز الحفظ. --- SECTION: مفهوم الإتلاف --- وتتلف الوثائق للأسباب الآتية: • عدم أهمية المعلومات التي تحويها الأوراق بالنسبة لأعمال المنظمة، أو المكتب. • أن تكون المعلومات التي تحويها الأوراق قد ألغيت من مدة طويلة. • محددة بفترة زمنية حسب أهميتها. --- SECTION: نشاط 4 --- نعيش الآن في عصر المعلومات، استنتج من خلال البحث أنواع المعلومات الموجودة في المنظمات.